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Hoy hablamos de su propia técnica, el Día del Origami, que te ayuda a administrar tu tiempo doblando papel.

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Workplus: Hola a todos, bienvenidos a otro episodio de Charlas sobre productividad de Workplus. Hoy conmigo tengo a Samantha Lane. Es la fundadora de Origami Day, que es una técnica de gestión del tiempo y de la productividad muy interesante. Hablaremos de ello un poco más adelante, pero primero escuchemos a Samantha contarnos un poco más sobre qué es lo que hace.

Samantha Lane: Sí. Hola, gracias por invitarme. Supongo que se podría decir que soy un adicto al trabajo reformado que ahora usa mi pasión por la eficiencia para ayudar a las personas a equilibrar sus ocupadas vidas y a estar tranquilas y presentes en la vida sin dejar de ser superproductivas.

Workplus: Vale, suena genial. Entonces, sobre el tema de productividad, ¿cómo definiría la productividad en general? ¿Qué cree que es?

Samantha Lane: La productividad es que creo que todo el mundo tiene una descripción diferente, pero en lo que me gustaría pensar con respecto a la productividad es en hacer las cosas. Sientes que eres capaz de maximizar tu tiempo máximo de rendimiento y que eres capaz de producir realmente, no solo volumen, sino también calidad. Por eso me gusta mucho ayudar a las personas a alcanzar un estado de fluidez en su trabajo y a ejecutarlo al máximo nivel de contribución.

Workplus: Genial. ¿Trabajas principalmente con personas o también trabajas con empresas y líderes?

Samantha Lane: En realidad, ambos. Empecé trabajando solo con personas y, con el paso del tiempo, las personas tuvieron éxito y luego quisieron llevar la capacitación y las herramientas a sus equipos de trabajo. Así que estoy muy contenta de poder trabajar tanto con personas como con empresas que realmente se preocupan por la productividad y el equilibrio entre la vida laboral y personal de sus empleados.

Workplus: Cuando trabajas con empresas, ¿puedes decir que, como lo que estás haciendo, hay una talla única para todos? ¿O aún necesitas cambiar un poco tu método para que se adapte al equipo concreto o a la industria en particular en la que estás enseñando?

Samantha Lane: Sí, hay un poco de ajuste. Así que también trabajo con diferentes empresas, a veces trabajo con equipos diferentes. Por eso, algunos de los equipos con los que suelo trabajar más y a los que ayudo a tener más éxito son los de alguien que controla su agenda todos los días. Por lo tanto, alguien que desempeña un puesto de ventas o es propietario de un negocio. Hay alguien que tiene variedad, mientras que a veces hay personas dentro de una organización que vienen y están en el mismo lugar. En cierto modo, hacen lo mismo todos los días. Intento enseñar a esas personas de forma un poco diferente que a las personas que tienen mucha más flexibilidad en su día a día, porque son dos enfoques diferentes, en mi opinión, para administrar el tiempo y mantener la productividad.

Workplus: Sí, tiene sentido. Es completamente diferente. Te sientas y escribes todo el día y haces llamadas a los clientes todo el día. ¿Crees que la productividad se puede medir y, si se puede, cómo se puede medir?

Samantha Lane: Creo absolutamente que se puede medir y me encanta medir las cosas, especialmente cuando trabajo con... Cuando trabajo con personas, muchas veces simplemente saben cómo se sienten y o se sienten menos abrumadas o más organizadas o no. Las empresas quieren un poco más de justificación y, por eso, me encanta medir. Creo que la productividad se puede medir en horas y objetivos. Una de las cosas en las que trabajo con mucha gente es que, incluso antes de empezar con las tácticas, nos aseguramos de tener muy claro a qué es lo que queremos llegar. ¿Qué hay en lo alto de esa escalera? Entonces podemos dar marcha atrás y elegir cada paso del camino. Por eso me gusta medir la productividad para alcanzar las metas, establecer métricas y alcanzarlas. Y entonces, ¿cómo se hace eso con el mínimo gasto de recursos? El recurso con el que más trabajo es el tiempo.

Workplus: Y cuando los gerentes se acercan a ti, cuando los líderes de una empresa se acercan a ti y quieren que realices una formación en su empresa, ¿cuáles son los problemas habituales que tienen y quieren resolver? ¿Simplemente queremos aumentar la productividad o hay un problema específico que quieren resolver en su organización?

Samantha Lane: Sí, sinceramente, con el aumento y siempre pienso en la productividad es como si estuviéramos aumentando su producción. Estamos sacando el máximo provecho de nuestra fuerza laboral en lo que respecta a la formación de equipos. Pero muchas veces, lo mismo les cuesta sacar el máximo partido a sus empleados, pero los están agotando y sus empleados están muy estresados y abrumados. Y volver a contratar a ese empleado puede costarle a la empresa hasta un 60% del salario de ese empleado. Por eso, una de las cosas por las que me contratan muchas empresas es cómo podemos mantener esa producción tan alta y, al mismo tiempo, proteger el activo y evitar que el empleado se vaya. Y ese es uno de los temas más importantes en los que trabajo con las empresas.

Workplus: Bueno, es bueno que las empresas lo reconozcan e inviten a las personas a que las ayuden a resolver ese problema. Esa es una buena pregunta. A los gerentes que desean aumentar la productividad, ¿cuál sería su primer consejo para ellos? Por ejemplo, ¿por dónde empezar? ¿Qué hacer primero?

Samantha Lane: Creo que priorizar. Creo que muchas veces las personas perdieron el tren en cuanto a productividad porque están haciendo cosas que no importan. Por eso hablamos de cualquier cosa, desde la matriz de urgencias de Eisenhower, que es una excelente herramienta para priorizar la regla de 80 a 20, el principio de Pareto, que es otro buen principio, hasta simplemente ayudar a las personas a darse cuenta de que, si nos fijamos en la descripción de su puesto, comprenden mejor lo que su empleador necesita que produzca, no solo por acumular horas sin aportar realmente valor.

Workplus: Acabas de mencionar un par de métodos clave que enseñas además del tuyo propio. Has mencionado ahora la matriz de Eisenhower, ¿cuáles son algunas de las que has estado intentando incorporar en estos equipos o individuos?

Samantha Lane: Sí, así que ese es probablemente mi favorito. Dedicamos bastante tiempo a hablar de la matriz de Eisenhower, no solo porque nos ayuda a identificar lo que es importante y lo que es urgente, sino también porque nos ayuda a establecer un sistema de control y equilibrio para seguir adelante, de modo que cuando empiezas a sentirte abrumado y pierdes la capacidad de ser productivo, tengas algo sobre lo que volver y reflexionar. Así que ese es uno de mis temas favoritos sobre los que enseño. Pero también me gusta enseñar los objetivos SMART. Así que sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y con un límite de tiempo. Creo que eso es muy importante si no podemos establecer un objetivo INTELIGENTE, pues eso nos impide lograr algo. Y luego me gusta centrarme en el análisis. Tengo tres pasos que enseño en un método de planificación semanal para ayudar a las personas a no sentirse abrumadas con la planificación, sino a ejecutarla en un proceso de uno, dos o tres pasos.

Workplus: Vale. Y el día del Origami, así que he visto el vídeo de la agenda diaria y me encanta. Es algo que también funciona en los equipos, porque obviamente cada persona tiene su propia lista de tareas pendientes y su propia lista de tareas para el día. ¿Funciona dentro de los equipos o es mejor solo para individuos?

Samantha Lane: De hecho, funciona muy bien en los equipos. Y lo que me gusta de ella es que es una herramienta que todos pueden usar y personalizar. Cuando creé los sistemas de planificación que utilizo en mi empresa, fui muy intencional para que fueran sencillos. Existe una personalización extrema, de modo que las personas de diferentes aspectos y funciones dentro de un equipo puedan usar la misma herramienta, lo cual es bueno. Y lo que también hace es que os da la posibilidad de que todos tengáis la misma herramienta común, de modo que creo que es un poco más fácil cuando estáis solucionando problemas y trabajando juntos. Es a la vez una herramienta personalizable y unificadora.

Workplus: Vale, has mencionado la priorización como algo importante. Y, al igual que si lo dividiéramos en partes más pequeñas, ¿qué otros consejos clave compartirías con cualquier gerente que quisiera aumentar la productividad de sus empleados? ¿Qué deben hacer?

Samantha Lane: Sí, una que creo que es muy importante es que me gusta usar esas herramientas para crear plantillas semanales con la gente, y eso es algo que puede hacer todo un equipo. Cada uno puede tener su propia plantilla semanal, pero como equipo, podéis poneros de acuerdo sobre ciertas cosas que vais a hacer todos juntos, por ejemplo, elegir uno o dos días a la semana en los que no haya reuniones. Por eso siempre soy partidario de «no tener reuniones los lunes» y «no tener reuniones los viernes». Y eso me gusta, porque el lunes tienes la oportunidad de venir y, de alguna manera, mejorar tu semana. Y luego me gusta no tener reuniones los viernes porque da la oportunidad de terminar la semana. Y en muchos sectores en los que me formo, la conclusión y el seguimiento son fundamentales. Por eso, es muy importante tener un día dedicado en el que puedas sentarte y atar todos los cabos sueltos y tener todo listo. Así que esa es una. Y también animo a los equipos a que planifiquen el viernes. Así que todos los viernes, la mejor manera de evitarlo es sentarse con el equipo o de forma individual y averiguar qué cosas van a pasar la semana siguiente, y esa es la mejor manera de evitarlo... No sé si alguna vez habéis tenido algo así, pero llegan los domingos de miedo o los domingos por la noche y estáis muy estresados por la semana que tenéis por delante. Así que planificar los viernes es la forma número uno de evitarlo. Y la otra cosa buena es que tienes toda la semana planificada y, por lo general, le digo a la gente que una vez hecho el plan, no acuden a ninguna otra cita durante esa semana. A no ser que realmente tengas que hacerlo, porque eso nos ayuda a respetar y retener nuestro tiempo para ganar terreno. Por lo tanto, si todo un equipo puede implementar eso en conjunto, todos y cada uno de ellos serán más productivos.

Workplus: Vale, genial. Supongo que eso también se puede implementar no solo a nivel semanal sino también a nivel mensual o de forma más prolongada porque hay proyectos que simplemente llevan más de una semana. Sí, están divididos en tareas más pequeñas, pero creo que... bueno, deberíamos desglosarlos. Pero debería haber, como dijiste antes, lo que hay en lo alto de esas escaleras, ¿qué está pasando allí? Y eso debería estar siempre en la mente de todos. Por eso es bueno que funcione a diario, semanalmente y mensualmente.

Samantha Lane: Sí, y ese es un gran argumento. Una cosa que creo que la gente no hace lo suficiente es que nos fijamos metas, pero luego no volvemos a planificarlas. Y otra cosa que intento hacer en los equipos es decir: «Vale, como equipo, este es nuestro objetivo de ingresos». Entonces, ¿qué pasa cuando desglosas eso? ¿Qué se supone que debemos hacer tú cada semana, cada mes y cada trimestre para ejecutarlo realmente? Y creo que a veces las personas no dan ese segundo paso y se fijan una meta y luego dicen: «Está bien, tratemos de lograrlo».

Workplus: ¿Tiene algo más que quiera compartir con nuestros oyentes y televidentes?

Samantha Lane: Bueno, quiero decir, creo que la productividad es, quiero decir, lo que la gente piensa que solo es posible si no hay recuperación. Y dediqué mucho tiempo a ayudar a las personas a entender que la recuperación hace que las personas sean más productivas y, por lo tanto, a enseñarles a aprovechar esa oportunidad de recuperación porque, como personas, trabajamos con energía. Por lo tanto, saber qué se utiliza para gastar energía y cómo se recarga, y asegurarse de programar ambas cosas durante el día, un bloque productivo y, luego, un bloque de recarga. Creo que es un paso fundamental que las personas se pierden y se van y nunca recargan la batería, lo que hace que las personas sean mucho menos eficaces a la hora de trabajar más despacio y de menor calidad. Así que diría que la gente tiene que recordar que puedes ser productivo sin dejar de estar presente en tu vida y ser una mejor versión de ti mismo.

Workplus: Y solo estoy tomando descansos.

Samantha Lane: Sí, tomando descansos.

Workplus: Creo que también hemos hecho un blog sobre eso. Por ejemplo, ¿por qué son tan importantes los descansos? Y por qué las personas deberían tomarse más descansos para ser más productivas es exactamente lo mismo que dijiste, es para recargar energías. Solo se está recargando. Así que lo sé por mí mismo, hace que sea mucho más fácil. Empiezo a hacer algo y estoy completamente atrapado. No tengo ni idea de qué hacer. Salgo, me siento ahí un par de minutos, hablo con mis compañeros de trabajo, tomo una taza de café o lo que sea. Y de repente tengo una idea de cómo resolverlo. Si vuelvo a hacerlo, me siento mucho mejor y, sin duda, es algo que deberían practicar mucho más en las empresas. Solo tengo una pregunta más. ¿Qué consejo darías a los gerentes que están intentando implementar algo en su equipo o que intentan que su equipo siga un método determinado? Ya sea Pomodoro o lo que sea, sea lo que sea, sea lo que sea que estén intentando hacer para aumentar la productividad, ¿cómo les recomendarías que se pusieran en contacto con su equipo al respecto?

Samantha Lane: Vale, me encanta el concepto de marcar una transición con un momento. Por eso, hay muchas investigaciones que nos muestran que si creamos un momento, ese tipo de oportunidad para hacer un cambio, esa es una de las razones por las que, por ejemplo, a la gente le va bien con los propósitos de Año Nuevo. La verdad es que no hay muchas diferencias entre el 31 de diciembre y el 1 de enero, pero como tenemos esa fecha en la que decimos que es Año Nuevo y lo celebramos, la gente de repente se siente más motivada para empezar algo nuevo. Así que yo diría que si hay un equipo que quiere implementar una nueva herramienta, un nuevo software, cualquier proceso, algo parecido, crear un momento en ello, ya sea, vamos a tomar bagels y café este día durante nuestra reunión porque vamos a hacer algo diferente para empezar. O si vamos a salir de la oficina o vamos a aprender sobre ello en un lugar diferente, simplemente creando el momento, ayuda a la gente a verlo como una línea en la arena y el marcador hacia el nuevo camino.

Workplus: Me gusta Me gusta eso. Es un enfoque muy interesante, una visión muy interesante. En realidad, eso sería todo en lo que respecta a mis preguntas. Me encantaría darles las gracias por participar en esto. Fue maravilloso escuchar tu versión de los hechos y cómo estás utilizando la técnica que creaste para ayudar a los demás y también para organizarte. Y gracias a todos por escuchar las charlas sobre productividad de Workplus.

Samantha Lane: Gracias.