Gestionar la productividad en un equipo completamente remoto es otro desafío, y hemos invitado a Michael Alexis, director ejecutivo de Creación de equipos para contarnos más al respecto. Descubra cuál es su secreto para maximizar los niveles de productividad y mantenerse al día con todos los proyectos actuales.

Workplus: Hola a todos, ¡bienvenidos a otro episodio de Workpuls Productivity Talks! Hoy me acompaña Michael Alexis, director ejecutivo de Team Building. Vamos a hablar, como siempre, sobre la productividad, sobre algunos consejos excelentes para la productividad. De hecho, su empresa utiliza una técnica de gestión bastante buena para sus proyectos que garantiza la productividad. Por lo tanto, comencemos con algunos de los conceptos básicos. ¿Qué es lo que hacéis, chicos? ¿Cómo funciona exactamente su empresa?

Michael Alexis: Por lo tanto, somos una empresa de formación de equipos, lo que significa que atendemos a clientes como Google, Facebook, Amazon, Apple y muchos otros pequeños y medianos. Pero esos son algunos de los más conocidos. La formación de equipos consiste en reunir a tus empleados para que se diviertan juntos, se relajen y construyan relaciones. Así que esto es lo que hacemos a través de teambuilding.com, ejemplos específicos, tenemos visitas a museos poco convencionales en ciudades como Nueva York y San Francisco. Organizamos concursos de elaboración de guacamole. De hecho, esas experiencias en vivo están en pausa, ahora estamos haciendo mucho más virtuales. Por eso, uno de los divertidos eventos virtuales se llama Juegos de oficina en línea. Es algo así como los «Juegos Olímpicos en línea», excepto que los Juegos Olímpicos son muy, muy comerciales, así que no puedes decir eso. Sin embargo, es el espíritu. Se trata de una serie de juegos y desafíos divertidos que los equipos pueden hacer juntos para competir, construir relaciones, formar equipos, etcétera. Otro es Tiny Campfire, en el que enviamos kits de s'more a todos los participantes y luego ellos cocinan pequeños malvaviscos, una especie de pequeña fogata, y nosotros contamos esas historias. Es muy divertido. Todo ello orientado a la cultura empresarial, el compromiso de los empleados, la satisfacción, etcétera.

Workplus: Tuve la oportunidad de navegar un poco por su sitio web para ver qué tipo de eventos organizan. Me interesaban especialmente los virtuales, dado lo que está sucediendo ahora mismo, y hay muchísimas empresas que, incluso antes de todo esto, trabajaban de forma remota y a distancia. Así que me interesaba mucho saber qué hacéis en esos entornos y me gustaron mucho algunas de las ideas. Es muy interesante ver que todo eso sale a la luz. Supongo que será interesante hacer cualquier cosa. Creo que son, quizás, incluso más importantes ahora que en tiempos normales, porque la gente ahora mismo tiende a bajar más de lo normal, así que supongo que eso es bueno. Así que sí, ya que estamos hablando de productividad. Lo primero que quería que me dijeras es cómo definirías la productividad para ti o para tu equipo. ¿Qué es la productividad para ti?

Michael Alexis: Por lo tanto, como concepto general, veo la productividad como el trabajo eficiente hacia un objetivo específico. Por lo tanto, para nosotros, que todavía somos una empresa relativamente pequeña y con pocos recursos, ese objetivo son los beneficios y necesitamos orientar nuestra productividad y nuestro tiempo de manera eficiente hacia ese objetivo. Esto significa analizar la cantidad de horas de trabajo, la cantidad de nómina que se destina a producir un resultado determinado. Ese resultado podría ser el marketing, las ventas, las operaciones, etcétera, en todo el ámbito. Creo que, en lo que respecta a la productividad, es bastante importante reconocer que puede ser muy diferente para otras organizaciones. La forma en que una empresa muy grande como, no sé, IBM o GE gestiona la productividad sería diferente a la que tenemos cuando gestionamos un equipo pequeño en una empresa pequeña. Y luego los individuos también se separan, ¿verdad? La forma en que tú y yo hacemos la productividad es diferente de lo que piensa mi abuela.

Workplus: Vale. Bueno, si lo mides en función de las ganancias y todo lo que supongo que hay para ti, en tu caso, hay una forma de medir la productividad, ¿verdad?

Michael Alexis: Sí. Así que lo hacemos basándonos mucho en números, resulta que me gustan mucho los números, me gusta rastrearlos. Me gusta tener datos con los que tomar decisiones, no todo el mundo los tiene y no pasa nada. Puedes tomar decisiones realmente buenas basándote en el instinto y en lo que ves, o mediante algún tipo de combinación de ambos. Para nosotros, los números se parecerían un poco a esto. Entonces, si tenemos un plan de marketing de contenidos, si queremos crear una cierta cantidad de contenido para el blog, tal vez se trate de estudios de casos para nuestro blog o tal vez solo se trate de artículos informativos. Es posible que sepamos que, de media, un estudio de caso requiere cuatro horas de trabajo, lo que incluye contactar con un cliente que haya tenido una gran experiencia con nosotros, grabar una llamada rápida con él, tomar notas al respecto, escribir el estudio de caso, publicarlo, etcétera. Tal vez sean cuatro horas, tal vez cuatro horas y media, sea lo que sea, el promedio incluso puede cambiar un poco con el tiempo a medida que empecemos a aumentar la eficiencia o cambiemos el proceso en torno a ellas. Pero, al menos, contar con ese punto de referencia nos permite saber si vamos por buen camino en el futuro. Así que si escribimos 10, 20, 30 de estas, y la mayoría de ellas tardan cuatro horas, está bien. Si comienzan a tardar 5, 6, 7, 8, 10, bueno, entonces empezamos a preguntarnos por qué. A veces era muy inocente, podía ser tan simple como que era difícil localizar a un cliente o teníamos que volver a grabar con él, o le enviábamos el estudio del caso y decían: «Oh, vaya, ni siquiera dije eso. Tienes que reescribirlo». Estas son posibilidades y están totalmente bien, por supuesto. Si se trataba de algo relacionado con nuestro equipo, podría ser una señal de desconexión. A veces, las personas, especialmente las que trabajan desde casa, como nosotros, pueden convertir un proyecto de cuatro horas en un proyecto de 10 horas con bastante facilidad porque se distraen con otras cosas, buscan en Internet, etcétera. Nada de eso suponiendo malas intenciones por parte de la gente. Es solo una realidad del trabajo, de ser personas y de lo que hacemos. Por lo tanto, tener algún tipo de estandarización de las métricas en todos los ámbitos nos permite analizarlo de manera objetiva y tomar decisiones para apoyar a nuestra gente y nuestros procesos.

Workplus: Parece que tienes un buen sistema. En el correo electrónico inicial mencionasteis algo sobre los ciclos de cuatro semanas que estáis realizando y que realmente os ha ayudado a mantener el nivel de productividad que tenéis e incluso a aumentarlo. Cuéntame un poco más sobre eso, ¿cómo es el proceso?

Michael Alexis: Me encantan los ciclos de cuatro semanas y es algo por lo que me gustaría poder atribuirme el mérito. De hecho, lo obtuve de Noah Kagan de okdork.com y appsumo.com. Noah y yo estábamos charlando y él sugirió que nos alineáramos en torno a los objetivos y prioridades de la empresa. Así es como funciona. Al principio del ciclo de cuatro semanas, me siento con nuestros gerentes y elaboramos una lista de proyectos para ese mes, que son muy específicos. Si estuviera relacionado con el marketing, no sería solo que quisiéramos producir algunos estudios de casos. Sería que queremos escribir y publicar cinco estudios de caso antes de fin de mes con estos parámetros en torno a ellos. Tal vez sea algo relacionado con opiniones alentadoras, más reseñas en Yelp o TripAdvisor u otras plataformas que tengamos. Quizás si se tratara de un proyecto de entrevistas como este, me habrías mencionado que estás grabando unas 20 de ellas. Así que serían 20 al final del mes, sea lo que sea, poniendo números, poniendo pautas sobre cuáles son las expectativas. Y luego, durante ese mes, esos proyectos se consideran, con diferencia, los de máxima prioridad. No son cosas que deberían o podrían hacerse, o probablemente deberíamos hacer, son: es absolutamente necesario hacer estas cosas, porque son fundamentales para nuestro éxito. Poder confiar en que hagamos planes y hagamos el trabajo para llevarlo a cabo es muy, muy importante seguir avanzando y avanzando. Por lo tanto, cualquier otra cosa que surja se considera de menor prioridad que las que aparecen por defecto. Al final del mes, vuelvo a reunirme con los gerentes y espero que me presenten un informe en el que se haya comprobado todo y haya una explicación clara de cada uno de ellos. Así que si se tratara de escribir contenido extenso, en tres partes, estas serían las tres partes que se escribieron. Si fuera algo relacionado con un objetivo de redes sociales, si quisiéramos conseguir otro, no sé si 5000 seguidores, aquí es donde estamos para lograr ese objetivo, etcétera, etcétera. Así que está todo muy, muy claro.

Lo interesante de los ciclos de cuatro semanas es que creo que la razón por la que nos funciona tan bien es que, como equipo pequeño y empresa pequeña, tenemos la suerte de ser muy ágiles. Podemos cambiar nuestra dirección todos los días, cada hora si queremos, lo cual está bien si trabajas desde un puesto directivo y piensas en la dirección general de la empresa. A los empleados les resulta muy, muy difícil mantenerse al día, porque pueden empezar con un proyecto y luego pasar a otro y, después, decir: «Oh, hoy nos estamos centrando en esto. Aquí es donde pasa el tiempo o el dinero», o lo que sea. Por lo tanto, los ciclos de cuatro semanas dan estabilidad a todos, dan expectativas claras. Y me ha impresionado sobremanera que nuestro equipo sea capaz de mantener, gestionar y cumplir de manera constante las expectativas que nos fijamos cada mes. Y lo atribuyo a su excelente ética de trabajo, pero también a la sencillez de decir «estas son las cosas que hay que hacer».

Workplus: Y cuando decidió implementar este sistema, ¿hubo algún rechazo por parte de los empleados? ¿Cómo fue ese proceso? Supongo que no es solo esta idea. «Oh, miren, chicos, estamos haciendo esto», y de repente, todo funciona a la perfección.

Michael Alexis: No hubo ningún rechazo, de hecho, creo que todo el mundo estaba muy interesado. Se trata, una vez más, de un sistema que beneficia no solo a la empresa, sino también a las personas. Es estresante trabajar en un entorno en el que todo cambia constantemente. Por lo tanto, tener la regularidad de que al menos todo va a permanecer igual durante cuatro semanas es muy, muy bueno para que puedan planificar su trabajo y para poder ver las aportaciones y la contribución que hacen. Al final del mes, pueden decir: «Mira, estas son las 30 cosas que hice», lo cual es muy bueno, creo, para tener una sensación personal de logro. Y también es muy, muy clara la contribución que hacen a la organización, el esfuerzo que dedican y algo sobre lo que luego podemos tomar decisiones: ascensos, aumentos salariales, bonificaciones y todo lo demás.

Workplus: Sí, está bien. También creo que se refleja bien en el compromiso de los empleados. Y hace que... quiero decir, los empleados comprometidos sean, por supuesto, empleados más productivos a cambio. Así que es una situación en la que todos ganan, obviamente. Pero, ¿ha probado antes otros métodos y herramientas de gestión del tiempo o de productividad? ¿Y cuáles fueron los métodos que probaste antes de este que también han demostrado ser buenos, pero este te pareció un poco mejor?

Michael Alexis: Sí, hemos hecho mucho. Personalmente, estoy un poco obsesionado con la productividad personal. Siempre intento descubrir cómo aprovechar mejor mi tiempo. Y darme cuenta de eso con un equipo era diferente porque no puedes simplemente decir: «Oh, esto funciona para mí. Funcionará, como todos ustedes también lo hacen. Funcionará bien», no funciona de esa manera. Por lo tanto, es importante encontrar el tipo de sistemas y procesos que apoyen a una amplia gama de personas y estilos de trabajo, etcétera. Probamos Trello desde el principio, todavía lo utilizamos para hacer un seguimiento de algunos proyectos, pero teníamos como una placa maestra de Trello para la gestión de proyectos, y es muy bonita, ya que tenía fechas, horas, automatizaciones y cosas así. Funcionó durante poco tiempo, pero para nosotros no fue una solución a largo plazo para nuestro equipo. Simplemente... la gente no quería iniciar sesión. No querían actualizar las cosas. No querían hacer esto. Así que lo dejamos a un lado. Zapier ha sido excelente para la productividad y el rendimiento, algo diferente en el sentido de que se trata más de crear un mayor apalancamiento en un puesto determinado que de la productividad personal. Por lo tanto, Zapier es un sistema en el que puedes configurar robots para que hagan el trabajo por ti. Puede conectar tu plataforma de correo electrónico a Slack, a tus sistemas de recursos humanos o a lo que sea. Lo usamos mucho, creo que entre 50 000 y 100 000 pequeños robots realizan tareas al menos cada mes. Y eso se ha incorporado a nuestra productividad a través de nuestra gente, mediante el desarrollo profesional y la formación. Por ejemplo, hicimos una videollamada como esta, en la que les mostré la plataforma que les mostré. Así es como se construye un Zap sencillo. He aquí algunos ejemplos de Zaps que utilizamos en otros departamentos y, después, planteé el reto de que cada uno creara el suyo propio. Si alguien estaba en las redes sociales, crea cualquier Zap en las redes sociales, si alguien estaba en Recursos Humanos, uno para eso, si alguien estaba en contabilidad o teneduría de libros, uno para eso. Y la idea era hacer que la gente se sintiera un poco más cómoda, se familiarizara un poco más con la plataforma y fuera muy difícil medir el aumento de productividad que se deriva de ella, aparte de lo que mencioné sobre el número de Zaps, alrededor de decenas de miles de tareas cada mes que no hacíamos antes, por lo que la productividad por persona es mucho, mucho mayor allí. Usamos otras cosas que creo que son útiles. Usamos aplicaciones de expansión de texto para guardar plantillas y poder mostrar nuestro material. Hacemos un seguimiento del tiempo con algunos empleados, según el puesto, y sin duda es un equilibrio perfecto entre productividad, coherencia y fiabilidad e información clara. Creo que es difícil hacer un seguimiento del tiempo por nuestra cuenta. Más o menos sé qué día es hoy, es miércoles, me lo dice el reloj, pero es difícil saber cuándo estás concentrado y estás centrado en algo. Bueno, fueron 30 minutos o fueron tres horas, el tiempo simplemente desaparece. Por lo tanto, para algunas personas es mucho más sencillo, mucho más fácil saber exactamente lo que están haciendo, con qué contribuyen, cómo administran las finanzas de la empresa, etcétera.

Workplus: Sí, tiene sentido, especialmente las partes relacionadas con el seguimiento del tiempo, por supuesto, debido a nuestra propia industria. Pero sí, lo estamos usando. Lo estamos usando internamente, por supuesto, y he visto que me ha ayudado. Sin embargo, los días en que me acuerdo de usarlo. Pero cuando lo uso, cuando realmente uso algo en lo que quiero trabajar o cuando he creado un proyecto, creo una tarea dentro de ese proyecto para poder llevar un registro del tiempo y ver exactamente cuánto tiempo, de media, me lleva escribir un blog. No solo en la parte superior de mi cabeza. Creo que me lleva, no, me lleva esta cantidad de tiempo y me facilita calcular en el futuro cuánto tiempo tendré que dedicar a otra cosa. Así que creo que realmente... también ayuda a las personas a nivel individual a organizar su productividad y su tiempo, supongo.

Michael Alexis: Sí, herramientas absolutamente poderosas, muy poderosas.

Workplus: Vale. ¿Tiene algún consejo para los gerentes que intentan aumentar la productividad en el lugar de trabajo? ¿Qué es lo primero que deben hacer?

Michael Alexis: Haz ciclos de cuatro semanas. Experimenta con ello. Al igual que un gerente, una persona de tu equipo simplemente dice: «Oye, esta es la lista de las entregas pendientes hasta final de mes. Al final del mes, la expectativa es que todo esté hecho al 100%. Y creo que os impresionará sobremanera, igual que a mí, lo mucho que puede hacer todo el mundo cuando tienen esa claridad gracias a vuestra orientación y a vuestra colaboración con ellos.

Workplus: Vale, ya está, los ciclos de cuatro semanas son ahora algo en lo que crees firmemente y no vas a cambiar a nada más pronto, supongo.

Michael Alexis: Sí, firme defensora, aunque es gracioso. Por lo tanto, hacemos ciclos de cuatro semanas, podrías hacer ciclos de dos semanas, ciclos de tres semanas o ciclos de cinco semanas; se trata más de la consistencia y la regularidad. Cuatro semanas funcionan para nosotros porque son aproximadamente un mes.

Workplus: Sí, tiene sentido. Sí, bueno, eso sería todo si no tienes ningún otro consejo. El ciclo de cuatro semanas es lo que compartimos con todo el mundo. Y me gusta mucho el sistema, me gusta la claridad por parte de los empleados. Me gusta la claridad. Me gusta tener eso. La gente me dice: «Está bien, esto es lo que hay que hacer. Estas son nuestras metas para este mes. Vamos a alcanzarlos». Pero sé cómo lo voy a hacer y lo que tengo que hacer y, sin duda, hace que el trabajo sea mucho más fácil y manejable, los proyectos y tareas que tienes a lo largo de las semanas. Así que sí, definitivamente es algo que debería probarse. Parece algo que deberías probar con seguridad. Me gustaría volver a darle las gracias por tomarse el tiempo de hablar conmigo. Estuvo muy, muy bonito. Fue bueno oír hablar del ciclo de cuatro semanas. No había oído hablar de ello antes. Gracias a todos también por escuchar las charlas sobre productividad de Workplus.

Michael Alexis: Sí, es un placer. Muchas gracias.