Cómo usar el software de administración del tiempo para mantenerse al día mientras trabaja desde casa

Al trabajar desde casa, administrar su tiempo de manera efectiva puede ser un desafío.

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Con docenas de distracciones, el atractivo de la procrastinación y las expectativas del trabajo, puede ser fácil sucumbir al tiempo de inactividad y esforzarse por establecer una rutina productiva.

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En esta guía, exploraremos cómo mejorar el desempeño de los empleados con un rastreador de horas trabajadas. Descubra cómo puede apoyar la optimización del rendimiento de los empleados en un entorno de trabajo desde casa y ayudarlos a producir su mejor trabajo incluso ante las distracciones.

Realizar una auditoría del tiempo

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Una de las mejores maneras de recuperar el control de tu tiempo es saber exactamente cómo lo gastas tú y tu equipo.

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Al llevar a cabo un tiempo o auditoría de productividad con el software de monitoreo del trabajo desde casa, puede establecer cuándo los empleados son más y menos productivos durante el día. Con una gran cantidad de datos sobre el tiempo que analizar, puede determinar casi al minuto en qué momento cada persona es más activa y produce su mejor trabajo.

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Identifique los aumentos repentinos de productividad

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Al evaluar el informe de productividad generado por su solución de gestión del tiempo o rastreador de actividad para computadoraPor lo tanto, es posible que observe una correlación entre levantarse temprano y realizar una serie de tareas.

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Al validar esta información en su software de gestión de proyectos, puede obtener una imagen clara de:

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• La aplicación o los sitios web utilizados
• Cuánto trabajo se completó o se firmó
• Las horas exactas en las que se realizó la mayor parte del trabajo

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Ahora sabe que levantarse temprano conduce a niveles más altos de producción, por lo que puede alentar al empleado a que dedique sus días por adelantado en el futuro para asegurarse de aprovechar este aumento de productividad matutino todos los días.

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Elimine las distracciones

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En la otra cara de la moneda, también puede utilizar una auditoría del tiempo para averiguar cuándo los empleados son menos productivos.

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Por ejemplo, supongamos que descubres que la productividad de un miembro del equipo disminuye claramente entre las 3 y las 4 p. m., la mayoría de las tardes. Después de preguntarle al empleado al respecto, te das cuenta de que es cuando le gusta tomarse un descanso para tomar el té y ponerse al día con los correos electrónicos.

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Si quieres que aprovechen al máximo su tiempo, vale la pena utilizar el principio 80/20 para descubrir cuáles son las pocas actividades que conducen a los resultados más óptimos. En este caso, es probable que la hora dedicada a responder a los correos electrónicos no suponga un gran avance.

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En su lugar, sería mejor reducir el tiempo dedicado a responder a los correos electrónicos a 20 minutos y utilizar los otros 40 en tareas que ayuden a lograr un progreso más significativo. Una reestructuración de la forma en que el empleado dedica su tiempo puede ser necesaria para aprovechar al máximo su día.

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Utilice técnicas de gestión del tiempo

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Si tienes miembros del equipo que expresan dificultades para mantenerse concentrados durante todo el día debido a los cambios de contexto, las nuevas tareas y las notificaciones a raudales, vale la pena explorar las técnicas de gestión del tiempo.

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Con las técnicas adecuadas, puedes ayudar a tu equipo a usar el tiempo de manera eficiente y asegurarte de que nada los desvíe.

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Bloqueo de tiempo

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El bloqueo del tiempo es una de las mejores técnicas de gestión del tiempo para añadir estructura y rutina al día. La técnica consiste en planificar exactamente cómo dedicarás tu tiempo durante la próxima semana con bloques de tiempo codificados por colores.

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Supongamos que tiene que escribir tres informes para la semana y que son la tarea de mayor prioridad de su agenda. En lugar de tratar de abordarlos cada vez que tengas tiempo libre y dejar espacio para que las distracciones te roben el tiempo, intenta dedicar tiempo a trabajar en ellos durante la semana.

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Si has realizado una auditoría del tiempo y sabes que trabajas mejor por las mañanas, dedica de 2 a 3 horas cada mañana a trabajar en los informes. De esta forma, cualquier otra cosa que se te presente durante la semana no afectará a tu capacidad para trabajar en la tarea de mayor prioridad.

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Vale la pena ser lo más detallado posible para mitigar el riesgo de desviarse.

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Estas son algunas de las actividades que debes tener en cuenta al bloquear el tiempo:

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• Pausas cortas y regulares, incluidas las pausas para comer
• Hora de responder a los correos electrónicos
• Reuniones y otros compromisos del equipo

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Pomodoro

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El método Pomodoro es una técnica eficaz de gestión del tiempo para lograr mucho en breves períodos de tiempo.

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El método Pomodoro, el equivalente de gestión del tiempo al HIIT (entrenamiento por intervalos de alta intensidad), te permite trabajar duro durante 30 minutos y tomarte un descanso de 5. Con este método, puedes abordar tareas desafiantes sin agotarte.

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Dado que solo podemos concentrarnos en las tareas durante un período de tiempo limitado, el método Pomodoro puede ser útil para maximizar nuestra atención y permitir períodos cortos de recarga.

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La mejor parte de esta técnica de administración del tiempo es que puedes personalizarla para cualquier horario y período de atención. Puedes trabajar durante 45 minutos y tomarte descansos de 10 minutos o trabajar durante una hora y tomarte descansos de 15 minutos, según el tipo de trabajo que realices.

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Mantén tu horario

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Por último, el software de administración del tiempo puede ser el pegamento que mantiene tu agenda diaria, semanal o mensual unida.

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En cualquier horario de trabajo, es probable que haya una larga lista de diferentes tareas con las que mantenerse al día. Estas pueden incluir:

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• Reuniones de equipo
• Respuestas por correo electrónico
• Registros diarios
• Evaluaciones de desempeño
• Reuniones de equipo

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Con tantas cosas de las que mantenerse al día, es útil programar eventos en tu calendario y establecer recordatorios.

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Muchas soluciones de administración del tiempo ofrecen la sincronización con herramientas de calendario populares, para que tú y los miembros de tu equipo puedan añadir y ver fácilmente los próximos compromisos. Además, puedes configurar recordatorios para asegurarte de no olvidar llegar a una reunión o entregar una tarea a tiempo.

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El software de monitoreo de pantalla para PC como Insightful puede ayudarlo a coordinar y cooperar en equipo. Empresas que supervisan a los empleados y monitorear la actividad en la computadoraLos miembros están en una posición mucho mejor para asignar sus recursos de manera efectiva y asegurarse de que cada miembro del equipo tenga lo que necesita para prosperar.

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Cuando utilizas un software de monitoreo sigiloso para recopilar datos sobre el tiempo de todo tu equipo, puedes entender cuándo son más y menos productivos, qué aplicaciones y sitios web visitan con frecuencia y cuáles son los mejores momentos para reunirse en las reuniones de equipo.

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También puede utilizar la supervisión por parte del empleador de la actividad de los empleados en Internet para informar sobre la distribución de la carga de trabajo. Si observas señales de que algunos miembros del equipo tienen dificultades para entregar el trabajo a tiempo y de acuerdo con los estándares exigidos, puedes ponerte en contacto con ellos y evaluar la posibilidad de que el agotamiento de los empleados afecte a su desempeño.