La guía definitiva para rastrear la asistencia de los empleados

Casi no hay duda de si los empleadores deben y hacen un seguimiento de la asistencia de sus trabajadores. Después de todo, los gerentes y dueños de negocios tienen derecho a saber cuándo todos los que están en su nómina vienen a trabajar y se van. Hoy en día, es solo cuestión de cómo los empleadores hacen un seguimiento de la asistencia.

Con los avances continuos en la tecnología y el desarrollo de software, la variedad de opciones diferentes para llevar un registro de las horas de los empleados nunca ha sido tan amplia. Desde las hojas de asistencia hasta algunas tipos de métodos de monitoreo de empleados utilizado para el seguimiento de la asistencia, como tarjetas de acceso, hasta el software de seguimiento del tiempo de la empresa, la elección parece imposible de tomar.

Con este problema en mente, hemos compilado una guía completa sobre cómo llevar un registro de las horas de los empleados. Analizaremos la importancia de hacer un seguimiento de la asistencia de los empleados de la empresa, las consideraciones que debes tener en cuenta a la hora de tomar una decisión, así como una descripción detallada de los métodos más comunes para hacer un seguimiento de la asistencia de los empleados.

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¿Por qué necesita realizar un seguimiento de la asistencia?

Además de la evidente necesidad de controlar cuándo entran y salen tus empleados para que sepas a dónde va tu dinero, hay varias otras razones convincentes por las que es extremadamente importante realizar un seguimiento preciso de la asistencia.

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Reglamento de horas de trabajo

En primer lugar, puede que no sea una cuestión de elección en absoluto. En otras palabras, es posible que esté obligado por ley a mantener un registro preciso de las horas de trabajo de sus empleados. Por ejemplo, en la Unión Europea, esto está regulado por la reciente Directiva sobre el tiempo de trabajo de la UE. Del mismo modo, el Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) en los EE. UU. prescribe el seguimiento de la asistencia de los empleados.

Estas leyes están en vigor para garantizar un trato justo a los empleados, incluida una compensación justa, así como para prevenir los malos tratos en términos de horas de trabajo y horas extras no remuneradas. Estas son razones suficientes en sí mismas para hacer un seguimiento de la asistencia, incluso sin la aprobación de las leyes.

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Consideraciones financieras

Otro argumento sobre por qué medir con precisión las horas de trabajo de los empleados es de crucial importancia para una empresa es la pérdida financiera que se produce cuando hay un desajuste entre las horas registradas y las que realmente se dedican a trabajar en la oficina. La práctica conocida popularmente como «dar puñetazos a un amigo», en la que el empleado mira a su compañero ausente o atrasado, puede costar a las empresas importantes cantidades de dinero.

Un estudio descubrió que el 16% de los empleados practican esta forma de fraude de asistencia, lo que suma 373 millones de dólares que las empresas podrían perder por el tiempo perdido si los empleados a los que se les paga por horas «roban» solo 15 minutos a la semana. Por eso es crucial que su solución de seguimiento de la asistencia no solo sea precisa, sino también infalible.

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Cosas a tener en cuenta antes de tomar una decisión

La elección de un método de seguimiento de la asistencia dependerá en gran medida del tipo y tamaño de cada empresa individual. Cómo funciona su empresa, cuál es su presupuesto y cuántas personas trabajan en su empresa son algunas de las cosas que debe tener en cuenta al elegir cómo realizar un seguimiento de las horas de los empleados.

Las pequeñas empresas de hasta 10 empleados generalmente no necesitan soluciones complejas y costosas, aunque es imperativo que las empresas de más de 1000 empleados cuenten con una solución lo más automática posible. Todo lo demás también necesita algún tipo de solución tecnológica, ya que el seguimiento manual de la asistencia lleva mucho tiempo y es propenso a errores.

Otro factor a la hora de decidir será el presupuesto que asignes al seguimiento de la asistencia. Las opciones van desde hojas de horas gratuitas hasta una tecnología de reconocimiento de datos biométricos muy costosa.

Como se discutió en la sección anterior, la necesidad de un seguimiento preciso de la asistencia no varía mucho según el tipo de industria a la que pertenezca una empresa. Sin embargo, si tu empresa trabaja con clientes y les cobra por hora (como es cada vez más común hoy en día con el aumento de la subcontratación), es posible que desees tener esto en cuenta y elegir los informes de asistencia más precisos y fáciles de compartir que puedas enviar a tus clientes.

Tener en cuenta estas cosas a medida que analicemos los distintos tipos de seguimiento de la asistencia le permitirá revisar estos métodos de manera crítica de acuerdo con sus necesidades y capacidades.

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Formas comunes de realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados

En esta sección, analizaremos más de cerca las diferentes maneras en que los empleadores pueden rastrear y medir el tiempo que sus empleados están en el trabajo. Hablaremos de los seis métodos más comunes: el manual, las hojas de horas, las tarjetas de teclado, los datos biométricos, el GPS y el software de seguimiento del tiempo.

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Manual

Para las pequeñas empresas emergentes y las empresas de menos de diez empleados, puede que no sea necesario realizar un seguimiento del horario de oficina con una solución técnica. El simple hecho de ver cuándo vienen a trabajar y anotar si alguien ha llegado tarde puede ser suficiente para que la empresa funcione de manera eficaz.

Sin embargo, esto solo funciona para equipos muy pequeños que pasan sus horas de trabajo en la oficina. Tan pronto como añadas un par de personas más y quizás algunos trabajadores remotos, las cosas se vuelven demasiado complicadas como para rastrearlas manualmente y se hace necesaria una solución más automatizada.

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Hojas de horas

Las hojas de tiempo son otra solución gratuita en la mayoría de los casos. Son tablas con los nombres de los empleados que los propios empleados o su supervisor completan con información sobre cuándo cada empleado llegó a trabajar y se fue a casa. Probablemente la variante más popular sea el seguimiento de la asistencia en Excel, Google Sheets o una plataforma similar.

Se trata de una solución gratuita y es algo con lo que la mayoría de los empleados estarían de acuerdo fácilmente. Además, una hoja de horas mensual completa es en sí misma un informe listo para usar. Si las completa un supervisor, las hojas de horas son generalmente confiables, pero pueden llevar mucho tiempo con un mayor número de empleados.

Alternativamente, los empleados pueden completar la hoja de seguimiento de asistencia. Sin embargo, en este caso, es más probable que se produzcan errores, especialmente si los empleados se olvidan de completar su hoja de asistencia a tiempo. Además, pueden «robar» tiempo a propósito, por lo que está lejos de ser una solución infalible.

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Tarjetas de acceso

Una técnica extremadamente popular de seguimiento de la asistencia, especialmente en empresas medianas y grandes, es el uso de kaycards. Los empleados solo tienen que registrarse con su tarjeta cuando entran en las instalaciones de la empresa y otra vez cuando se van, y el sistema guarda todos los datos en una base de datos.

Hay muchas variaciones diferentes de tarjetas de teclado, pero dado que en su mayoría difieren en términos de la tecnología utilizada, las analizaremos todas aquí. Por lo tanto, primero echemos un vistazo a todas las diferentes opciones.

Las tarjetas perforadas son la forma anticuada de marcar la hora y la fecha en las tarjetas de los empleados. La tecnología más reciente son las tarjetas deslizables, también conocidas como tarjetas de banda magnética, que se pasan por una máquina (como las tarjetas de crédito). Las Kaycards también pueden usar códigos QR para identificar a los empleados. Por último, existe la tecnología sin contacto, como las tarjetas de proximidad y la RFID (identificación por radiofrecuencia), con un ligera diferencia entre esos dos.

Algunas de las ventajas de las tarjetas de acceso son que no son intrusivas para los empleados y, por lo general, no se olvidan de deslizarlas con el dedo. Además, también se pueden utilizar como tarjetas de acceso o llaves de instalaciones, lo que supone una mayor seguridad. Por último, su uso es intuitivo y sencillo. En el caso de utilizar la RFID, los empleados ni siquiera tienen que sacar las tarjetas de sus bolsos o bolsillos.

Sin embargo, las tarjetas de acceso son propensas al mal uso y a los «puñetazos entre amigos», y los empleados también pueden olvidarse de llevarlas. Además, solo miden la hora en que los empleados entraron al edificio, no cuando realmente empezaron a trabajar (léase: café por la mañana y charla con los compañeros). Además, puede convertirse rápidamente en una solución costosa si se gestiona una empresa en varias ubicaciones y no se tiene en cuenta la fuerza laboral remota.

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Datos biométricos

La opción de seguimiento de asistencia más sofisticada desde el punto de vista tecnológico son los lectores de datos biométricos, como los escáneres de huellas dactilares e iris, así como la tecnología de reconocimiento facial. Estas soluciones detectan los datos biométricos inherentes que son únicos para cada persona y los utilizan como una especie de «tarjeta de acceso» cuando los empleados vienen a trabajar y se van.

Como los empleados no pueden dar estos datos a otra persona, esta es, con mucho, la solución de seguimiento de asistencia más segura y a prueba de golpes de amigos. Incluso se puede aplicar a trabajadores remotos gracias a los nuevos avances de la tecnología móvil, como las cámaras de alta resolución y el reconocimiento de huellas dactilares. Además, elimina por completo la posibilidad de que los empleados olviden su «tarjeta de acceso».

Por otro lado, los lectores de datos biométricos también son, con mucho, la solución más cara, y los empleados pueden percibir la tecnología como intrusiva. Y lo que es más grave aún, incluso los tipos más sofisticados de lectores de datos biométricos, como los escáneres de iris potencialmente vulnerable. Por poco probables que sean, las brechas de seguridad de este tipo serían mucho más que un simple inconveniente, ya que el robo de datos biométricos podría dañar gravemente la privacidad de sus empleados.

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GPS

Aunque no es tan común como las hojas de tiempo o las tarjetas de acceso, el rastreo por GPS también se usa a veces como método de seguimiento de la asistencia. Es especialmente útil para rastrear el paradero de los trabajadores remotos o de campo. Algunos ejemplos son los trabajadores de reparto, los comerciantes puerta a puerta, etc.

Por muy indispensable que sea el GPS para los empleados que trabajan sobre el terreno, existe una preocupación importante: la privacidad. Para una protección óptima de la privacidad de los empleados, se debe rastrear el GPS en sus teléfonos corporativos. Esto funciona para los empleados de campo, pero no tanto para los trabajadores de oficina, que se inclinan a dejar sus teléfonos de trabajo en la oficina, lo que hace que el GPS no pueda utilizarse para rastrear la asistencia.

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Software de seguimiento del tiempo

Por último, una opción cada vez más popular para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo es la implementación de rastreador de tiempo para el trabajo. Básicamente, el software de seguimiento y programación del tiempo de los empleados funciona rastreando el tiempo y la actividad en cada computadora corporativa desde el momento en que se enciende hasta que un empleado la apaga y sale de la oficina.

Hay muchos beneficios del software de seguimiento del tiempo de asistencia como Insightful en comparación con otros métodos para medir la asistencia de los empleados. Aunque no suele ser gratuito, no es tan caro como los lectores de datos biométricos o incluso las tarjetas de acceso. Además, el hardware no requiere mantenimiento, ya que todo se puede almacenar en la nube.

Dado que el software de seguimiento del tiempo del personal monitorea la actividad informática (es decir, las aplicaciones y los sitios web utilizados y el tiempo dedicado a los proyectos), a menos que sus colegas puedan trabajar en dos ordenadores simultáneamente, no existe la amenaza de que se den puñetazos a un amigo y se roben el tiempo. Esto también significa que los datos y los informes del software de seguimiento del tiempo dedicado a las tareas reflejan el tiempo que los empleados dedican realmente a diferentes proyectos y tareas, lo que permite obtener una visión más precisa de sus horas de trabajo e informes más precisos para sus clientes.

El uso de herramientas de seguimiento de la asistencia puede mejorar otras cosas además de optimizar el seguimiento de la asistencia. Por ejemplo, el rastreador de tiempo puede ayudar con gestión del tiempo, productividad y delegación de trabajo. Además, es una tecnología de valor incalculable para su fuerza laboral remota.

El único problema potencial con el uso de una solución de software para rastrear las actividades de los empleados es lograr que la acepten. Pero ser francos, honestos y sensibles a sus preocupaciones contribuirá en gran medida a garantizar que sepan que se trata simplemente de otro método altamente eficiente y preciso para controlar su tiempo de trabajo.

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Combinación de diferentes métodos

Una nota final en relación con las diferentes soluciones de seguimiento de la asistencia es que nada le impide implementar dos o más soluciones diferentes para usarlas en combinación. Como se explica en esta sección, cada solución tiene sus ventajas y desventajas, por lo que es necesario que piense en las necesidades de su empresa y en las opciones que pueden ayudarle a conseguirlo.

Por ejemplo, algunas empresas pueden utilizar tarjetas de acceso a los edificios, pero también exigen a los empleados que rellenen sus hojas de horas. O puedes decidir que quieres proteger tus instalaciones con escáneres de datos biométricos, pero también medir el tiempo exacto que dedican tus empleados a trabajar con un software de seguimiento del tiempo de oficina.

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¿Cómo decidir y qué hacer a continuación?

Aunque no rastrear la asistencia en absoluto funcionó para un par de empresas en el pasado, la importancia de hacerlo está generalmente de acuerdo. Para elegir la mejor manera, es necesario entender las diferentes opciones y tecnologías que tienes a tu disposición y tener en cuenta la estructura de tu empresa y los problemas que estás intentando solucionar.

Así que, como forma de resumir todas las soluciones que hemos mencionado, revisaremos varios aspectos importantes del seguimiento de la asistencia que pueden o no cumplir:

• Precisión: Cuanto más automatizados, mejor, lo que significa que las mejores soluciones son los lectores de datos biométricos, las tarjetas de acceso y el software de registro del tiempo de los empleados.
• Informes: Si busca satisfacer las necesidades de sus clientes de horas de trabajo precisas en su proyecto, el software de seguimiento del tiempo es la mejor opción.
• Fiabilidad: Para evitar enormes pérdidas financieras, los datos de asistencia deben ser completamente fiables. Esto solo se puede lograr con datos biométricos o con un rastreador del tiempo de trabajo.
• Coste: La báscula más barata o más cara es generalmente la siguiente: manual y hojas de tiempo, GPS (siempre que no tenga que comprar teléfonos corporativos únicamente para este propósito), sistema de seguimiento del tiempo, tarjetas de acceso, tecnología de datos biométricos.
• Acceso: Si desea que su solución de seguimiento de la asistencia sirva también como clave de acceso a las instalaciones empresariales, sus únicas opciones son las tarjetas de acceso y los datos biométricos.
• Actitudes de los empleados: Si le preocupa que su fuerza laboral reaccione negativamente al método que ha elegido, los rastreadores de tiempo y actividad y el manejo de datos biométricos generalmente se consideran los más intrusivos y deben implementarse con cuidado.
• Automatización: Si quieres que tus empleados hagan el menor esfuerzo consciente posible, opta por un software de seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados, que funcione en segundo plano sin que tengan que hacer nada.

Y, por último, es importante tener en cuenta que para que el seguimiento de la asistencia tenga un efecto tangible, el trabajo no termina con solo grabarlo. Es necesario que gestionar la asistencia de los empleados así como elaborando y modificando las políticas de horas de trabajo en función de los datos que obtenga midiendo cuidadosamente el efecto que la asistencia irregular tiene en el rendimiento y el presupuesto de su empresa.

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Conclusión

Esperamos que este artículo le dé una idea sólida de lo importante que es el seguimiento de la asistencia en la actualidad y de las diferentes formas en que puede hacerlo. La elección definitiva de si vas a utilizar hojas de horas sencillas, un software de seguimiento del tiempo del personal o algo más dependerá de tu empresa. Pero una cosa es segura: elegir una solución que te dé resultados precisos y fiables no solo garantizará que cumplas con la normativa, sino que también te permitirá ahorrar mucho dinero y te permitirá saber cómo se utiliza el tiempo de oficina.

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