¿Cuál es la diferencia entre una herramienta de gestión de proyectos y un software de seguimiento del tiempo?

La comunicación, el almacenamiento de datos, el procesamiento de textos, las redes sociales y globales, la transferencia de documentos, etc., el alcance de la tecnología en nuestro lugar de trabajo es prácticamente ilimitado en estos días. Parece que hay una aplicación para todo, desde contactar a una persona que se encuentra al otro lado del mundo hasta añadir un recordatorio de reunión a un calendario. La variedad es tan grande que no es de extrañar que haya algunas soluciones de software que se confundan fácilmente, especialmente entre los empleados, que tienen que trabajar con tantos sistemas diferentes que, de todos modos, tienen que utilizar a diario.

Este suele ser el caso con las herramientas de gestión de proyectos y un reloj de tiempo. aplicación para rastrear el desempeño de los empleados. A pesar de que son soluciones completamente diferentes, muchos empleadores y empleados no saben muy bien cuál es esa diferencia y si deberían usar una u otra. Ya sea porque se utilizan a menudo en combinación o porque ambos tienen que ver con tareas y proyectos, es mejor abordar esta confusión desde el principio por dos motivos: primero, porque le ayudará a elegir el software adecuado para sus necesidades; y segundo, porque facilitará que sus empleados sepan qué deben usar y cómo deben usarlo.

Por lo tanto, en este artículo, trataremos de explicar qué es una herramienta de gestión de proyectos, en qué se diferencia de una aplicación para rastrear el desempeño de los empleados midiendo el tiempo, así como qué situaciones requieren cada solución.

Aplicación de gestión de proyectos

En primer lugar, veamos qué es el software de gestión de proyectos y para qué se utiliza. Básicamente, se trata de una aplicación que te permite crear proyectos y tareas dentro de ella, que luego puedes seguir hasta completarlos. También puedes asignar esas tareas a diferentes empleados, establecer plazos, crear listas de verificación para cada elemento y hacer muchas otras cosas similares que pueden facilitar mucho la organización de un proyecto en equipo. Por supuesto, las características particulares que tendrá tu herramienta de gestión de proyectos dependerán de la que acabes eligiendo, pero todas comparten un propósito general común.

Como puede inferir basándose en las capacidades de este tipo de software que acabamos de mencionar brevemente, el principal caso de uso general es una organización y gestión más sencillas de los diferentes proyectos y tareas. Esta solución hará que la visión general de los proyectos sea mucho más clara. La delegación de trabajo también es más fácil porque sabes cuánto dinero tiene cada empleado en un momento dado. El software de gestión de proyectos también es excelente si quieres tener una idea de qué tareas se han completado y cuáles están en curso o en preparación. Además, esta aplicación suele adaptarse muy fácilmente a los diferentes métodos de gestión de proyectos con los que trabaja tu equipo: Kanban, Agile, Scrum, etc.

También es útil para los empleados, que tienen una lista clara de tareas pendientes, junto con un marco de tiempo para cada una, lo que facilita el seguimiento de lo que tienen que hacer y cuándo. Una vez que completen una tarea, en lugar de hacérselo saber a su superior jerárquico, pueden simplemente marcarla como finalizada en la aplicación.

Software de seguimiento del tiempo

Por otro lado, tenemos un software de seguimiento del tiempo. Puede utilizar este tipo de aplicación para realizar un seguimiento del desempeño de los empleados en tareas y proyectos. Al igual que las aplicaciones de gestión de proyectos, puedes crear una estructura de proyectos y asignar tareas a los empleados, que luego pueden marcarlas cuando las hayan completado. Sin embargo, a diferencia de las herramientas de gestión de proyectos, una aplicación para hacer un seguimiento del desempeño de los empleados puede ayudarte a completar estas tareas, incluido el tiempo que dedican los empleados a cada tarea, cuándo comienzan a trabajar y cuándo se toman un descanso, qué herramientas utilizan para realizar sus tareas, etc.

Las aplicaciones de seguimiento del tiempo son útiles principalmente para los gerentes que desean estimar la eficiencia de sus equipos para poder organizar mejor su flujo de trabajo y, en consecuencia, aumentar su productividad. También es una gran herramienta si quieres garantizar que todos tus empleados tengan un comprobante de trabajo, lo cual es el primer paso hacia una nómina mejor regulada. Sin embargo, además de utilizar esta aplicación para hacer un seguimiento del rendimiento de los empleados, también puedes utilizarla para obtener una visión general del progreso del proyecto en términos de tiempo y presupuesto, lo que mejorará las estimaciones del proyecto y la gestión de los clientes.

Las soluciones de seguimiento del tiempo también pueden beneficiar a los propios empleados al proporcionarles información sobre el desempeño que podría ser útil para mejorar la eficiencia, al calcular fácilmente las horas facturables y la asistencia para que se les pague con precisión, etc.

Algunos de los mejores y más populares rastreadores de tiempo son nuestros propios Insightful, Hubstaff, Toggl, etc. Si quieres una lista más completa para que puedas elegir el que mejor se adapte a tus necesidades, te animamos a que explores este artículo.

¿Cuál elegir?

Como gerente o propietario de una empresa, es posible que se haya preguntado qué herramienta es la adecuada para sus necesidades. Y a estas alturas, estas dudas deberían haber desaparecido en gran medida. Pero recapitulemos una vez más.

Por otro lado, si quieres una aplicación que haga un seguimiento exhaustivo del desempeño de los empleados, incluida la productividad y la gestión del tiempo, así como una herramienta que te ayude a hacer mejores estimaciones de proyectos y analizar qué salió mal cuando no se cumplieron los plazos, entonces necesitas un software de seguimiento del tiempo.

Sin embargo, una nota más: no hay absolutamente ninguna razón por la que no puedas usa ambas soluciones al mismo tiempo. Y, de hecho, esto es lo que ocurre en muchas empresas. Estas herramientas cumplen dos funciones diferentes, pero también son complementarias. Puedes usar una aplicación de administración de proyectos para organizar y asignar las tareas y, luego, usar un software de seguimiento del tiempo para llevar a cabo esas tareas. Si lo piensas, en realidad es una combinación perfecta.

Conclusión

El software de gestión de proyectos y las aplicaciones de seguimiento del tiempo son algunas de las herramientas de optimización empresarial más útiles y utilizadas en la actualidad. Teniendo esto en cuenta, es importante saber qué es cada una de ellas, cómo funciona y para qué sirve. Con este conocimiento, puede elegir el más adecuado para su empresa y hacer que sus procesos sean mucho más eficientes y que sus empleados sean mucho más productivos.