¿Supervisa a sus empleados en Europa? Primero, comprenda mejor la ley

Muchas empresas supervisar a los empleados que trabajan desde casa con software que puede aumentar la productividad, optimizar los procesos internos y escalar las operaciones con éxito.

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Sin embargo, al hacerlo, también deben prestar mucha atención al aspecto legal. Espiar a sus empleados nunca está bien, por lo que las empresas deben definir sus políticas de acuerdo con las leyes pertinentes del país en el que operan. Además, no debes olvidarte de tus equipos externos y debes asegurarte de conocer las leyes al respecto monitoreo de empleados remotos.

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Estos varían de un país a otro y su grado de rigor varía, como puede ver en nuestro lista.

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En términos generales, las leyes que protegen la privacidad de los empleados son más débiles en los EE. UU., mientras que los países europeos exigen que el empleador obtenga el consentimiento del personal antes de empezar a supervisar sus actividades laborales y el uso del equipo.

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Independientemente de la ubicación, toda la legislación establece que el propósito de la supervisión de los empleados es salvaguardar la información confidencial de la empresa y garantizar el comportamiento profesional de los trabajadores. Sin embargo, algunos están más preocupados por preservar los derechos de los empleados en el proceso que otros.

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Las leyes de control de la UE

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En lo que respecta a los países de la Unión Europea, no existe una ley única que regule si los empleadores y cómo lo hacen supervisar a los empleados que trabajan desde casa.

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Sin embargo, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) establece que se debe avisar a todos los empleados sobre la recopilación de datos, aunque la supervisión de los empleados no se mencione como tal. Esto, a su vez, puede desencadenar una evaluación del impacto de la protección de datos.

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Los trabajadores de la UE tienen ciertos derechos a la comunicación privada en el lugar de trabajo, incluso si se lleva a cabo a través del equipo del empleador, a diferencia de sus homólogos estadounidenses. Por ejemplo, si la palabra privado se encuentra en el asunto del correo electrónico, el empleador tiene muy pocas circunstancias en las que puede acceder a esos correos electrónicos.

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A pesar de que el resto del mundo ve a Europa —o más precisamente, a la UE— como un bloque con una legislación singular en todos los asuntos, cada país miembro ha regulado todos los ámbitos de la vida a su manera.

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Si planeas expandirte al mercado europeo o quieres empezar supervisión de equipos remotos ubicado allí, es mejor que se familiarice con los diferentes requisitos legales.

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Descargo de responsabilidad: Este artículo proporciona información general y no debe utilizarse como asesoramiento legal. Ponte en contacto con tu equipo legal para obtener más información sobre normativas específicas.

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Austria

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Según la Ley constitucional del trabajo de Austria, los empleadores pueden supervisar a su personal solo si el consejo de empresa está de acuerdo; su decisión no puede ser anulada por una junta de arbitraje o un tribunal. En las empresas que no cuentan con un comité de empresa, cada empleado debe dar su consentimiento para ser supervisado antes de que comience el procedimiento.

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La ley se basa en la idea de que la supervisión de los empleados no puede afectar la dignidad humana de los trabajadores. Por eso, por ejemplo, en el caso de la vigilancia por circuito cerrado de televisión, el empleador solo puede almacenar capturas de pantalla y no imágenes de vídeo completas.

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Bélgica

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La privacidad de los empleados en Bélgica está garantizada de varias maneras y en varios niveles.

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La Constitución belga garantiza la protección de la vida privada de todos sus ciudadanos, pero se permite la interferencia si es legal, legítima y proporcionada. Además, el procesamiento de datos personales está justificado si se realiza de forma legal y transparente.

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Por otro lado, la privacidad en el lugar de trabajo no es absoluta, y monitorear los correos electrónicos de los empleados, por ejemplo, es aceptable si se hace con el propósito de detectar abusos y «defender otros intereses legítimos que pueda tener el empleador».

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Es por eso que las empresas belgas deben crear e implementar un política de supervisión de antemano, o los datos recopilados serán inadmisibles en un tribunal de justicia.

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Dinamarca

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En Dinamarca, la supervisión del empleador está permitida siempre que no ofenda ni cause daño a los empleados y tenga un «propósito operativo razonable».

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Los empleados deben ser notificados de antemano, a menos que la notificación vaya en contra del propósito de la supervisión, mientras que las posibilidades y restricciones del empleador se definen en los acuerdos de negociación colectiva.

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En este sentido, monitorear los correos electrónicos de los empleados entra completamente en el ámbito de los derechos del empleador para verificar que los trabajadores «están completando sus tareas profesionales durante las horas de trabajo». Sin embargo, si los correos electrónicos están claramente identificados como privados, leerlos constituiría una violación de la privacidad del empleado por parte del empleador, quien podría ser procesado penalmente.

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Estonia

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Estonia no tiene leyes específicas sobre el seguimiento y la supervisión de su trabajo por parte de los empleados, pero, dado que es miembro de la UE desde 2004, tiene la obligación de procesar los datos personales de los empleados de acuerdo con el GDPR.

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La Inspección de Protección de Datos de Estonia ha publicado directrices para ayudar a los empleadores a establecer normas de supervisión interna y, una vez más, deben cumplir con el RGPD.

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Francia

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Las leyes francesas protegen y garantizan firmemente la privacidad de los empleados en el lugar de trabajo. La supervisión de los datos y equipos de los empleados es muy limitada, ya que todos los trabajadores tienen derecho al respeto y al secreto de toda la correspondencia en el trabajo y durante las horas de trabajo.

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Por ejemplo, si usa software para monitorear los dispositivos de PC de sus empleados, la empresa debe asegurarse de que no incluya registradores de pulsaciones de teclas, mientras que los empleados deben recibir una notificación sobre la implementación con 14 días de anticipación. También es ilegal tener una copia de los correos electrónicos de los empleados (recibidos o enviados), pero la empresa puede solicitar el acceso si se envían o reciben en un ordenador de la empresa o profesional.

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En ese sentido, todos los empleadores deben mantener un registro del procesamiento de los datos personales de los empleados y ponerlo a disposición a solicitud de la autoridad supervisora.

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Alemania

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Antes de 2017, podía supervisar a sus empleados con bastante libertad en Alemania, en algunos casos incluso sin su consentimiento, ya que el marco legal era prácticamente inexistente. Sin embargo, con la aprobación de la nueva legislación laboral, se permitió la supervisión de los empleados en condiciones restrictivas.

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En esencia, los empleadores pueden empezar a supervisar a su personal «para proteger sus intereses legítimos» o, en otras palabras, en caso de falta penal grave o incumplimiento de sus obligaciones profesionales. No pueden llevar a cabo la supervisión sin la sospecha previa de un comportamiento poco profesional, o todas las pruebas reunidas serán inadmisibles en los tribunales.

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Grecia

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En Grecia, la privacidad es un derecho constitucional, por lo que no se puede ver el ordenador o el teléfono móvil de un empleado sin una causa adecuada.

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Toda vigilancia de las comunicaciones electrónicas está prohibida por la ley griega, a menos que esté legalmente autorizada o se lleve a cabo con el propósito de recopilar información relevante para la práctica comercial legal.

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Otra excepción es si ambas partes han dado su consentimiento por escrito después de haber sido notificadas sobre la intención de introducir la práctica de monitoreo. Esto también significa que corresponde al empleador implementar una política clara de comunicación en el lugar de trabajo y supervisión de los empleados, especialmente si proporciona el equipo que los trabajadores utilizan para llevar a cabo sus actividades comerciales.

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Italia

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Hace solo unos años, los empleadores italianos tenían toda la libertad de supervisar a los trabajadores. Era una práctica habitual dejar de notificar a los empleados al respecto, tras lo cual las empresas que comparecieran ante los tribunales por infringir la privacidad tendrían que pagar enormes multas.

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Sin embargo, a partir de 2015, la legislación laboral reformada establece que el software para monitorear las PC de los empleados solo puede instalarse para garantizar la productividad y la seguridad en el lugar de trabajo o para proteger los activos de la empresa.

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Debe ir precedido de un acuerdo con los sindicatos o de una autorización especial de la Inspección Nacional del Trabajo. Además, todos los empleados deben conocer la forma en que se almacenará y utilizará la información recopilada (según el GDPR).

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Los Países Bajos

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En los Países Bajos, el derecho de los empleados a la privacidad en el lugar de trabajo está muy estrictamente protegido por la ley.

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A diferencia de otros países, aquí, la relación entre el empleador y el empleado se considera desequilibrada: el empleador tiene poder sobre el empleado. Por eso, para vigilar el ordenador de un empleado, no basta con que el empleado dé su consentimiento.

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Para procesar los datos de comunicación de los empleados, el empleador debe tener un motivo legítimo para hacerlo: uno que supere el interés del trabajador en materia de privacidad, no tener otras formas de hacerlo, debe haber notificado previamente al empleado un código de conducta, debe haber respetado el derecho del empleado a comunicarse de forma confidencial y debe obtener el permiso del comité de empresa antes de iniciar el proceso.

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Suiza

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En Suiza, la supervisión de los empleados está permitida para ciertos fines y siempre que cumpla con la ley.

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Por ejemplo, está prohibido registrar el comportamiento de los empleados únicamente con este fin, pero se permite el uso de sistemas de control automático si el empleador tiene un interés legítimo superior, como la seguridad de los empleados o el control del proceso de producción.

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Sin embargo, estas medidas deben ser transparentes e implementarse de tal manera que afecten lo mínimo al desempeño de los empleados. Por ejemplo, el uso de un software de monitoreo de empleados con un registrador de pulsaciones sin una orden judicial constituiría una actividad delictiva y una supervisión de la conducta prohibida por parte del empleador.

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Crea canales claros para recibir comentarios

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Independientemente de las leyes del lugar en el que te encuentres, es importante que tengas canales claros de retroalimentación si quieres asegurarte de que tu práctica de monitoreo del tiempo sea efectiva y ética.
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Es mucho más fácil vender a los empleados si mencionas que tu puerta está siempre abierta y que estás listo para recibir comentarios sobre la práctica de monitoreo del tiempo en cualquier momento. Esto genera confianza entre los empleados y, en la mayoría de los casos, comprobarás que los empleados aceptan la introducción de la supervisión y no tienen ninguna duda.
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Sin embargo, sigue siendo importante hacerles saber que tienen un lugar para expresar sus preocupaciones, si es que lo tienen.
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Es poco probable que infrinja ninguna ley al introducir la supervisión de los empleados en su empresa, pero eso no significa que algunos empleados sientan que se les ha quitado la privacidad. Por eso, una comunicación clara y transparente es la mejor manera de avanzar.

Conozca sus leyes de monitoreo

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Con tantas legislaciones vigentes, que difieren de un país europeo a otro, es crucial obtener la mayor cantidad de información posible sobre las leyes laborales si desea hacer negocios en alguno de ellos.

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Por otro lado, todos tienen algo en común: el GDPR regula la forma en que se recopila y procesa la información personal y profesional, y requiere una atención especial a los detalles.

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Sin embargo, antes de optar por implementar software de monitoreo de empleados en su empresa (u oficina de la UE) asegúrese de seguir las delicadas y, a veces, muy estrictas leyes laborales y de privacidad.

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