Implementación exitosa del software de seguimiento del tiempo de oficina — 101

Sí, el uso de la oficina y seguimiento remoto del tiempo de los empleados el software está muy extendido en todos los continentes, industrias y empresas. Sin embargo, las preocupaciones éticas siguen siendo un gran problema en esta industria. Esto a pesar del hecho de que más del 90% de los empleadores supervisan a los empleados de alguna manera.

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Si ya ha decidido comprar el software, genial, me alegro por usted. Sin embargo, hay algunas cosas que debes tener en cuenta antes de introducir los datos de tu tarjeta de crédito y comprar el software de monitoreo.

Todas las caras del seguimiento del tiempo

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Saber cómo sus empleados pasan el tiempo en el trabajo es muy importante para su empresa. Los trabajadores suelen perder la concentración y recurren a navegar sin sentido por diferentes sitios web. Además, cada mensaje emergente de correo electrónico o cualquier otro tipo de notificación desvía su atención de las tareas importantes que estaban realizando y consume su energía.

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Sin embargo, hay una línea muy fina entre el monitoreo y la vigilancia, y los gerentes deben saber cuál es la diferencia. Monitorear las computadoras de la empresa para garantizar su uso adecuado no es ni debe ser controvertido. Desafortunadamente, la vigilancia, que se define como el seguimiento de todas las actividades de una persona, es espeluznante y está provocando el rechazo de los empleados. Además, podría dar lugar a demandas.

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Afortunadamente, al utilizar la tecnología actual, puede utilizar prácticas de seguimiento menos invasivas que le mostrarán exactamente cómo utilizan sus empleados las horas de oficina.

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Las hojas de tiempo son probablemente los rastreadores más antiguos del libro. Los empleados usan una hoja de papel o una hoja en línea para anotar cuánto tiempo han dedicado a cada tarea/proyecto durante el día. Esta práctica se generalizó rápidamente y fue casi esencial en muchas organizaciones. Sin embargo, en algún momento la gente se dio cuenta de que este sistema no es realmente práctico ni fiable.

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Ahí es cuando software de seguimiento del tiempo se presentó. Y lo mejor de todo es que no solo registra el tiempo. En primer lugar, es más práctico porque puede funcionar sin la intervención de una persona: recopila datos y genera informes sin la «ayuda» de nadie. Además, le ayuda a evaluar la productividad, medir el tiempo dedicado a las tareas y proyectos, realizar un seguimiento de la asistencia y mucho más.

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Trucos y consejos de implementación

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La decisión de implementar una de las soluciones de seguimiento del tiempo en su empresa es excelente, sin embargo, esto es lo que debe hacer para que la implementación se desarrolle sin problemas.

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1. Redacte políticas

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Ya deberías tener políticas que describan el uso adecuado de Internet y de los dispositivos dentro de tu empresa. Si no lo haces, ¡ponte manos a la obra de inmediato! Además, deberías añadir una sección sobre las actividades de monitorización/seguimiento, que se incorporará. Estos deben incluir quién tiene acceso a los datos recopilados, cómo se utilizan los datos y cómo y cuándo se destruirán.

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2. Informe a sus empleados

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¡La honestidad ayuda mucho! Sé sincero con tu equipo sobre el seguimiento. Explica qué es lo que vas a rastrear, por qué y cómo les ayudará eso.

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Muchas empresas completan rápidamente este paso escribiendo una declaración simple de que los dispositivos de la empresa pueden ser rastreados y serán rastreados. Sin embargo, si esperas que tus empleados se sumen al seguimiento, debes mostrarles lo que obtienen de él.

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Además, debes explicar tus políticas de uso en un lenguaje sencillo: qué se puede hacer y qué no, y cuáles serán las consecuencias. Además, hay menos posibilidades de que tus empleados actúen de manera improductiva si no saben que están siendo rastreados.

3. Defender los estándares éticos

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Ya mencionamos que las cuestiones éticas son un tema muy candente en lo que respecta al monitoreo. Por eso es importante que no supervises las actividades de los empleados durante sus descansos ni que veas capturas de pantalla en sus redes sociales o listas de compras.

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4. Usa la tecnología

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Para asegurarte de que no estás usando tu software de rastreo en exceso y de que te estás enfocando en lo que realmente importa, debes confiar en la tecnología adecuada que pueda alertarte en caso de cualquier problema.

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La mejor manera de garantizar la seguridad total de los datos que está recopilando es implementar el software en sus propios servidores. Sin embargo, necesitas tener un departamento de TI dedicado o el presupuesto necesario para contratar a alguien de vez en cuando para que revise toda la red. Si no los tiene, su mejor opción es un servicio basado en la nube. Y estás de suerte, porque la mayoría de las opciones de software se ejecutan en la nube.

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También puedes usar software para filtrar o bloquear sitios web dañinos, como los juegos de azar.

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5. Analice los informes con regularidad

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La mayoría de las opciones de software tienen sólidas opciones de análisis e informes, así que asegúrate de comprobar estas funciones antes de realizar una compra. Estos informes son extremadamente útiles a la hora de analizar los niveles de productividad de los empleados o si alguien necesita formación adicional. \

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Por ejemplo, uno de Perspicaz los clientes descubrieron que algunos de sus empleados pasaban mucho tiempo usando Google Translate, por lo que sabían que debían invertir en talleres de idiomas adicionales. Esta medida redujo el tiempo dedicado a Google Translate en un 35%.

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Este es solo un ejemplo de los posibles problemas que podría descubrir al utilizar un software de seguimiento. Solo tienes que asegurarte de estar atento a estas situaciones y de encontrar soluciones para ellas lo antes posible.

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Concluir

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Nadie se siente cómodo sabiendo que sus movimientos están siendo observados, por lo que la mayoría de las personas temen las herramientas de seguimiento del tiempo. Hay una forma de hacer que los empleados se sientan más cómodos, y es explicándoles todos los detalles del software.

Muéstreles informes diarios, es probable que no sepan cuánto tiempo pierden cada día.

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Y no olvides que la mayoría de los problemas que descubras se pueden solucionar. La mayoría de las veces puedes simplemente enviar mensajes en Slack para recordar a todo el mundo que Twitter no es un uso adecuado del tiempo de la empresa. Lo importante es que no empieces a ser quisquilloso con cada situación improductiva que se produzca.

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Este artículo fue escrito originalmente el 23 de mayo de 2016 por Gina Ora. Fue reescrito el 22 de noviembre por Bojana Djordjevic.

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