¿Debería ser legal el monitoreo de capturas de pantalla de los empleados y en qué medida?

Un software que los gerentes pueden usar para ver qué aplicaciones utilizan sus empleados, qué sitios web visitan, cuánto tiempo dedican a completar sus tareas, cuándo llegan a trabajar, cuándo se toman una pausa y, por si fuera poco, un programa que permite a los ejecutivos tomar una captura de pantalla del ordenador de cualquier empleado sin que se dé cuenta: esta es toda la potencia de un sistema para monitoreo de capturas de pantalla de empleados y el seguimiento de la actividad, en todo su esplendor.

Como puede imaginar, este tipo de software de seguimiento puede ser una herramienta invaluable para su negocio. Puede ayudar a automatizar algunos de los procesos, estimar mejor el desempeño de los empleados y comprender cómo mejorar la productividad de manera más efectiva, pero también puede resultar útil para proteger los documentos confidenciales y garantizar las pruebas de trabajo.

Sin embargo, como también se puede imaginar, el uso generalizado de este sistema ha suscitado algunas preocupaciones entre la fuerza laboral, principalmente en cuanto a si es legal que los gerentes puedan ver todas sus actividades informáticas. Esta cuestión ya ha quedado en gran medida atrás, ya la hemos discutido en un par de artículos anteriores y se ha resuelto que monitorear a los empleados es perfectamente legal en la gran mayoría de los casos.

Sin embargo, la justificación de la legalidad de algunas de sus características sigue siendo objeto de acalorados debates. El mejor ejemplo, en el que nos centraremos en este artículo, es el monitoreo de capturas de pantalla por parte de los empleados. ¿Deberían los empleadores tener derecho a echar un vistazo a las pantallas de las computadoras de sus empleados cuando lo deseen? En otras palabras, ¿debería ser legal esta funcionalidad y, de ser así, deberían existir algunos límites?

Estas son las preguntas que trataremos de responder explorando hasta qué punto los empleadores «tienen derecho a saber» y considerando cómo funciona esta función. Así que, ¡empecemos!

Office Time: ¿a quién pertenece realmente?

Primero, averigüemos si los empleadores realmente tienen derecho a saber absolutamente todo lo que hacen sus empleados durante las horas oficiales de trabajo. Hay dos puntos de vista generales sobre este tema.

La primera es la creencia de que el tiempo que los trabajadores pasan en la oficina, haciendo los trabajos por los que les paga la empresa, es realmente tiempo de la empresa. Al fin y al cabo, utilizan ordenadores y equipos corporativos, trabajan para los clientes de la empresa y en proyectos de la empresa y, lo que es más importante, se les contrata y se les compensa por dedicar su tiempo a la empresa. El principio es: mi casa, mis reglas. Por lo tanto, el empleador puede considerar relevante saber cualquier cosa que hagan los empleados, ya que son los ordenadores de la empresa que utilizan y podrían estar haciendo algo ilegal, filtrando información, etc. Si los trabajadores realmente no pueden resistirse a revisar su Instagram durante el horario de oficina y no quieren que su jefe vea nada al monitorear las capturas de pantalla de los empleados, simplemente pueden usar sus propios teléfonos, por ejemplo.

El segundo punto de vista es que, aunque los empleados utilizan máquinas y redes corporativas y se supone que deben trabajar en proyectos de la empresa, nuestra vida profesional y privada no es tan fácil de separar limpiamente durante 8 horas al día. Por lo tanto, los empleados tienen derecho a consultar sus cuentas personales o disfrutar de algún tipo de entretenimiento, al menos durante sus descansos obligatorios. Y es posible que no quieran o no puedan hacerlo con su propia tecnología. En este caso, aunque todavía está bien que los empleadores sepan que un trabajador está navegando por Amazon en este momento, es una violación de su privacidad husmear en su carrito o recopilar sus datos de inicio de sesión.

Capturas de pantalla manuales o automáticas

Otro factor importante a tener en cuenta para decidir si el monitoreo de capturas de pantalla de los empleados debe ser legal es cómo funciona esta función y cómo se puede utilizar. Hay dos tipos de implementación de captura de pantalla, cada uno con sus propias ventajas e inconvenientes.

La primera son las capturas de pantalla manuales. Esta implementación implica que debe activar esta función manualmente seleccionando la hora y el empleado de cuya computadora desea realizar la captura de pantalla. Este método se considera más específico y, por lo tanto, es más probable que los empleados lo consideren injusto. También es menos eficiente si necesitas un comprobante de trabajo para un mayor número de empleados. Sin embargo, también tienes menos posibilidades de recopilar algunos datos personales, ya que tú eliges cuándo activar la función, lo que supone una gran ventaja.

Otra implementación de monitoreo de capturas de pantalla de empleados es automática, donde el sistema toma capturas de pantalla al azar para un grupo seleccionado de empleados, o para todos ellos. Obviamente, esta forma es más justa porque es indiscriminada y no se aísla ni se ataca a ningún empleado en concreto. Pero, al mismo tiempo, es muy probable que puedas capturar inadvertidamente algo que no deberías capturar, como correspondencia personal, detalles de cuentas, etc.

La solución

Teniendo en cuenta todo lo que hemos dicho sobre el tema del uso de la función de captura de pantalla del software de seguimiento de empleados, no hay ninguna razón por la que esta útil funcionalidad deba ser ilegal. Al fin y al cabo, los empleados trabajan con los datos de los clientes y con el tiempo de la empresa, y los gerentes tienen derecho a saber que todos los procesos se llevan a cabo de acuerdo con las normas. Sin embargo, los empleados siguen teniendo derecho a la privacidad y la libertad personales, al menos durante los descansos, por lo que deben tomarse medidas para evitar cualquier violación de este derecho.

Entonces, ¿qué puede hacer para garantizar el uso ético de las capturas de pantalla?

El primer consejo es usar esta función en combinación con los datos de uso de la aplicación para asegurarte de que no estás tomando capturas de pantalla cuando los empleados, por ejemplo, comprueban el saldo de su cuenta bancaria. Si decides usar capturas de pantalla automáticas, asegúrate de eliminar las capturas de perfiles personales, datos, etc., tan pronto como las descubras. Incluso hay algunas soluciones que difuminan automáticamente las capturas de pantalla que contienen datos personales. Por último, es importante que divulgues a tus empleados el uso de capturas de pantalla, no solo porque en algunos casos es obligatorio por ley, sino también porque quieres darles a tus trabajadores la oportunidad de optar por iniciar sesión en sus cuentas personales a través de sus teléfonos para protegerse.

Conclusión

Por lo tanto, vamos a resumir rápidamente. Teniendo en cuenta que los empleadores tienen derecho a saber cómo se utilizan sus equipos, datos y tiempo, pero también que los empleados tienen derecho a un poco de libertad personal incluso cuando están trabajando, es justo decir que el monitoreo de capturas de pantalla de los empleados debería ser (y es) legal, pero hay que tener cuidado al usarlo para que también sea ético.