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Nos basamos en consejos generales de productividad, pero Amie también compartió algunas ideas sobre lo que los gerentes pueden hacer para cambiar su cultura de productividad y maximizarla. Echa un vistazo a la grabación del vídeo o lee la transcripción completa a continuación.

Workplus: Hola a todos, soy Bojana de Workpuls. Estoy aquí con Amie Devero.

Amie Devero: Devero, Amie Devero.

Workplus: (Devero, lo siento.) Así que es directora general de Beyond Better, pero también es asesora ejecutiva y personal y consultora de gestión. Estamos hoy aquí en Workpuls Productivity Talks para hablar sobre la productividad, por supuesto. Para obtener más información sobre Amie y lo que hace y cómo ayuda a las empresas a aumentar la productividad, pero también para que comparta algunos consejos con todos nosotros sobre cómo podemos aumentar nuestra propia productividad o ayudar a nuestros equipos a aumentar la suya. Así que empecemos, puedes contarnos primero un poco sobre qué es lo que haces, qué tipo de servicios ofreces y, después, podemos continuar.

Amie Devero: Claro, Beyond Better es una empresa de consultoría estratégica principalmente y de coaching ejecutivo. Y trabajo principalmente, no del todo, sino principalmente, con empresas emergentes de tecnología de alto crecimiento, pero no como las empresas emergentes en fase inicial, aquellas que ya tienen la serie A o la serie B. Así que están en el proceso de ampliar un equipo y hacer la transición de ser una familia pequeña e íntima, por así decirlo, a ser una empresa. La razón por la que creo que acabé haciendo esto con ustedes es porque una de las cosas que se convierte en un problema cada vez mayor a medida que las empresas crecen es la exigencia de tiempo a los líderes. Por eso, la verdad es que tienen el gran desafío de poder cumplir con todas estas exigencias y, al mismo tiempo, atender a sus equipos, sin dejar de hacer el importante y profundo trabajo necesario para ejecutar las estrategias, que es con lo que trabajo desde el punto de vista de la consultoría. Eso es lo que hago y la mayoría de mis clientes de coaching son los fundadores o líderes de equipos ejecutivos, las juntas directivas de esas empresas, y luego el trabajo de consultoría se realiza con esos equipos, pero luego se ejecuta en toda la organización. Por lo tanto, hay una pieza estratégica, una pieza de medición y una parte cultural, y la productividad tiene un papel en todo eso.

Workplus: Sí, eso es definitivamente cierto. Trabajáis principalmente en la industria del software, en la industria de la informática, pero también he visto que hacéis lo mismo en diferentes sectores, con equipos de diferentes tamaños. ¿Dirías que existe algún tipo de método de aumento de la productividad que podría ser único para todos o que se trata de un enfoque personalizado para cada uno de ellos? ¿Hay algo, por ejemplo, consejos universales que todos puedan adaptar a su empresa o solo es cuestión de prueba y error y probar cosas diferentes?

Amie Devero: Hay consejos universales, pero no se aceptan universalmente. La verdad es que hay ciertas prácticas recomendadas que sería fantástico que todas las organizaciones las aplicaran, pero hay muchas variaciones en cuanto a la flexibilidad que puede esperar una organización o, si no eres el máximo líder, el impacto que puedes tener en lo que esperas de ti como empleado es limitado. Así, por ejemplo, una de las cosas que recomiendo es que la gente se entregue por completo a sus calendarios y los utilice como su lista de tareas pendientes, pero no solo como una lista. De hecho, asignan un tiempo específico a actividades específicas, como trabajar en proyectos, escribir contenido o programar nuevos desarrollos. Y muchas de estas recomendaciones coinciden con los tipos de software que utilizan los equipos, como Trello, y con todo el software que utilizarían para ejecutar un sprint de scrum, etc. Pero la verdad es que si tienes un jefe que te interrumpe constantemente y te hace exigencias improvisadas, tus tareas del calendario se interrumpen constantemente, lo que significa que tu línea de pensamiento se interrumpe y, en esencia, tu productividad se ve mermada. Por lo tanto, los consejos son los mismos, pero el grado en el que se pueden implementar no lo es.

Workplus: Sí, tiene sentido. Mencionaste eso la primera vez que hablamos por correo electrónico, la rendición a tu calendario. Como puedo entender, ¿es algo así como bloquear el tiempo?

Amie Devero: Lo es, el bloqueo del tiempo es una parte crucial de ello. El bloqueo del tiempo es fundamental.

Workplus: Quería preguntarle cómo definiría la productividad. ¿Qué dirías que es la productividad, en realidad?

Amie Devero: Yo diría que la productividad tiene una correlación entre la forma en que utilizas el tiempo del que dispones y la forma en que logras las cosas que quieres hacer, por lo que para la mayoría de las personas no es una correlación fuerte. Pretenden hacer muchas cosas, pero su tiempo se consume de una manera que no es consciente, no es deliberada. No hay una coincidencia entre lo que creen que es más importante, aquello con lo que están más comprometidos y lo que más les preocupa, y a qué utilizan el tiempo. De hecho, no es raro que cuando empiezo a trabajar con un fundador o un líder, o con alguien me diga: «Vamos a ver tu calendario para el miércoles que viene» y, si no tienen citas específicas con otros seres humanos, no hay nada en su calendario. El calendario no contiene nada, lo que significa que el día se agotará por completo debido a la reacción. O se dedicará a cosas que son una función del sesgo de lo reciente, lo que pensabas de ayer que deberías hacer, en lugar de lo que va a marcar la mayor diferencia para la organización.

Workplus: Sí, lo entiendo. Todavía no he intentado bloquear el tiempo, me he prometido que lo haré y, como has dicho ahora, no tienen más que reuniones con otros seres humanos y sus calendarios, a mí me pasa lo mismo. No tengo nada más que reuniones en mis calendarios. Tengo mis tareas en Trello y allí tengo los plazos y las notificaciones. Parece que es una técnica más eficaz tener todo en el calendario o quizás la cuarentena sea un buen punto de partida y probarlo para ver cómo me funciona.

Amie Devero: Compartiré algo con ustedes, es más que solo para la productividad. Esto tiene un componente psicológico o cognitivo que es muy importante, por lo que si pensamos en las exigencias de un fundador típico de una empresa o de un líder de una empresa de rápido crecimiento. Piensan constantemente en las cosas que tienen que hacer, las cosas que deben hacer y las que quieren asegurarse de no olvidar hacer, y esa constante en nuestro cerebro exige potencia cognitiva. Por lo tanto, si nos imaginamos que nuestro cerebro tiene una cantidad determinada de energía y potencia, estamos permitiendo que esa potencia y esa energía se canibalicen con algo que, en esencia, es completamente innecesario. Lo cual es preocupación, duda, esperanza, sentido y ansiedad acerca de: «Oh, Dios mío, puede que me olvide de hacer eso». Entonces, cualquier cosa que puedas hacer para reducir esa ansiedad significa que la productividad aumentará porque el ancho de banda cognitivo es que todo el ancho de banda está disponible en lugar de solo una parte. La razón por la que digo que te entregues a tu calendario y bloquees todo lo que tienes que hacer es porque si te has rendido a tu calendario y sabes que vas a hacer lo que está en tu calendario. Y luego coges todo lo que tienes en el cerebro y lo pones en el calendario, puedes dejar de preocuparte. Elimina literalmente todo ese ruido de fondo, por lo que ahora solo tienes que concentrarte en qué es lo siguiente en mi calendario, y solo tienes que hacer eso.

Workplus: Me parece que me equivoco, pero me parece que se trata más de un consejo para personas, puedes decírselo al fundador, el fundador puede intentar hacerlo con sus empleados. ¿Qué será lo primero que podrían hacer los empleadores, los gerentes o los líderes de equipo si quieren aumentar la productividad en el lugar de trabajo?

Amie Devero: Si la cultura de la empresa es una cultura que no respeta el calendario, lo que tiene que ocurrir es un cambio cultural. Así que si hablo con un fundador y le hablo sobre este tipo de cambio cultural, no me refiero necesariamente a lo que hacen, sino a la forma en que se podría implementar eso a nivel empresarial. Por lo tanto, se requieren algunos principios muy específicos, mientras el calendario de las personas esté disponible y sea visible para las demás, que cuando alguien realmente dedica una cantidad de tiempo a algo, independientemente de lo que sea, a menos que haya algo emergente que deba reemplazarlo, las personas no canibalicen su tiempo y no funcione siempre porque hay organizaciones en las que tienen una cultura de lo que yo consideraría una programación sin límites para otras personas. es calendarios. Así que tengo un cliente CTO de una empresa muy grande, la llaman startup, pero no es realmente una startup, es enorme. Su tiempo lo consumen por completo otras personas que lo invitan a reuniones. Por lo tanto, hay muchas reglas subordinadas que van acompañadas de esto, como tener el menor número posible de personas en una reunión. Las únicas personas que deberían estar en una reunión son aquellas que son extremadamente importantes para la toma de cualquier decisión que deba tomar esa reunión. Las reuniones deben tener un orden del día y un resultado específico, incluso si el resultado es que vamos a proponer 10 ideas para algo, luego tienes el orden del día, tienes el resultado y luego seleccionas con mucho rigor quién está presente en la reunión y puedes hacer que otras personas sean opcionales. Así que si creen que pueden hacer una gran contribución y tienen este espacio en su calendario, genial, están incluidos o puedes crear un proceso en el que digas: «Estas personas son opcionales, pero escucha, si no puedes asistir a la reunión, te enviaremos un resumen después de la reunión para que puedas continuar con lo que tienes que hacer y lo que hay en tu calendario». Creer y comprender que no te dejarán fuera de esto, sino que, en realidad, te excluirán de la reunión por tu propio estado mental. Por lo tanto, se trata de principios y prácticas que afectan a toda la empresa y que pueden hacer posible que todos los miembros de la organización respeten su calendario, que respeten sus horarios y que no dediquen todo el día a actividades importantes pero no, diría que urgentes, pero no importantes.

Workplus: Vale, y según tu experiencia, ¿cuánto tiempo tarda una empresa, digamos entre 50 y 100 personas, en implementar algo así, en hacer ese cambio cultural y en empezar a respetar el calendario y los horarios para todos?

Amie Devero: Les diré una cosa, depende totalmente del grado de compromiso de los líderes; no hay una respuesta correcta para eso. Un líder que esté verdaderamente comprometido y se entregue a este tipo de proceso puede hacerlo realidad en dos semanas simplemente diciendo que así es como lo vamos a hacer y que va a empezar conmigo. Voy a ser el primero en dejar de robar básicamente el tiempo de otras personas, y un software como el que ustedes producen sería muy eficaz para sensibilizar a la gente a seguir con él, porque si las personas no están en reuniones todo el tiempo o tienen interrupciones que son esencialmente intrascendentes, harán las cosas que están rastreando y eso significará mejores resultados para la organización. También significa que las personas podrán concentrarse porque el trabajo importante no se hace sin una concentración real y si el enfoque se interrumpe cada pocos minutos, o cada 25 minutos, o cada 30 minutos o lo que sea, o por cada correo electrónico que llegue y cada mensaje de Slack que llegue. Si te bombardean constantemente todas estas interrupciones en tu concentración mental, eres menos productivo. No puede realizar el trabajo más importante que la organización necesita de usted.

Workplus: Vale. Y obviamente ahora mismo estamos en un momento extraño, trabajamos desde casa. Algunas personas ya han trabajado desde casa. Hoy en día, muchas empresas, especialmente en la industria de TI, han trabajado de forma remota desde sus inicios. Y fueron, en cierto modo, las primeras que adoptaron realmente la cultura remota y empezaron a trabajar de esa manera. Ahora mismo, ¿cómo funciona? No estoy seguro de si sigues trabajando, si sigues consultando. ¿Cómo funciona en este entorno?

Amie Devero: Probablemente, en cierto modo, sea más fácil en este entorno porque no tienes una puerta por la que la gente pueda entrar ni un escritorio donde alguien pueda acercarse a ti e interrumpirte. Hay algunas medidas básicas de higiene en el trabajo que hacen que sea más fácil hacerlo incluso cuando trabajas a distancia. Por ejemplo, cuando les digo a las personas que desactiven sus alertas de correo electrónico y que no respondan a todos los correos electrónicos a medida que llegan, ni siquiera los lean. También les explico cómo establecer horarios específicos en los que lo harán. Y si puedes implementar esto a nivel de toda la empresa, puedes mantener Slack en funcionamiento o mantener los mensajes de texto, porque la gente ha interiorizado el mensaje de que solo nos comunicamos contigo si es importante. No pretendemos nada trivial. Por lo tanto, si revisas tu correo electrónico, digamos cada dos horas, no es un tiempo descabellado esperar que la gente espere una respuesta. Y si publicas tu calendario, la gente sabrá dónde están los descansos, dónde están los vacíos y cuándo pueden ponerse en contacto contigo. La otra cosa es que, mientras trabajamos desde casa, es muy importante que los líderes se aseguren de no permitir que las personas, en cierto modo, no les brinden el tipo de apoyo que necesitan para ser productivas. Y eso puede significar que las personas tengan que salir a pasear al perro a mitad del día solo para tomarse un descanso mental, porque no tienen la sala de descanso y no tienen la capacidad de hacer las cosas que normalmente nos impiden concentrarnos en el transcurso de la jornada laboral. Permiten que nuestro cerebro descanse y nos permiten cambiar la función cognitiva que desempeña en ese momento. Por lo tanto, hay que proporcionar eso, lo que significa que hay que dar a la gente la oportunidad de pasar el rato y simplemente charlar o de alejarse de la pantalla y hacer otra cosa. Si los líderes no dicen eso, los trabajadores no lo harán porque tendrán miedo de dar la impresión de que no están trabajando.

Workplus: Supongo que eso también depende de la cultura en general. Cuál era la cultura en la oficina y cuál es la cultura en este momento. En cierto modo, se transfiere de la oficina a nuestros hogares. Siento que en la oficina, si nos sentimos así, solo podemos salir en un descanso si es, no sé si está pasando, iríamos a almorzar y tal vez nos tomaríamos otro descanso. Pero si tenemos ese entorno en el que nos tomamos descansos con más frecuencia porque hemos terminado lo que estábamos haciendo, en el que solo necesitamos un par de minutos para descansar de la pantalla y salir a la calle, creo que eso también se transfiere a nuestras casas cuando estamos trabajando.

Amie Devero: Sí, pero no es una transferencia perfecta. Imagina que estás en una oficina y ves a alguien ir a la cocina a tomar una taza de té, como trabajador, no necesariamente sientes que estás holgazaneando porque tu jefe está en el edificio y puede ver que estás tomando una taza de té y estás en la oficina, es obvio. Pero si tratas de traducirlo al entorno doméstico, lo único que verá el jefe es que no hay nadie en esa pantalla. Eso deja mucho a la imaginación, ¿verdad? ¿Acaba de ir al baño? ¿Acaba de salir y salir a correr? Hay mucho margen para la imaginación y, obviamente, la cultura se traduce en gran medida, pero no creo que sea una transferencia perfecta. En las empresas en las que las personas son muy autónomas, como es el caso de la mayoría de mis clientes, es incluso más difícil. Porque los directivos están acostumbrados a que las personas trabajen por su cuenta y sean completamente autosuficientes, lo que significa que si sufren, se sienten solas, se aburren, tienen dificultades para concentrarse, se preocupan por su abuela, que está en una residencia de ancianos, y el jefe no se pone en contacto de forma activa y proactiva para decir algo al respecto, entonces la calidad del trabajo se verá afectada.

Workplus: Una vez más, todo tiene que ver con la comunicación dentro del equipo y entre los líderes y los miembros del equipo y cómo va todo a partir de ahí. Dígame, ¿cuáles son algunos de los consejos que le darías a los gerentes y líderes que hayan decidido introducir una técnica como el bloqueo horario en su empresa para que se la introduzcan a sí mismos y a sus equipos? ¿Cuáles serían algunos consejos sobre cómo hacerlo posible y lograr que tenga el mayor éxito posible?

Amie Devero: Así que hay algunas cosas que puedes hacer, por ejemplo, imaginemos que soy un líder y convoco una reunión y vamos a iniciar algún tipo de proyecto nuevo. Una de las cosas que puedes hacer para alentar a las personas a utilizar el bloqueo de tiempo para hacerlo es hacer que todos saquen sus teléfonos, sus computadoras portátiles o lo que sea que lleven consigo y reserven el tiempo, digamos, durante las próximas cuatro semanas para llevar a cabo este proyecto. Así que, no solo estás diciendo que vamos a bloquear el tiempo, sino que estás proporcionando el liderazgo y la orientación sobre cómo usarlo y cuándo usarlo... No vas a decirle a la gente qué horas bloquear, sino que vas a decir: «Está bien, calculemos cuántas horas de trabajo va a llevar esto. Queremos tenerlo listo antes de septiembre. Volvamos a nuestros calendarios y dediquemos todos tiempo a hacerlo». Y de esa manera comienzas esta forma de pensar porque es una forma de pensar muy diferente. Y una de las cosas que la gente realmente necesita cambiar con urgencia es cuando empieza a pensar en el bloqueo del tiempo, ya que necesitan ampliar considerablemente el horizonte de su calendario. Solemos pensar solo en las próximas dos semanas, incluso los sprints duran dos semanas. Pero la verdad es que si vas a llevar a cabo proyectos importantes y profundos, tienen que llevar más tiempo, llevarán más tiempo que eso. Pueden tardar seis meses. Si un líder no necesariamente modela ese comportamiento, lo alienta y guía a las personas sobre cómo hacerlo, es decir, cómo trabajar seis meses antes de cumplir una fecha límite, bloquear el tiempo para asegurarse de que el proyecto no se llevará a cabo. Otra cosa que pueden hacer los líderes es animar a las personas a dedicar tiempo a proyectos específicos y, específicamente, pedirles que desactiven las alertas de los correos electrónicos. Si tengo una necesidad urgente, lo llamaré por teléfono. Suena insignificante, pero hoy en día no utilizamos mucho el teléfono para hacer llamadas, lo que significa que si designas las llamadas telefónicas como una forma de interrumpir a alguien y dices que solo vamos a hacer esto cuando realmente necesitamos a alguien, ahora mismo no podemos esperar a que llegue esa ventana de dos horas para recibir una respuesta, y cuando suena el teléfono es una interrupción adecuada. Así que el jefe puede capacitar a la gente en eso y decir que todo el mundo va a tener sus alertas desactivadas, así que no esperes una respuesta inmediata. Estos son un par de consejos que creo que son realmente útiles.

Workplus: Sí, me gusta ese bloqueo de notificaciones. Creo que mis notificaciones por correo electrónico están bloqueadas todo el tiempo. Mi correo electrónico siempre está abierto en una de las pestañas, pero realmente dejo de revisarlo y revisarlo. No soy la persona de un equipo que realmente recibe muchos correos electrónicos. A nivel empresarial, nos comunicamos a través de Slack, somos una empresa pequeña, por lo que todavía nos podemos permitir hacer todo lo que necesitamos hacer a través de Slack. Solo sé que a veces me ocurre que incluso me quedo sin recibir las notificaciones de Slack porque quiero hacerlo. Quiero sentarme y escribir el artículo... sin ninguna interrupción. Sin tener que saltar de una pestaña a otra, lo único que tengo que hacer es cerrar la notificación con diapositivas y descubrí que es algo muy simple. Como has dicho, parece insignificante, pero en realidad ayuda mucho porque no tenemos... algo va a pasar, alguien va a enviar un mensaje en un chat aleatorio, algo gracioso a modo de broma.

Amie Devero: Correcto.

Workplus: Y mi mente divagaba y empezaba a hablar con algunas personas o a buscar algo diferente en Internet y es que es muy pequeño pero puede hacer mucho; es realmente increíble.

Amie Devero: Sí, e imagina que solo revisaras Slack cinco veces al día y lo tuvieras apagado y desaparecido. Soy un enemigo de Slack porque creo que es una receta para la interrupción constante y la falta total de concentración. Porque aunque no compruebes Slack de forma activa, darte cuenta de que está ahí y de que algo puede estar ocurriendo te distrae. Te aleja del tipo de concentración que necesitas.

Workplus: Sí. Creo que es así con cualquier aplicación de mensajería instantánea. No es que tengas nada en contra de Slack. Cualquier aplicación de mensajería instantánea tendrá el mismo efecto en las personas. De acuerdo, creo que hemos cubierto todo lo que quería cubrir. No sé si hay algo que quieras compartir sobre la productividad o el bloqueo de tiempo que aún no hayamos mencionado.

Amie Devero: No, creo que estoy seguro de que escucharás otros consejos de otras personas. Sin embargo, creo que quizás lo único que creo que es realmente importante es el grado en que los líderes deben ser los catalizadores de este tipo de cambio. Veo que muchas personas y organizaciones realmente luchan por tener su propia cultura individual de productividad y, cuando compite con lo que hace la organización, puede que no sea un fracaso épico, pero es un poco un fracaso y, en realidad, redunda en beneficio de toda la organización hacer posible que las personas trabajen con este tipo de concentración y energía.

Workplus: Definitivamente, eso es algo así como guiar con el ejemplo en este caso.

Amie Devero: Sí, en gran medida.

Workplus: Vale, bueno, me gustaría darte las gracias por tomarte el tiempo de hablar conmigo hoy. Ha sido un placer conocerte y hablar de todo esto. Gracias a todos por escucharnos. Volveremos con otro episodio de Workpuls sobre Productivity Talks.

Workpuls Productivity Talks es un podcast sobre productividad presentado por el favorito de todos rastreador de tiempo - Trabaja más. Con cada entrevista, te traemos nuevos consejos de personas expertas en productividad, pero también de directivos y fundadores que han encontrado la manera de dominar realmente la productividad de sus equipos.