Cómo elegir el software de gestión del tiempo más eficaz para su equipo remoto

Trabajar en un equipo remoto brinda oportunidades y desafíos.

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Por un lado, ofrece más autonomía y flexibilidad en la forma en que trabajan los miembros del equipo. Por otro lado, puede disminuir el sentido de responsabilidad que conlleva trabajar in situ.

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Para aprovechar al máximo su entorno de trabajo virtual, necesita un sistema fiable que fomente la responsabilidad y fomente una mayor productividad de la empresa. Ahí es donde un aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo entra.

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En esta guía, exploraremos cómo software de rastreo de computadoras puede ayudarlo a compensar las desventajas de trabajar de forma remota.

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Desafíos y soluciones del trabajo remoto

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Una de las mejores maneras de elegir el software de gestión del tiempo adecuado para su equipo remoto es evaluar sus deficiencias y áreas de mejora.

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¿Cuáles son las herramientas y funciones que podrían ayudarlo a lograr una productividad sostenible y, al mismo tiempo, maximizar? eficiencia operativa?

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Veamos algunos de los problemas más comunes a los que se enfrentan los equipos remotos y las funciones que podrían resolverlos mejor:

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Desafío del trabajo remoto #1: Colaboración ineficaz

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La transición a un entorno de trabajo remoto no es fácil; de hecho, está plagada de posibles inhibidores de la productividad.

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Toma colaboración como ejemplo.

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En la oficina, puede:

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• Reúnase y haga una lluvia de ideas
• Trace un proyecto con archivos coordinados y carpetas etiquetadas
• Organice una sesión informativa improvisada y registros periódicos

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Mientras tanto, el entorno de trabajo remoto adolece de falta de proximidad, lo que significa que incluso contactar a un compañero de trabajo puede llevar más tiempo del habitual.

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Además, los proyectos deben gestionarse de forma remota. A menos que tenga los medios para operar en la nube y compartir información libremente con herramientas de comunicación, cualquier intento de colaboración en línea será lento y laborioso.

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Solución: gestión de proyectos y tareas
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Cuando esté buscando un software de gestión del tiempo, asegúrese de comprobar la funcionalidad de gestión de proyectos y tareas.

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Muchas herramientas de administración del tiempo ofrecen funciones para respaldar la administración remota de proyectos, como:

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• Tableros Kanban
• Carpetas de proyectos
• Administración de recursos
• Planificación de proyectos
• Previsión presupuestaria

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Con estas funciones, puedes gestionar tu equipo de forma virtual y dirigir varios proyectos sin dejar de disfrutar de las ventajas de trabajar de forma remota.

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Desafío del trabajo remoto #2: Información dispersa

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Cuando llevas tu trabajo más allá de la oficina, un problema común que puedes encontrar es la dispersión de la información clave.

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En el entorno de trabajo remoto, el acceso a archivos y documentos importantes se convierte en un desafío en sí mismo.

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Debe tener en cuenta:

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• Permiso de acceso
• Soluciones de almacenamiento
• Organización

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Desde la información de referencia que describe los valores y las directrices de la empresa hasta los documentos individuales de los departamentos y equipos, tienes que encontrar la manera de almacenar y proteger tu valiosa información.

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También necesita una forma fácil de compartir y distribuir la información, ya que puede ser fundamental para ciertos proyectos. Es posible que necesites la coautoría de un informe en tiempo real, por ejemplo.

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Solución: bases de conocimiento e intercambio de archivos

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Algunas soluciones de software de administración del tiempo le ofrecen una forma de acceder y compartir archivos fácilmente, a través de bases de conocimiento y almacenamiento en la nube.

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Cuando puedes compartir archivos rápidamente con tu equipo, puedes eliminar un posible cuello de botella y fomentar una colaboración eficaz.

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Desafío del trabajo remoto #3: Silos de procesos y flujos de trabajo

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Cuando empiezas a trabajar de forma remota, es natural querer invertir en varias soluciones de software para aliviar la carga de supervisar el rendimiento del trabajo y gestionar todo de forma interna.

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El problema con esto es que puede terminar colocando los procesos y flujos de trabajo clave en silos.

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Imagine que confía en una solución de gestión de proyectos para sus operaciones diarias, en una herramienta de seguimiento del tiempo para una nómina precisa y en una plataforma electrónica de supervisión de empleados para crear responsabilidad y producir datos de análisis de la fuerza laboral.

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Con el tiempo, terminarás en una situación en la que tus empleados pierdan tiempo debido a los cambios de contexto, ya que tienen que recuperarse entre varias soluciones de software a lo largo del día. Responder a un mensaje con una herramienta, luego abrir otra para gestionar su lista de tareas pendientes y una tercera para que su jefe sepa que están empezando el día.

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Solución: integraciones

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Con las integraciones de aplicaciones de terceros en tu software de gestión del tiempo, puedes ponerlo todo en práctica en lugar de simplemente añadir otro silo que puede dificultar la productividad del equipo.

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Encuentre una solución de gestión del tiempo que funcione bien con los sistemas de supervisión del rendimiento en el lugar de trabajo que ya utiliza y podrá eliminar eficazmente los silos y optimizar la productividad.

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Desafío del trabajo remoto #4: Falta de coordinación

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En un entorno de trabajo remoto, los métodos tradicionales de comunicación y organización de horarios ya no son una opción.

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Muchos equipos remotos sufren una falta de coordinación cuando intentan descubrir la mejor manera de trabajar solos y cumplir con los plazos, pero también de colaborar eficazmente como una unidad. Una de las ventajas que tiene un equipo en la oficina con respecto a un equipo remoto es que todos pueden coordinarse como una unidad a diario y asegurarse de que siempre están alineados en cuanto a las ideas, los hitos y los plazos.

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Cuando tu equipo remoto está desarticulado y carece de coordinación, corres el riesgo de no cumplir con los plazos de los clientes, de cumplir con los estándares de calidad incompatibles y de gestionar los proyectos de forma lenta.

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Solución: calendario compartido

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Una de las mejores maneras de solucionar este problema es encontrar una solución de administración del tiempo que ofrezca un calendario compartido.

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En combinación con el uso compartido de archivos, un calendario compartido permite a los equipos remotos coordinarse de manera eficaz y tener en cuenta a los demás miembros del equipo a la hora de realizar su trabajo diario. Con un calendario compartido, cualquier cambio que haga un líder de equipo se reflejará en tiempo real, de modo que todos los miembros del equipo pueden estar informados en todo momento.

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El impacto de la supervisión de los empleados

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La capacidad de monitorear la actividad de los usuarios de computadoras puede convertir un rastreador de tiempo en una herramienta integral de análisis de la fuerza laboral.

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¿Qué es el análisis de la fuerza laboral?

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Es el uso de datos y métricas para estudiar a los empleados de la fuerza laboral con el fin de mejorar el desempeño.

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Si eliges una herramienta de seguimiento del tiempo que incluya la supervisión de la carga de trabajo, como Insightful, puedes controlar los niveles de productividad de tu equipo remoto.

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Con el software de seguimiento de actividad para PC Insightful, puedes:

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• Rastrea automáticamente las horas facturables y no facturables
• Rastrea el uso de la
• Etiquete las actividades como «productivas», «neutrales» o «improductivas»
• Supervise la asistencia

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¡Y mucho más!

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Es difícil exagerar el impacto de una herramienta de supervisión de empleados, ya que lleva el tiempo que se recopilan los datos y los convierte en información útil sobre la productividad. Puede utilizar esta información para redefinir la productividad en un entorno de trabajo remoto y sacar el máximo provecho de su equipo de trabajo remoto.

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