Tómatelo con calma: 11 hábitos de trabajo contradictorios para hacer que el tiempo de tu equipo cuente

A medida que el agotamiento de los empleados ha ido en aumento, también lo ha hecho una nueva tendencia de productividad. Bueno, no lo es exactamente nuevo, pero está regresando. Productividad lenta se centra en garantizar que el volumen de trabajo de los empleados se mantenga en un nivel sostenible.

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La visión clásica de la productividad siempre ha sido que cuanto mayor sea el rendimiento, mejor. Pero, ¿es esto necesariamente cierto para todos los puestos y para todos los sectores? Naturalmente, la naturaleza única y variable de las diferentes industrias requeriría diferentes enfoques de la productividad.

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El enfoque de productividad lenta puede no ser para todos, pero es especialmente adecuado para aquellos cuyos niveles de agotamiento de los empleados se han disparado desde COVID: industrias basadas en el conocimiento.

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Debido a la naturaleza de muchas profesiones basadas en el conocimiento, los plazos más largos con objetivos centrados en un menor número de tareas de alta calidad están completamente dentro del ámbito de lo posible. De hecho, cualquier sector que dependa en gran medida de la innovación y la creatividad hará bien en adoptar una mentalidad de productividad sostenible.

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Entonces, ¿cómo puede fomentar un enfoque de productividad sostenible en sus equipos? ¿Qué nuevos hábitos laborales necesitas para ayudarlos a cultivar? ¿Cómo puede ayudar el software de productividad de los empleados?

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¡Sigue leyendo para descubrirlo!

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11 hábitos de trabajo para fomentar una mentalidad de productividad sostenible en su equipo

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Cambiar a una nueva mentalidad de la noche a la mañana no es plausible. Así que ten en cuenta que necesitarás entrenar activamente a tu equipo para cambiar su perspectiva e instalar nuevos hábitos de trabajo.

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Una excelente manera de hacerlo es diseñar y dirigir un taller para presentar qué es la productividad sostenible, por qué crees que es un mejor enfoque para tu equipo y cómo pueden cultivar nuevos hábitos de trabajo centrados en ella.

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#1 Reduzca la velocidad y deje de realizar múltiples tareas

El primer hábito de trabajo que debes cultivar en tu equipo puede parecer obvio para productividad lenta, pero es más fácil decirlo que hacerlo. Tenga en cuenta que a la mayoría de nosotros nos han enseñado que, para maximizar nuestra productividad, tenemos que esforzarnos y esforzarnos.

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Por lo tanto, para que la productividad lenta sea efectiva, el primer paso es alentar a los empleados a cambiar su perspectiva y dejar de lado la idea de que la ansiedad subyacente constante es una fuerza impulsora necesaria para que sean productivos.

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Empieza por abordar el mito de la multitarea. Cuando un empleado tiene muchas tareas pendientes a la vez, se siente inclinado a trabajar más rápido en varias cosas simultáneamente. Pero esta no es una forma eficaz de trabajar; cuando se cambia constantemente de una tarea a otra, se pierde eficiencia. Así que entrena a tu equipo sobre cómo trabajar deliberadamente, centrándose en una tarea a la vez.

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Comparte los siguientes consejos con tu equipo para evitar la multitarea:

• Reserva un tiempo para distraerte. Mirar tu teléfono o acceder a las redes sociales inmediatamente después de despertarte te pone en un estado mental reactivo en lugar de proactivo. Espera hasta que tengas tiempo para planificar tu día y reserva una hora específica para dedicarte a actividades que te distraigan, de modo que no interrumpan tu tiempo de trabajo intenso.
  
  
• Prioriza tus tareas. Haz una lista de prioridades. Cuando se trate de tareas laborales, elige al menos tres que aporten el mayor valor y priorízalas.
  
  
• Mantenga limpio su espacio de trabajo. El desorden distrae. Te será difícil concentrarte en un entorno caótico y que te distrae. Mantenga siempre limpio su escritorio.

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#2 Reduzca el tiempo dedicado a las tareas

Enseñe a su equipo cómo adaptar su gestión del tiempo a un enfoque de productividad lenta. Aunque una vez más pueda parecer contradictorio, al limitar la cantidad de tiempo que dedican a una tarea importante, crearán un mayor sentido de urgencia en torno a ella, lo que los motivará a trabajar en profundidad y a evitar postergar las cosas.

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Al trabajar de esta manera de manera constante, su equipo reducirá la cantidad total de horas dedicadas a trabajar y, al mismo tiempo, mejorará la calidad de su trabajo. Esta técnica de ahorro de tiempo mejorará no solo la productividad, sino también el bienestar y la moral.

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Consejo: La mayoría de nosotros no sabemos cuánto tiempo dedicamos realmente a diferentes tareas. Aquí es donde el software para monitorear la productividad de los empleados puede resultar realmente útil. No solo son seguimiento de la productividad de los empleados herramientas útiles para ti como gerente, pero también puedes proporcionar un informe de análisis de productividad a cada miembro de tu equipo para que puedan entender sus propios hábitos productivos, como cuánto tiempo dedican a diferentes tareas y cuándo.

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Después de todo, la mejor manera de hacer un seguimiento de la productividad de los empleados es permitirles hacer un seguimiento por sí mismos y aprender a maximizar su propia productividad.

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#3 Despriorizar

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Cuando se trata de una productividad sostenible, el primer paso para establecer prioridades de manera efectiva es eliminar las prioridades. Es decir, considerar que más tareas carecen de importancia. La mayoría de las personas se sienten inclinadas a dedicarse a tareas más pequeñas y a quitárselas del camino para no sentir el peso que tienen sobre sus cabezas antes de pasar a tareas más importantes.

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Pero cuando surgen pequeñas tareas intrascendentes a lo largo del día, pueden acumularse y consumir tus horas productivas antes de que te des cuenta. Así que, para evitar que tu equipo termine el día preguntándose a dónde ha ido a parar todo su tiempo, enséñales a priorizar solo unas cuantas tareas por día que aporten más valor. Después de todo, no todas las tareas se crean de la misma manera.

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Consejo: Los empleados deben programar sus tareas de la manera más adecuada a su ritmo de trabajo natural. Por ejemplo, comprender cuándo estás más concentrado será extremadamente útil para saber cuándo trabajar en las tareas de máxima prioridad y en las de menor prioridad. Las tareas de máxima prioridad deben programarse durante el momento en que esté más concentrado.

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Al usar un software de seguimiento de la productividad de los empleados y dar a tu equipo acceso a su propio panel de productividad de los empleados, podrán usar sus propios datos históricos para comprender mejor cuándo son más productivos. Esto les ayudará a priorizar mejor sus actividades.

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#4 Aprende a decir no

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Este es uno grande. Enseñar a tu equipo a mantener una carga de trabajo sostenible aprendiendo a decir simplemente no a las tareas y solicitudes adicionales puede marcar una diferencia significativa. Como muchos empleados quieren demostrar que son capaces y que trabajan en equipo, habitualmente asumen más tareas de las que pueden gestionar de forma realista, lo que es un camino rápido hacia el agotamiento.

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Hable con los empleados sobre cómo proteger su tiempo y energía y expréselo de manera diplomática. Por ejemplo, cuando se les presente una solicitud, enséñeles a seguir estos pasos:

• Evalúe la solicitud: No se limite a decir que sí de inmediato; primero, obtenga detalles sobre lo que realmente se necesita. Ex. ¿Cuáles son los parámetros? ¿Cuál es la fecha límite? ¿Qué importancia tiene la tarea? ¿Cuánto tiempo y energía requerirá?
  
  
• Conozca sus prioridades: Aquí es donde es importante conocer tus prioridades; cuando se te presente una solicitud, ya deberías tener una idea de lo que necesitas lograr ese día y de lo urgente que es. Entender tus propias prioridades te ayudará a comunicárselas a los demás.
  
  
• Sea directo: No te limites a poner excusas por las que no puedes hacer algo. Sé honesto al decir que simplemente no tienes la capacidad de asumir nuevas tareas en este momento. Al capacitar a tu equipo sobre el enfoque de la productividad sostenible, será importante hacer hincapié en esto para que tu equipo pueda comunicarse al respecto fácilmente y con empatía.
  
  
• Proponga una solución diferente: Si no puedes realizar la tarea solicitada ahora mismo, ofrécele un momento alternativo en el que puedas ayudar u ofrécete a hacerte cargo de una parte de la tarea.
  
  
• Genere confianza con sus colegas: Cuando establezca límites para proteger la integridad de su trabajo y proteger su bienestar, esto será evidente para sus colegas. Te crearás una reputación no solo como una persona que dice «sí», sino también como alguien que valora la producción de un trabajo de calidad.
  
  
• Practica cómo decir no: Suena tonto, pero puede hacer que decir no sea mucho más cómodo. Practicar cómo decir no diplomáticamente es un buen ejercicio para incluir en un taller de productividad lenta.

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#5 Deja de ser perfeccionista

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La necesidad de perfeccionismo puede agotar nuestro tiempo y energía. Y la realidad es que, de todos modos, nunca se espera realmente la perfección de nosotros. Es natural crear trabajos que requieran cambios, sin importar cuánto te esfuerces por completar algo «a la perfección».

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Podemos ser bastante duros con nosotros mismos, así que aconseja a tu equipo que busque la opinión de los demás antes de esforzarse por hacer algo perfecto. A menudo, lo que consideras imperfecto, tus colegas lo verán como un trabajo de calidad. A veces necesitamos esta nueva perspectiva para salir de las arenas movedizas del perfeccionismo.

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Recuerda el Principio de Pareto, que es una filosofía básica detrás de la productividad lenta: el 80% de los resultados normalmente provienen de solo el 20% del trabajo. Así que aprende a sentirte cómodo con la imperfección.

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#6 Mantenga las distracciones a distancia

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Literalmente. Los estudios psicológicos han demostrado que si las posibles distracciones (personas, teléfonos, bocadillos) se alejan de una distancia que tarda más de 20 segundos en llegar, es más probable que nos centremos en nuestra tarea y aumente la eficiencia. Así que aconseja a tu equipo que mantenga su entorno libre de distracciones alejándolos de un campo de tiro que sea fácilmente accesible.

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#7 Evite el trabajo pesado

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El trabajo ajetreado nos engaña haciéndonos creer que somos productivos simplemente porque estamos ocupados. El problema del trabajo pesado es que produce poco valor real. El trabajo ajetreado es en realidad una estrategia de evitación, otra forma de procrastinación que nos permite posponer un trabajo importante sin sentir que hemos sido improductivos.

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Recuérdeles a sus equipos que se cansen del trabajo pesado y que recuerden anteponer siempre las tareas que generan el mayor valor. No se deje engañar por la ilusión de la productividad.

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Consejo: Herramientas de supervisión de la productividad puede volver a utilizarse aquí para ayudar a su equipo a comprender exactamente cuánto tiempo pueden estar dedicando a actividades que no aportan ningún valor real. La supervisión de la productividad ofrece información valiosa y práctica tanto para los líderes como para los empleados.

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#8 No te limites a hacer, piensa

Con una productividad lenta, «pensar» se valora tanto, si no más, que «hacer». Esta es otra razón por la que la productividad sostenible es adecuada para tantas industrias basadas en el conocimiento. Entrene a su equipo para que piense antes de actuar y reflexione sobre el propósito de sus actividades y qué es exactamente lo que están intentando lograr. Al hacerlo, se asegurarán de que han priorizado su tiempo correctamente y de que se mantienen en el buen camino para producir un trabajo valioso.

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#9 Disfruta de tu trabajo

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El trabajo no debería ser una carga. Como gerente, puedes ayudar a tu equipo a disfrutar de su trabajo dividiendo las largas semanas de trabajo con actividades de trabajo en equipo u otras actividades sociales para relajarse. También puedes considerar con tu equipo cómo cambiar tu entorno de trabajo para hacerlo más atractivo y divertido. Los descansos frecuentes son esenciales para una productividad lenta y eficaz.

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Las actividades centradas en salirse del estricto «modo de trabajo» también pueden brindar oportunidades para discutir temas laborales con los colegas y compartir ideas de manera informal entre sí. Al eliminar la presión de producir ideas, es posible que descubras que las nuevas ideas surgen de forma natural.

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#10 Mantente a la vanguardia

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Muchas personas se jactan de que «trabajan bien bajo presión», sobre todo porque esto es algo que a los empleadores tradicionalmente les ha gustado escuchar. Pero el hecho es que nadie trabaja realmente mejor bajo presión. Por esta razón, debe evitarse en la medida de lo posible.

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Una mentalidad de productividad sostenible no tiene cabida para la procrastinación. El objetivo es disponer del mayor tiempo posible para crear un trabajo de calidad del siguiente nivel. Pero el tiempo por sí solo no es suficiente, por eso es tan importante que los gerentes capaciten a sus equipos sobre cómo adoptar adecuadamente esta mentalidad y hacer que funcione para ellos.

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#11 Sé decisivo

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Esto va de la mano con no ser tan perfeccionista. Perder el tiempo analizando meticulosamente las decisiones puede obstaculizar su capacidad para trabajar de forma proactiva. Alienta a tu equipo a evitar analizar las opciones sin parar y a no tener miedo de tomar decisiones con confianza y hacerlas suyas. Este es otro buen ejercicio que se puede practicar en un taller de productividad lenta.

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