Las 5 cosas que la gestión de proyectos debe hacer para los equipos híbridos

Los equipos híbridos se enfrentan a desafíos únicos en la fuerza laboral actual, pero los cambios en las estrategias de gestión de proyectos pueden marcar la diferencia.

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La fuerza laboral actual está cambiando a medida que más empleados prefieren el trabajo remoto en lugar del modelo de oficina tradicional. Al no querer trabajar de forma totalmente remota, muchas organizaciones se están adaptando a estas nuevas exigencias mediante la utilización de un entorno de trabajo híbrido.

Sin embargo, con una nueva forma de operar vienen nuevos desafíos, particularmente en lo que respecta a la gestión de proyectos. Afortunadamente, los líderes de las empresas pueden resolver estos problemas con algunos consejos eficaces para la gestión del tiempo y la productividad.

¿Su organización ha cambiado a un entorno de equipo híbrido? Si es así, analicemos cinco aspectos imprescindibles de la gestión de proyectos para los equipos híbridos que buscan mejorar el trabajo en equipo y la productividad en el lugar de trabajo.

5 consejos de gestión de proyectos para equipos híbridos

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Los equipos híbridos se enfrentan a un desafío único: colaborar en proyectos de forma remota. Si bien algunos miembros de tu equipo pueden trabajar en la oficina, otros pueden trabajar desde casa en varias zonas horarias.

Sus tácticas estándar de gestión de proyectos seguirán siendo beneficiosas, pero adaptarse a las nuevas estrategias y ajustar su forma de trabajar puede resultar valioso. Dicho esto, analicemos 5 formas de aumentar la productividad en una empresa con un equipo híbrido.

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1. Aproveche al máximo el tiempo en la oficina con sus compañeros de equipo

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Como descubrirán los equipos híbridos, es posible realizar una gran cantidad de trabajo fuera de la oficina. De hecho, la productividad puede incluso aumentar, ya que los empleados están mucho más satisfechos con su nuevo espacio de trabajo.

Dicho esto, es normal encontrar obstáculos cuando se trabaja con compañeros de equipo remotos. Por ejemplo, capacitar a tus compañeros de equipo en un nuevo programa o trabajar en un nuevo proyecto o concepto puede ser más difícil de lograr en línea (incluso cuando tienes las mejores herramientas de productividad en equipo).

Para combatir estos problemas, aproveche al máximo el tiempo presencial en la oficina para realizar tareas que pueden no ser adecuadas para la comunicación en línea. De esta forma, los miembros de tu equipo están preparados para abordar sus proyectos desde casa, ya que han recibido respuestas a todas sus preguntas e inquietudes en la oficina.

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2. Estructure su modelo híbrido para satisfacer las necesidades de su proyecto

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No todos los tipos de trabajo son adecuados para un entorno de trabajo remoto. Si bien el equipo de desarrollo o el equipo de marketing de una organización pueden colaborar fácilmente en los proyectos desde casa, otros departamentos, por ejemplo, los equipos de ventas, pueden tener una mayor necesidad de estar en un solo lugar.

En lugar de establecer el mismo modelo de trabajo para todos, cree un modelo híbrido que funcione mejor para cada equipo de su organización. Esto permitirá a sus equipos operar de manera más eficaz en función del contexto de su estructura, función y roles individuales.

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3. Analice la productividad y realice los ajustes necesarios con regularidad

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Para la mayoría de las organizaciones, un modelo de trabajo híbrido es en gran medida un experimento vivo. Para sacar el máximo provecho de tus esfuerzos, querrás contar con las mejores herramientas de productividad del equipo que puedan proporcionarte información sobre el rendimiento.

Por supuesto, ¿qué es la productividad y por qué la productividad es un tema tan importante para los equipos híbridos? Definir la productividad empresarial en el nuevo modelo de trabajo híbrido requiere una forma renovada de medirla y analizarla.

Simplemente, ya no basta con medir las aportaciones de todos los empleados de la misma manera. Debe implementar herramientas y sistemas que le permitan ver los datos de productividad remotos y en la oficina como dos segmentos distintos. De este modo, comprenderá dónde trabajan mejor los empleados y perfeccionará su estructura híbrida.

Una vez que haya establecido sistemas de productividad con enfoque híbrido, realice un seguimiento y analice datos como el tiempo que tarda su equipo en completar determinadas tareas o proyectos, cuánto trabajo se realiza a diario o semanalmente y dónde algunos miembros del equipo parecen tener dificultades. A continuación, desglosa estos datos en función de la ubicación de los empleados.

Puede aprovechar estos datos para capacitar mejor a sus empleados y proporcionarles las herramientas que necesitan para aumentar su productividad. Si hay algún problema en tu modelo de trabajo híbrido, los datos disponibles también te ayudarán a identificarlo y resolverlo rápidamente.

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4. Establecer sistemas de comunicación y colaboración en toda la organización

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Un elemento que parece afectar a muchos equipos híbridos es la abundancia de herramientas. La tecnología puede ser nuestra aliada en un entorno remoto. Sin embargo, no tener herramientas o estructuras establecidas puede impedir fácilmente que nos comuniquemos y colaboremos de manera eficaz, incluso con mejores herramientas de productividad para equipos de tu lado.

Para evitar que tu equipo se desconecte y se desarticule, pídele a tu equipo que utilice una herramienta acordada universalmente para cada propósito. Por ejemplo, para chatear, confía en una herramienta como Slack. Lo mismo ocurre con las videollamadas, selecciona una sola herramienta como Zoom. Y si estás buscando una herramienta de colaboración, encuentra un CRM que te ayude a ti y a tu equipo a mantenerse conectados y al día.

Cuantas menos herramientas tenga (y más eficaces sean), más fácil será mantener el trabajo en equipo y la productividad en el lugar de trabajo.

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5. Esté al tanto de la ubicación del equipo y planifique con anticipación

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Cuando tienes una fuerza laboral híbrida, es fácil olvidar que algunos de tus compañeros de equipo pueden estar trabajando en diferentes zonas horarias. Cuando esto sucede y te esfuerzas por completar un proyecto, es posible que acabes esperando a un compañero de equipo al que no puedas contactar en ese momento.

Planifica con anticipación anotando la ubicación de cada miembro del equipo y la zona horaria en la que se encuentra para asignar las tareas y los plazos en consecuencia. De esta forma, puedes evitar asignar trabajo extra a otros cuando tengas poco tiempo.

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Los modelos híbridos funcionan, pero solo con una planificación y ejecución adecuadas

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El modelo híbrido es nuevo para muchas organizaciones. Por lo tanto, el cambio a un entorno de trabajo dividido entre remoto y en la oficina puede requerir algo de tiempo y una estrategia cuidadosa. Lo primero de la lista es ajustar tu enfoque de la gestión de proyectos para que el trabajo híbrido sea efectivo para tus equipos.

Ya sea que te enfrentes a compañeros de equipo en diferentes zonas horarias, que tengas demasiadas herramientas o que tengas dificultades para trabajar con compañeros de equipo que están fuera de la oficina, las cinco cosas imprescindibles para la gestión de proyectos servirán de guía para la productividad que te ayudarán a gestionar proyectos y fomentar trabajo en equipo y productividad en el lugar de trabajo!