Software de RRHH, big data y seguimiento del tiempo: cómo empezar a desarrollar estrategias empresariales basadas en datos

Durante las últimas dos décadas, el mundo empresarial ha experimentado una cantidad asombrosa de cambios y desarrollos. Entre el rápido auge de la innovación emergente, hay una tendencia que ha influido en la forma en que se gestionan las empresas de una manera casi sin precedentes: el cambio generalizado hacia la información y los procesos basados en datos.

Últimamente, el «big data» se ha convertido en un eslogan muy popular en los círculos empresariales. Pero, ¿qué es el big data?

En teoría, es un concepto bastante simple de definir: representa enormes conjuntos de datos provenientes de una variedad de fuentes que, cuando se analizan, pueden usarse para resolver muchos problemas comerciales diferentes e impulsar el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, en la práctica, los macrodatos son increíblemente complejos y su recopilación y análisis requieren mucha habilidad y herramientas altamente sofisticadas.

Sin embargo, una vez que consigas aprovechar su potencial, los macrodatos pueden ayudar significativamente a muchos aspectos de tu negocio: el desarrollo de productos, la experiencia del cliente, la seguridad y, sobre todo, los recursos humanos.

La recopilación y el análisis de conjuntos específicos de datos sobre sus empleados pueden resultar beneficiosos desde el punto de vista de los recursos humanos por muchas razones. Basta con pensar en términos de retención de empleados, adquisición de talento, satisfacción laboral, cumplimiento, desempeño y la interconexión de todas estas áreas.

Ahora, la pregunta es: ¿cómo se recopilan todos los datos necesarios?

Una forma es hacer uso de software de seguimiento del tiempo como punto de partida y una de las fuentes para recopilar datos estructurados e información cuantitativa sobre sus empleados. Vamos a discutir cómo se puede lograr esto en breve.

Según la definición tradicional, los macrodatos se caracterizan por su volumen (se obtienen muchos datos), la velocidad (se obtienen rápidamente) y la variedad (se obtienen de muchas formas diferentes). Como vamos a ver, el software de seguimiento del tiempo cumple los tres requisitos.

El volumen

El volumen de datos se refiere a la cantidad de información que logras recopilar. En el contexto del big data, esta cantidad es, bueno, grande. Sin embargo, el tamaño exacto de sus conjuntos de datos de recursos humanos dependerá en gran medida de la cantidad de empleados de su empresa.

El software de seguimiento del tiempo es capaz de proporcionar enormes cantidades de información. La cantidad de diferentes tipos de datos depende del tipo de software que tenga y analizaremos las posibilidades más adelante, pero lo realmente bueno de este sistema es que recopila datos sobre cada uno de los empleados que tiene. Si tiene 3000 empleados, obtendrá 3000 conjuntos de datos.

Por supuesto, puedes agregar estos datos en cualquier nivel para facilitar la visión general y el análisis, pero el hecho es que terminarás con un perfil detallado de seguimiento del tiempo de cada empleado. Todos estos informes y datos se pueden almacenar en la nube o, si deseas tener un mayor control sobre el volumen de datos, en tus propios servidores.

La velocidad

La alta velocidad de los macrodatos significa que su entrada es muy rápida, lo que permite analizar la información y actuar en función de ella con gran rapidez. Este aspecto es menos crucial para los RRHH que para, por ejemplo, la seguridad, pero sigue siendo importante poder acceder a los datos actuales y tomar decisiones a tiempo.

Aunque una gran parte de la funcionalidad del software de seguimiento del tiempo son los informes diarios y semanales, que también son los más fáciles de analizar, puedes acceder a todos los datos en tiempo real. Puede ver todos los cambios de forma inmediata y obtener la información necesaria en cualquier momento.

De esta manera, la afluencia de datos nunca se detiene y usted obtiene nuevos datos todo el tiempo, lo que le permite mantenerse actualizado.

La variedad

Por último, el aspecto de variedad del big data se refiere al hecho de que se obtiene información de muchas fuentes diferentes y de muchas formas diferentes. Lo que normalmente proporciona el software de seguimiento del tiempo son datos estructurados, lo que significa que son cuantificables y que los datos son altamente relacionales entre sí. Repasemos algunos de los varios tipos de datos que este software puede recopilar.

Obviamente, puede obtener una gran cantidad de datos de los empleados relacionados con el tiempo, como el tiempo dedicado a las tareas, el tiempo total dedicado a los proyectos, las horas facturables, la proporción entre el tiempo activo y el tiempo de inactividad e información sobre la asistencia de los empleados, como las entradas, las horas extras y las horas extras.

Otras formas de datos que puede recopilar están relacionadas con la presupuestación, la frecuencia de uso de diferentes aplicaciones y sitios web e incluso las métricas de productividad. También puedes obtener algunos datos no estructurados si es necesario, como capturas de pantalla.

Todo esto puede proporcionar una imagen bastante holística del desempeño y las rutinas de trabajo diarias de los empleados, y todo se actualiza en tiempo real. En última instancia, el análisis de estos datos resultará útil en muchos segmentos de los recursos humanos (cumplimiento, rendimiento, eficiencia de los empleados) y podría darte una idea de las razones subyacentes de algunas tendencias observadas, como la alta rotación de empleados o la baja productividad.

¿Qué sigue?

Una vez que implementes y comiences a usar el software de seguimiento del tiempo, los datos seguirán llegando. Es por eso que necesita una estrategia concreta para gestionar los macrodatos y utilizarlos para mejorar los procesos de recursos humanos.

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Por supuesto, el sistema de seguimiento del tiempo no puede ser su único canal para recopilar macrodatos; tendrá que combinarlo con otras fuentes diferentes para obtener una imagen verdaderamente completa de varios aspectos de su fuerza laboral. Una vez que lo tengas, puedes proceder a buscar patrones y obtener información útil. A partir de ahí, es solo un paso para tomar decisiones informadas que afectarán positivamente a su empresa y a sus empleados.

Conclusión

Los macrodatos parecen ser el futuro, no solo de la tecnología de la información, sino de otros aspectos de la estrategia empresarial, como los recursos humanos. Ya es hora de que comiences a elegir el método para obtener estos datos sobre cómo tus empleados realizan su trabajo, y una de las maneras más eficaces de lograrlo es con un software de seguimiento del tiempo. Una vez que tengas los datos, solo es cuestión de analizarlos cuidadosamente antes de obtener información valiosa que pueda mejorar tu empresa.

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