¿Es legal el monitoreo de los empleados?

La supervisión de los empleados puede ser algo habitual en muchos entornos laborales, pero no hay forma de escapar al misterio que rodea las implicaciones legales del seguimiento de la actividad de los empleados.

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Hay poco debate sobre las leyes en torno a la supervisión de los empleados, lo que hace que sea un tema difícil para los principales responsables de la toma de decisiones que desean evitar demandas y gastos legales.

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Tanto desde la perspectiva del empleador como del empleado, surgen muchas preguntas con respecto a la legalidad de la administración remota práctica, como:

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• ¿Es legal el monitoreo de empleados en su país?
• ¿Qué pasa si subcontratas tu trabajo a un equipo con sede en otro país?
• ¿Necesita el consentimiento de los empleados para monitorear sus equipos?

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Debido a la confusión de ambas partes, decidimos explorar las leyes de 10 países diferentes y presentarles algo de claridad sobre el tema. Los países tienen diferentes leyes y reglamentos relacionados con el control de los empleados y la privacidad en el lugar de trabajo, por lo que es importante conocer las leyes de los países en los que contratas.

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Descargo de responsabilidad: Este artículo proporciona información general y no debe utilizarse como asesoramiento legal. Ponte en contacto con tu equipo legal para obtener más información sobre normativas específicas.

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Vigilancia de empleados en EE. UU.

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En términos generales, las empresas pueden monitorear los equipos de la compañía. Sin embargo, no se les permite rastrear los correos electrónicos personales. Sin embargo, de conformidad con la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986, los empleadores pueden vigilar las comunicaciones verbales y escritas en algunos casos (según el estado).

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Dado que las leyes de los Estados Unidos varían según el estado, algunas de ellas exigen que el empleador notifique previamente a los trabajadores sobre el software de seguimiento de usuarios, mientras que en otras es completamente legal que las empresas rastreen a los empleados sin su consentimiento.

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En los EE. UU., los tribunales suelen determinar que la expectativa de privacidad en el trabajo es limitada durante el trabajo. Sin embargo, los empleados reciben cierta protección contra la supervisión electrónica, en determinadas circunstancias, como los contratos sindicales.

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Algunos estados de EE. UU. exigen a las empresas que notifiquen a los trabajadores sobre la supervisión de la actividad de los usuarios, mientras que en otros es innecesario.

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Para resumir:

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• Los dueños de negocios tienen el derecho de monitorear las comunicaciones si tienen una buena razón para hacerlo
• Los empleadores pueden rastrear la actividad de los empleados con su consentimiento, aunque esto varía de un estado a otro
• Los empleadores tienen derecho a monitorear la actividad en las computadoras propiedad de la empresa

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La transparencia es clave en este sentido: si expresas abiertamente tus intenciones de supervisar a los empleados con tu fuerza laboral, protegerás mejor a tu empresa de las acciones legales, ya que todo el mundo está al tanto.

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Seguimiento de empleados en la UE

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La Unión Europea no tiene regulaciones específicas relacionadas con la supervisión de los empleados, por lo que, como referencia, la mayoría de las empresas utilizan el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que se introdujo por primera vez en 2018.

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El RGPD exige que los interesados (en este caso, los empleados) den su consentimiento antes de que comience la supervisión. Sin embargo, los empleadores también pueden rastrear a los empleados basándose en un interés legítimo, si realizan una evaluación del interés legítimo y tienen motivos justificados para procesar los datos sin su consentimiento.

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El GDPR también exige que los empleadores realicen una evaluación del impacto en la privacidad antes de implementar el software, a fin de determinar las necesidades y los desafíos que podrían surgir una vez que se instale el software corporativo de monitoreo de computadoras.

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El RGPD también se aplica a las empresas que contratan a ciudadanos de países europeos, por lo que vale la pena tener esto en cuenta si subcontratas servicios empresariales.

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Supervisión de empleados en el Reino Unido

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Dado que el Reino Unido opera fuera de la jurisdicción de la UE tras la votación del Brexit de 2020, cuenta con sus propias leyes para la supervisión de los empleados.

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Según el Sitio web del gobierno del Reino Unido, los empleadores pueden supervisar la actividad de los empleados siempre que:

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• Está claramente comunicado en el contrato de trabajo
• Se indica si se permiten correos electrónicos y llamadas personales

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Específicamente en lo que respecta a la supervisión informática, el Reino Unido cumple con la Ley de Protección de Datos de 2018 y, por lo tanto, puede suponer que la supervisión está bien siempre que cuente con el consentimiento de los empleados.

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Monitoreo y vigilancia de empleados en Australia

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Si bien no existe una ley específica sobre la vigilancia de los empleados en Australia, se espera que los empleadores consulten las leyes australianas, estatales y territoriales para obtener orientación sobre las prácticas de monitoreo.

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En la mayoría de los casos, normalmente se permite al empleador instalar programas informáticos para supervisar la actividad en los ordenadores que proporciona para trabajar.

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Además, se debe notificar a los empleados que serán monitoreados, en un lenguaje sencillo y claro, no menos de 14 días antes de la instalación/activación.

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¿Se puede monitorear a los empleados en el lugar de trabajo en la India?

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Según la Ley de Empleo y Trabajo de la India, el empleador tiene derecho a supervisar actividades de los empleados, sistemas, instalaciones, correos electrónicos de la empresa, tarjetas SIM, auriculares y ordenadores. La base de la supervisión es la protección de la información confidencial y de propiedad exclusiva de la empresa.

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Para notificar a los empleados, la organización puede crear políticas que describan dichas actividades. Si la supervisión va más allá de las instalaciones de la empresa o se determina que constituye una violación del derecho de los empleados a la privacidad, es posible que la organización tenga que justificar la supervisión.

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¿Es legal el seguimiento de empleados en Canadá?

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Las leyes canadienses sobre la privacidad en el lugar de trabajo son claras.

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Los empleadores deben informar a los trabajadores qué datos personales se recopilarán, usarán y divulgarán. Se debe notificar a todos los trabajadores sobre las políticas relacionadas con el uso de la web, el correo electrónico y el teléfono. Y también se les debe notificar si están sujetos a una vigilancia aleatoria o continua por parte de los empleados.

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Los empleadores no deben recopilar, usar ni divulgar datos de los empleados sobre salarios y beneficios, archivos de personal formales e informales, cintas de vídeo o audio y registros de navegación web, correo electrónico y pulsaciones de teclas sin el conocimiento o el consentimiento de los empleados.

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¿Se pueden monitorear las computadoras de los empleados en Nigeria?

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Actualmente, Nigeria no cuenta con leyes de protección y privacidad de datos específicas y exhaustivas.

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En general, los empleadores deben obtener el consentimiento de los empleados antes de usar y almacenar la información personal.

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Cuando se trata de asegurarse de que los empleados sigan las políticas de la empresa y cualquier ley o reglamento, los empleadores pueden utilizar software de monitoreo de computadoras. Sin embargo, es aconsejable que los trabajadores estén informados de la supervisión.

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Supervisión de empleados en Rusia

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En Rusia, los empleadores no deben supervisar las conversaciones telefónicas, pero pueden controlar la hora de las llamadas y los números de teléfono de los participantes. Cuando se trata de monitorear los dispositivos corporativos, está permitido, pero se debe informar a los empleados sobre el software de seguimiento corporativo y recomendarles que solo usen estos dispositivos con fines comerciales.

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Los documentos y políticas internos permiten a las empresas supervisar a los trabajadores en Rusia, pero el control no debe constituir una violación de la privacidad de los empleados.

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Supervisión de trabajadores en los Emiratos Árabes Unidos

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La ley de los Emiratos Árabes Unidos permite a los empleadores supervisar las propiedades de la empresa, incluidas las computadoras, los teléfonos, otros dispositivos electrónicos, el contenido del correo electrónico, las pulsaciones de teclas, etc. Sin embargo, los empleados deben conocer plenamente las prácticas y deben dar su consentimiento previo.

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Las leyes federales de los Emiratos Árabes Unidos protegen a los empleados, ya que tienen derecho a la privacidad personal y, si no están de acuerdo con el procesamiento de datos personales y confidenciales, el empleador no puede supervisarlos.

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Monitoreo del personal en Malasia

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Si el equipo de trabajo pertenece a la empresa, el empleador tiene todo el derecho de controlar los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y el uso general del equipo proporcionado por los empleados para fines laborales.

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De acuerdo con el principio de notificación y elección, el empleador debe emitir una notificación por escrito en inglés y malayo para informar a los empleados sobre el seguimiento de los empleados, más precisamente qué datos personales se recopilan, por qué, durante cuánto tiempo se conservarán, etc.

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Monitoreo de empleados en Finlandia

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Finlandia tiene las leyes y políticas más estrictas con respecto a la protección de datos, así como a las relaciones entre empleados y empleadores. Las empresas tienen un derecho muy limitado a supervisar los correos electrónicos, las llamadas y el uso de ordenadores, ya que están protegidos por la privacidad de la comunicación.

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Sin embargo, los empleadores pueden emitir un reglamento u orientación sobre las mejores prácticas para el uso del equipo de la empresa.

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El resultado final

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Como punto de partida, el monitoreo de los dispositivos de trabajo en la mayoría de los países es completamente legal.

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Sin embargo, en algunos casos, se necesita el consentimiento, mientras que en otros se pueden supervisar los correos electrónicos, pero no las pulsaciones de teclas, etc. La legalidad del alcance del seguimiento de los empleados depende de las leyes locales, estatales o federales.

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El software de monitoreo de computadoras La industria se está expandiendo a un ritmo acelerado, y si está buscando monitorear a sus empleados, debe saber algunas cosas.

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‍Actualizado el 12 de junio de 2023