Qué hacer y qué no hacer al rastrear a los empleados remotos

Trabajo remoto ha alcanzado un pico de popularidad en los últimos años, junto con la semana laboral de 4 días y otros modelos de trabajo híbridos.

Los beneficios son claros: ausencia de desplazamientos, total flexibilidad y un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal (en teoría).

Pero, por supuesto, rara vez algo es perfecto en esta imagen.

Tener una fuerza laboral remota conlleva varias dificultades potenciales, como:

• Mantener una comunicación regular
• Integración de la fuerza laboral
• Seguimiento de la productividad

Afortunadamente, al menos uno de estos problemas podría solucionarse de forma sencilla, económica y fácil de usar seguimiento de empleados solución que promueve seguimiento remoto del tiempo de trabajo.
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El uso del monitoreo remoto de computadoras soluciona el problema de rastrear el progreso de los teletrabajadores y hacer un seguimiento del tiempo que dedican a las tareas. También te brinda un informe claro y preciso sobre las horas facturables si se les paga por hora, lo que es solo una ventaja más.
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¿Quieres saber cómo utilizar el software de gestión del tiempo de forma eficaz en tu negocio?
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Presentamos lo que se debe y no se debe hacer para rastrear a los empleados remotos.

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Haga un seguimiento del progreso de los empleados remotos

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El objetivo principal de seguimiento remoto del tiempo de trabajo debe ser para hacer un seguimiento del progreso y utilizar los datos de tiempo para proporcionar comentarios personalizados.

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Puede resultar difícil evaluar el desempeño de los trabajadores remotos en sus tareas y proyectos en un entorno de trabajo remoto, y los controles constantes pueden impedir el progreso. Por eso, disponer de un software para el seguimiento de los empleados es una solución práctica.

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No hace falta decir que no debes usarlo para espiar a tus empleados y prácticamente mirarlos por encima de sus hombros, sino más bien para asegurarte de que cumplen con sus plazos y no cometen robos de tiempo durante la jornada laboral.

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Usa el tiempo, los datos que recopilas y la información que recopilas para proporcionar comentarios consistentes a lo largo del camino, indicando lo que los miembros del equipo pueden hacer para mejorar y elogia los casos de buen desempeño.

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Dé a los empleados acceso a sus datos

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También puede ir un paso más allá y permitir que los miembros del equipo conozcan su progreso alentándolos a iniciar sesión en el sistema de monitoreo remoto de computadoras como empleados para ver su desempeño.

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Darles acceso a sus propios datos no solo les demuestra que confías en ellos y que estás dispuesto a ser transparentes, sino que también les da la oportunidad de intentar mejorar su rendimiento sin tu participación.

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Cuando vemos que nuestros niveles de desempeño se expresan en números, puede ser muy motivador y darnos un sentido de responsabilidad, tanto para nosotros mismos como para con nuestros compañeros de trabajo y superiores.

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Establezca estándares de trabajo remoto

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Con un equipo de trabajo remoto, seguramente se enfrentará a nuevos desafíos.

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Por ejemplo, reunir a todos probablemente requerirá más tiempo e ingenio que para un equipo en la oficina. Sin embargo, debes hacer que tu equipo remoto cumpla con los mismos estándares que aplicarías a tus empleados en la oficina.
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Por ejemplo, si a sus empleados en la oficina se les permite una pausa de media hora para comer, también deberían hacerlo sus trabajadores a distancia. Se espera que tareas similares lleven la misma cantidad de tiempo, independientemente de dónde se encuentre el empleado.
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Si no te importa que los trabajadores de la oficina conversen entre ellos durante cinco minutos cada hora, tampoco deberías darle mucha importancia a ver a los empleados remotos usar Facebook durante el mismo período de tiempo.
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Estas expectativas deben reflejarse en la forma en que se lleva a cabo la supervisión remota de la actividad de la computadora.
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FOMENTE EL DIÁLOGO ABIERTO SOBRE LAS PREOCUPACIONES

En un entorno de trabajo ideal, la transparencia es el pegamento que mantiene todo unido.

La comunicación bidireccional ayuda a los empleados a sentirse escuchados y comprendidos, y permite a la gerencia transmitir sus expectativas con claridad. Por eso, al implementar el seguimiento del tiempo, es importante fomentar un diálogo abierto sobre cualquier inquietud que puedan tener los miembros del equipo.

Si bien es posible que tenga todo el derecho de introducir un software de seguimiento del tiempo en virtud de la legislación laboral, algunos aún pueden sentirlo como una invasión de la privacidad. Para aliviar estas preocupaciones, abre el debate y deja que los miembros del equipo sepan que sus comentarios son importantes.

Incluso después de haber estado usando el software durante un tiempo, las revisiones y encuestas periódicas pueden ser útiles para recopilar comentarios y ayudarte a refinar el proceso de seguimiento para todas las partes involucradas.

Proporcione capacitación y recursos

Siempre que introduzcas una nueva solución de software, es probable que los miembros del equipo te hagan muchas preguntas. Preguntas como las siguientes:
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• ¿Cómo funciona?
• ¿Qué nos ayudará a lograr?
• ¿Cómo podemos usarlo como equipo y como individuos?

Responder a estas preguntas una y otra vez es redundante, por lo que proporcionar la capacitación y los recursos digitales pertinentes es una forma excelente de acelerar el proceso de incorporación y garantizar que todos sepan cómo usar el software.
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Esto también ayudará a minimizar las ideas erróneas que los miembros del equipo puedan tener sobre el software. Además, puedes usar de todo, desde seminarios web en línea hasta artículos o preguntas frecuentes, para informar a tu equipo sobre los beneficios de usar el software de seguimiento del tiempo y lo que significa para ellos.

NO haga un seguimiento del tiempo de los trabajadores remotos fuera del horario de oficina

Hay límites estrictos en lo que respecta al seguimiento del tiempo, tanto legal como éticamente, y una línea que nunca debes cruzar es el seguimiento del tiempo de los trabajadores fuera del horario de oficina.

Monitorear la actividad de los empleados incluso cuando no están oficialmente «en el trabajo» puede considerarse una invasión de la privacidad en el mejor de los casos, e ilegal en el peor.

Algunos sistemas de seguimiento de empleados le permiten establecer las horas de trabajo y el software deja de funcionar automáticamente después del cierre oficial. Vale la pena considerar especialmente esta técnica de seguimiento de empleados para la fuerza laboral remota porque garantiza que su privacidad personal permanezca intacta.

NO instale software de monitoreo en sus computadoras personales

Es bastante simple: si desea monitorear la actividad informática de los empleados mientras trabajan, bríndeles las computadoras de la empresa. Si no puedes permitírtelo y ellos tienen que seguir usando sus propias máquinas personales, no los rastrees con el software.

Forzar la implementación de herramientas de monitoreo remoto de empleados en las computadoras personales puede considerarse extremadamente intrusivo, incluso si les aseguras que controlarás su tiempo durante las horas de trabajo.

En resumen: si no puede permitirse el lujo de proporcionar ordenadores empresariales, la confianza es su mejor herramienta para el seguimiento del rendimiento.

NO rastree a los trabajadores remotos sin su consentimiento

Esto casi no hace falta decirlo, pero no está de más reiterarlo.

Siempre debe contar con el consentimiento de sus trabajadores remotos antes de continuar con el proceso de seguimiento del tiempo.

Si bien no informar a los trabajadores sobre el seguimiento de los empleados puede parecer una buena idea para mantener la muestra de desempeño intacta y prevenir el estrés, es un riesgo que no vale la pena correr.

Puedes dar garantías a tus equipos explicándoles qué es lo que vas a rastrear y por qué. Informar a los empleados sobre el protocolo de supervisión es especialmente importante para los trabajadores remotos, ya que trabajan desde casa y sus archivos y actividades privados están guardados
la línea también.

NO utilice los datos para la microgestión

Hay muy pocos casos en los que la microgestión es el mejor enfoque para optimizar la productividad y la eficiencia operativa de la fuerza laboral.

Por lo tanto, lo peor que puedes hacer al hacer un seguimiento del tiempo de los empleados es utilizar los datos que recopilas para analizar cada detalle de los días de los miembros de tu equipo y microgestionar cómo dedican cada minuto de su tiempo.

Cuanto más microgestione a sus empleados, menor será la autonomía con la que podrán operar. También disminuyes su capacidad creativa, ya que sentirán que están bajo el microscopio constantemente y ese tipo de presión puede apagar cualquier chispa creativa.

En su lugar, debe usar los datos que recopila para identificar patrones de comportamiento y productividad más amplios y ofrecer apoyo a los empleados cuando sea necesario.

No ignore las señales de agotamiento

Si bien implementas el seguimiento del tiempo por motivos relacionados con el trabajo, como mejorar la productividad y la eficiencia operativa, también debes usarlo para vigilar el bienestar de los empleados.

La mayoría de las veces, los empleados no acudirán a ti cuando se sientan abrumados en el trabajo. En vez de eso, internalizarán los sentimientos de presión y estrés y se los llevarán a casa todos los días.

Como puede imaginar, esto puede resultar agotador mentalmente y llevar a un estado de agotamiento. Por eso es importante no ignorar los factores precursores del agotamiento cuando se utiliza un software de seguimiento del tiempo.

Por ejemplo, si observas que un empleado trabaja muchas horas con pocos descansos, esto podría ser una señal de que necesitas intervenir y promover el objetivo de una productividad sostenible. Lo último que quieres es una fuerza laboral que priorice el esfuerzo excesivo a corto plazo por encima de la productividad a largo plazo.

El seguimiento del tiempo ahora es más fácil

Tener una fuerza laboral remota puede ser excelente para su empresa porque consigue empleados motivados, productivos y felices. Esa es exactamente la razón por la que debes tener cuidado de no arruinarlo implementando y realizando el seguimiento de los empleados de manera incorrecta.

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Actualizado: 12 de septiembre de 2023