La gestión del tiempo es importante para casi cualquier empresa y es particularmente valiosa para los bufetes de abogados. Dado que los bufetes de abogados suelen facturar cientos de dólares por hora, la pérdida de tiempo puede costarle a un bufete de abogados miles o cientos de miles de dólares al año.

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Se ha desarrollado un software para ayudar a las empresas y a las personas a controlar y gestionar mejor su tiempo. Algunos programas, como Workpuls, se han diseñado de forma explícita teniendo en cuenta a organizaciones como bufetes de abogados.

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Veamos más de cerca cómo el software es clave para una gestión eficaz de los bufetes de abogados.

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La importancia del seguimiento del tiempo de los bufetes de abogados

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Los bufetes de abogados suelen cobrar por sus servicios por hora, lo que genera una necesidad inmediata de software de seguimiento del tiempo para bufetes de abogados.

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Ya sea que se trate de un bufete de abogados a gran escala o simplemente se pregunte cómo administrar mejor un bufete de abogados pequeño, debe evitar que las horas facturables se agoten debido a las ineficiencias operativas.

Es común que los abogados facturen menos horas de las que trabajaron. Un estudio mostró que el promedio estimado de horas no facturadas es de 5,87 horas al mes. El impacto de esta subfacturación se agrava rápidamente en relación con el tamaño de los bufetes de abogados.

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Suponga que su empresa de 15 asociados factura 250 dólares por hora. Si cada representante no registra solo 15 minutos por semana, la organización perderá la enorme cantidad de 48.750 dólares del tiempo que de otro modo sería facturable en un solo año. En muchos casos, podría significar una diferencia de decenas de miles de dólares cada año para cada abogado que trabaja para una firma.

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Ahora, imagine un bufete de abogados que factura más de 400 dólares por hora para cientos de asociados, ¡ay!

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El tiempo perdido se acumula rápidamente

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Los 15 minutos ocasionales pueden no parecer mucho, pero se acumularán a lo largo de las semanas, los meses y los años. Esa pérdida de ingresos podría destinarse a la contratación de nuevos asociados o a la concesión de bonificaciones a los mejores empleados.

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También es muy probable que los 15 minutos adicionales ocasionales ocurran con más frecuencia de lo que cree. Pero no lo sabrá sin auditar su empresa utilizando algún tipo de software de seguimiento del tiempo. Existe un software gratuito de cronometraje para abogados que puede ayudarlo a obtener una comprensión preliminar de cómo se asigna el tiempo de su empresa.

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El hecho de que aproximadamente el 12% de las horas facturadas no se recauden aumenta la necesidad de un software de seguimiento del tiempo de las oficinas legales. Tener un registro digital objetivo de estas horas hace que sea mucho más fácil evitar que los pagos atrasados pasen desapercibidos.

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La forma anticuada en que los abogados controlan el tiempo

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¿Cómo rastrean los abogados las horas facturables?

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Muchos bufetes de abogados siguen utilizando hojas de horas en papel para hacer un seguimiento del tiempo. Esto es problemático por varias razones.

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Las hojas de horas en papel son analógicas, lo que significa que aún son propensas a tener deficiencias en la memoria humana. Se pierden innumerables horas facturables debido a las apretadas agendas y a nuestra naturaleza olvidadiza, especialmente si el guardián de la memoria es un abogado con un gran caso pendiente.

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La forma analógica y de la vieja escuela en la que todavía operan muchos bufetes de abogados, si un abogado no registra su tiempo en la hoja de tiempo en papel, simplemente no existe.

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Es posible que algunos abogados también estén preocupados por facturar en exceso a sus clientes, lo que los hace reacios a añadir artículos que no están del todo seguros de añadir.

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Modernización de la administración de la oficina legal

No son solo el olvido y la subjetividad de la toma de decisiones humanas lo que hace que las hojas de horas en papel sean problemáticas; imagine tener que auditar las miles de horas dedicadas a un cliente específico revisando hojas de papel físicas en 2021.

El acceso a la tecnología moderna ha hecho que las hojas de horas en papel sean arcaicas. Un software como Workpuls automatiza las seguimiento del tiempo facturable para bufetes de abogados, lo que facilita a las empresas proporcionar a sus clientes informes precisos y actualizados.

En un mundo moderno en el que la gente espera que las empresas estén al día con la tecnología, el uso de procesos arcaicos puede dejar una impresión negativa, especialmente a la hora de justificar por qué se facturaron determinadas horas.

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¿Cómo resuelve el software los problemas de facturación de los bufetes de abogados?

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El software de seguimiento del tiempo y supervisión de los empleados es un activo importante para los bufetes de abogados que buscan maximizar el seguimiento de las horas facturables y obtener una visión detallada de la eficiencia y la eficacia de sus asociados. En resumen, simplifica la gestión del bufete de abogados.

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Dado que la mayor parte del trabajo actual se realiza detrás de la pantalla de una computadora, es fácil integrar el software de seguimiento del tiempo en las operaciones diarias.

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El software de seguimiento del tiempo de los bufetes de abogados puede comenzar a registrar tan pronto como un asociado comience a trabajar en un caso, asignar el tiempo a diferentes casos que se estén trabajando simultáneamente y exportarse fácilmente para obtener una facturación clara y transparente.

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El software de gestión de bufetes de abogados también puede generar información clave sobre la productividad para los ejecutivos, que revela el número de casos y las tendencias de facturación de los abogados. Perspectivas clave que aumentan la eficiencia y la rentabilidad de los bufetes de abogados.

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Entonces, como puede ver, los beneficios del software de seguimiento del tiempo de las oficinas legales van mucho más allá de la factura.

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Los bufetes de abogados que ahorran tiempo son mejores para los clientes

En última instancia, el valor también se transfiere al cliente final, lo que permite a las firmas de abogados dedicar sus recursos a brindar un mejor servicio general a sus clientes.

Por ejemplo, los informes generados por el software de seguimiento del tiempo pueden brindar a los clientes una mayor visibilidad sobre cómo su abogado está trabajando en su caso. El software de seguimiento del tiempo para abogados puede incluso tomar capturas de pantalla a intervalos y el cliente puede acceder a estas capturas de pantalla.

Un software como Workpuls incluso permite a los clientes iniciar sesión en el mismo sistema y obtener una visión en tiempo real del trabajo que se está realizando y del progreso que se está realizando. Esto será preferible para muchos en lugar de tener que esperar a recibir una actualización mensual o solo a recibir la factura final.

La mayor visibilidad ayudará a los clientes a entender el proceso legal con mucho más detalle que antes, lo que ayuda a disminuir el ciclo de retroalimentación entre el abogado y el cliente y a mejorar la experiencia general de trabajar juntos.

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Reflexiones finales: convertirse en una empresa más productiva, eficiente y ágil

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El software ayuda a los bufetes de abogados a descubrir y analizar una multitud de puntos de datos que de otro modo quedarían en el camino. Abogado aplicación de seguimiento del tiempo también puede salvar cientos de miles de dólares de ingresos perdidos por año.

La administración de un bufete de abogados es una búsqueda continua para transformar su firma en una organización más moderna, productiva y rentable. Comienza por utilizar la tecnología para que su equipo pueda dedicar menos tiempo al trabajo administrativo y así poder centrarse en sus competencias principales.

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En última instancia, el software de seguimiento del tiempo permite a los bufetes de abogados operar de manera más eficiente, recibir pagos precisos por su tiempo y fortalecer las relaciones con sus clientes.