La tecnología moderna ha cambiado el panorama corporativo en más de un sentido. Herramientas como seguimiento remoto del tiempo de los empleados, las aplicaciones de mensajería instantánea, varias plataformas de colaboración y otras han permitido la difusión del trabajo remoto, lo que supone un gran paso hacia un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados y una mayor reserva de talentos para que las empresas puedan contratar.

También ha permitido la comunicación instantánea en tiempo real entre compañeros de trabajo de diferentes países y zonas horarias. Esto ha transformado por completo la forma en que los empleadores administran su fuerza laboral remota y también ha alterado significativamente las expectativas de los gerentes y los flujos de trabajo de los equipos. Sin embargo, no todos estos cambios son para bien.

La comunicación a larga distancia se cita como una de las mayores desafíos del trabajo remoto. Esto se debe a que la comunicación con los equipos remotos es en gran medida asincrónica; en otras palabras, hay un intervalo de tiempo entre el momento en que les envías un mensaje y el momento en que lo leen y responden. Por lo general, este desfase se considera un problema y muchos directivos están intentando reducirlo lo más posible.

Sin embargo, como vamos a ver, adoptar la comunicación asincrónica con equipos distribuidos no solo no tiene por qué ser un problema, sino que, de hecho, puede ser beneficioso para productividad de los empleados remotos.

‍

Por qué la comunicación en tiempo no real puede (pero no debe) considerarse un problema

En pocas palabras, en la mayoría de los casos, la comunicación asincrónica se considera un problema solo porque no se ajusta a sus expectativas. Esperas que tus empleados remotos estén disponibles y respondan de inmediato. Esperas que respondan a todos los mensajes en menos de 5 minutos. Esta es solo la norma. Pero no hay razones reales por las que sus expectativas deban inclinarse constantemente hacia una comunicación más sincrónica.

Una posible preocupación acerca de permitir que los empleados te respondan a su debido tiempo es el hecho de que tendrás que soltar la correa. En otras palabras, es posible que no puedas estar al tanto de las cosas preguntando a los trabajadores remotos en qué están trabajando. Sin embargo, este tipo de microgestión no es buena para empezar y, de todos modos, deberías intentar atenuarla. Todo es cuestión de confianza: si tus empleados terminan sus tareas a tiempo y su trabajo está a la altura de tus estándares, entonces no tienes ningún problema. Como alternativa, puedes utilizar un software de seguimiento remoto del tiempo de los empleados para ver en qué tarea está trabajando cada empleado en cada momento sin tener que ponerte en contacto con ellos.

Otra cosa acerca de la comunicación casi en tiempo real que muchos empleadores aprecian es la posibilidad abierta de asignar tareas urgentes de última hora. Si bien esto es ciertamente inevitable en algunas situaciones, es una mala práctica permitir abrir nuevas tareas en cualquier momento dado, sin importar lo insignificantes o «pequeñas» que sean, y esperar que los empleados las hagan tan pronto como usted les diga que lo hagan. En primer lugar, crea mucho estrés entre los empleados y, en segundo lugar, fomenta una planificación perezosa.

Sin embargo, permitir que los empleados remotos pospongan la respuesta a los mensajes en combinación con el uso de un software de seguimiento del tiempo de los empleados remotos para mantenerse al día sobre lo que sucede puede solucionar estos problemas y hacer que su equipo sea más productivo.

Cómo hacer que la comunicación asincrónica funcione

Para adoptar esta forma de trabajar y comunicarse con su fuerza laboral remota, lo primero que debe hacer es ajustar su actitud ante ella. En lugar de ver la comunicación asincrónica como un obstáculo, intenta verla como una oportunidad para que los empleados se concentren en su trabajo. La cuestión es que trabajar intensamente concentrado en tareas significativas, aunque solo sea durante un par de horas, es mucho mejor que todo un día distraído con mensajes y correos electrónicos. El trabajo profundo hace que los empleados sean más productivos, que sus resultados sean de mayor calidad y que sus mentes sean más creativas. Por lo tanto, el primer paso es permitir que los empleados se concentren en su trabajo y respondan a sus mensajes más adelante.

Lo siguiente que deberías considerar es implementar el seguimiento remoto del tiempo de los empleados para que puedas monitorear a tus trabajadores sin interrumpir su flujo con mensajes de texto, llamadas o reuniones. El seguimiento remoto del tiempo de los empleados te dirá todo lo que necesitas saber: quién está activo, en qué están trabajando, qué herramientas utilizan y mucho más.

Por supuesto, asincrónico no significa desorganizado o inexistente. Es necesario establecer algunas reglas para que tus equipos puedan seguir funcionando y colaborar sin problemas. Por ejemplo, establece el requisito de que todos los mensajes se respondan en un plazo de 24 horas. Es tiempo suficiente para que los empleados encuentren el momento adecuado para centrarse en la comunicación y, sin embargo, no demasiado tiempo para que el problema pase a ser irrelevante o para que la falta de realización de una tarea provoque un daño irreparable. Además, debes tener en cuenta que tus mensajes tienen que ser lo más claros y detallados posible, ya que cualquier necesidad de aclaración puede acabar tardando un par de días.

Al final del día, la comunicación asincrónica requiere un cambio drástico en el proceso de planificación y en la cultura de la empresa. Así que asegúrate de tener un conjunto claro de directrices y políticas sobre lo que se espera de ti y de tus empleados y, por supuesto, no olvides incorporar adecuadamente a tus trabajadores remotos.

Cuando se hace bien, este sistema de comunicación interna es extremadamente efectivo y beneficioso, no solo como parte de gestión remota de equipos estrategia, pero posiblemente también para el personal de la oficina.

¿Cuáles son los beneficios?

Si a tus empleados se les permite concentrarse en la tarea en la que están trabajando todo el tiempo que necesiten y, luego, dedicar una o dos horas al día solo a ponerse al día con el correo y los mensajes, aumentarán su productividad general. Este es el beneficio más importante de la comunicación asincrónica: elimina las distracciones y se concentra en el trabajo intenso.

No tener que responder a todos los mensajes de forma instantánea también reducirá el estrés al que se enfrentan mientras trabajan. Podrán organizar su propio tiempo: trabajar mientras están en la zona y responder a los mensajes cuando necesiten descansar un poco de las exigentes tareas cognitivas.

Sin embargo, esta forma de comunicación no solo beneficia a sus empleados. También es bueno para ti. Por un lado, obliga a planificar mejor: no puedes confiar en que los empleados puedan aceptar una tarea 3 horas antes de la fecha límite, por lo que tendrás que organizar tu flujo de trabajo de la manera más óptima posible y aprender a establecer prioridades.

Y, por último, otra gran ventaja de dejar de lado la necesidad de obtener una respuesta instantánea a cada mensaje es el hecho de que resuelve los problemas de zona horaria y abre la posibilidad de contratar a los mejores talentos de todo el mundo sin necesidad de que trabajen a las 11 de la noche.

Conclusión

La forma asincrónica de comunicación dista mucho de ser estándar en el acelerado mundo empresarial actual. Sin embargo, como hemos demostrado, no es imposible, especialmente con buenas políticas, con la incorporación y, posiblemente, incluso con el seguimiento remoto del tiempo de los empleados. Y una vez que logre implementar esta forma de comunicación, se encontrará con una fuerza laboral remota productiva y sin estrés.