Cómo impulsar la mejora continua en el lugar de trabajo

Kaizen, que significa «cambiar para mejor», es una filosofía empresarial japonesa que se centra en la mejora gradual y metódica de la productividad, los procesos y los productos y servicios, mediante la identificación de oportunidades para agilizar el trabajo y reducir los residuos.

El Kaizen se practicó por primera vez en Japón después de la Segunda Guerra Mundial para apoyar la fabricación ajustada, centrada en la eliminación de residuos y redundancias. Muchos fabricantes, incluido el popular fabricante de automóviles Toyota Motors, han utilizado este enfoque de gestión y este sistema de producción.

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Durante el siglo pasado, el Kaizen, a menudo denominado en Occidente como continuo o continuo, mejora, se ha extendido por todo el mundo como un método para buscar una mejora gradual en muchos entornos diferentes, especialmente en los negocios. Este método puede generar mejoras graduales a lo largo del tiempo, pero también puede dar lugar a casos de mejoras «revolucionarias».

La mejora continua es más que un simple método para racionalizar el trabajo; el enfoque también conlleva un cambio de mentalidad. Lo ideal es que esta «mentalidad de mejora continua» afecte a todos, desde los directores ejecutivos hasta los trabajadores de primera línea, mejorando constantemente no solo las operaciones, sino también a las personas.

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La mejora continua con el método Kaizen clásico se basa en los siguientes principios:

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• Comentarios: La reflexión sobre los procesos es el principio fundamental de la mejora continua.
• Eficiencia: La identificación, reducción y eliminación de los procesos subóptimos es el propósito de la mejora continua.
• Evolución: El énfasis en la mejora continua se centra en los pasos incrementales y continuos en lugar de en los saltos gigantes.

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Mejorando todo el tiempo

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W. Edwards Deming, un pionero en este campo, consideró la mejora continua como un sistema en el que los comentarios consistentes de los procesos, los empleados y los clientes se evalúan en función de los objetivos de la empresa. Esto ayuda a la gerencia a tomar decisiones más informadas sobre cómo diseñar e implementar el proceso de entrega.

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Al igual que el método científico, este proceso ayuda a las empresas a formular hipótesis sobre los cambios que deben realizarse y les permite probar las hipótesis a pequeña escala. Tras recopilar los comentarios de las pruebas, las empresas evalúan el cambio, los procesos asociados y el método de prueba para realizar ajustes. Finalmente, una vez calibradas para obtener los resultados deseados, las mejoras se pueden implementar a gran escala como procedimientos para toda la empresa.

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Existen varios modelos para la mejora continua. Uno de los más utilizados es el ciclo planificar-hacer-verificar-actuar (PDCA) popularizado por Deming. El ciclo es un método de garantía de calidad que consta de cuatro pasos clave:

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• Planear: Planifique el cambio identificando los procesos necesarios para obtener los resultados deseados.
• Haz lo siguiente: Implemente el cambio a pequeña escala.
• Comprobar: Utilice los datos para analizar los resultados del cambio y determinar si ha supuesto una diferencia.
• Acto: Si el cambio tuvo éxito, impleméntelo a una escala más amplia y evalúe sus resultados de forma continua. Si el cambio no funcionó, vuelve a iniciar el ciclo.

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Otros métodos de mejora continua ampliamente utilizados incluyen Six Sigma, Lean Thinking y Total Quality Management. Al igual que el PDCA, todos estos métodos enfatizan en gran medida la participación de los empleados y se esfuerzan por medir y estandarizar los procesos para lograr una productividad y un flujo de trabajo consistentes.

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¿Quiere saber más sobre los beneficios de la mejora continua y cómo empezar a implementar el modelo PDCA en su lugar de trabajo? ¡Siga leyendo para obtener más información!

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¿Cómo beneficia la mejora continua al lugar de trabajo?

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El método y la mentalidad de mejora continua complementan la mayoría de los sistemas de gestión, como la gestión de procesos empresariales, la gestión de la calidad, la gestión de programas y la gestión de proyectos.

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Al utilizar la mejora continua en su organización, obtiene una gran cantidad de beneficios que le dan a su empresa una ventaja competitiva. Eche un vistazo a todos los beneficios que su empresa puede obtener de la mejora continua:

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• Mayor compromiso y retención de los empleados

La mejora continua es una mentalidad que se extiende a toda la empresa y convierte a los empleados en agentes de cambio al proporcionarles un método para proponer y resolver los problemas por sí mismos, en lugar de esperar frustrados a que los líderes lo hagan. El impacto medio de una idea de ahorro de costes propuesta por un empleado es de 31 043$ en su primer año de implementación, y aumenta la satisfacción y el compromiso en el trabajo.

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Empleados comprometidos quienes están satisfechos con su trabajo tienen muchas menos probabilidades de dejar la empresa. Esto significa que su empresa puede aumentar su capacidad de retener el talento. Un estudio realizado por Towers Perrin en 2009 mostró que las empresas con los empleados altamente comprometidos obtuvieron un 19,2% más de ingresos operativos que sus pares de referencia.

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• Mejora de la satisfacción del cliente

La mejora continua le brinda el marco que necesita para evaluar los problemas de los clientes y adaptarse mejor a sus necesidades. Al utilizar el proceso de mejora continua para evaluar y resolver estos problemas, obtendrá información valiosa sobre la experiencia del cliente, así como sobre sus necesidades y deseos. El cincuenta y cuatro por ciento de todas las mejoras aumentan la satisfacción del personal y de los clientes.

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• Aumento de la productividad de los empleados

La mejora continua le ayuda a optimizar sus procesos empresariales al eliminar las redundancias y estandarizar los procedimientos. Esto permite que su fuerza laboral trabaje de manera más eficiente y productiva.

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• Reducción del aislamiento y cultura del aprendizaje

Una cultura de mejora continua es una cultura de aprendizaje continuo. El proceso de mejora continua ayuda a los empleados a tomar la iniciativa para resolver y probar problemas, lo que los obliga a menudo a pensar de manera innovadora y a adquirir valiosos conocimientos a lo largo del camino. El intercambio de conocimientos es fundamental para la mejora continua a fin de ampliar las mejores prácticas en toda la organización.

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• Productos y servicios de mejor calidad

Gracias a una mayor eficiencia operativa general y a la reducción de los residuos, los productos y servicios se pueden proporcionar con un estándar de calidad más alto, lo que a su vez aumenta el valor de mercado y las ganancias. El cincuenta y cuatro por ciento de todas las mejoras tienen un impacto directo en la calidad de los productos y servicios.

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•  Mayor enfoque en la innovación y la agilidad

Una cultura de mejora continua permite a su empresa identificar e implementar de manera consistente las mejores prácticas. Esto es esencial para mantener la competitividad en tiempos de cambios constantes. La mejora continua fomenta mayor agilidad y la innovación y ayuda a su empresa a adaptarse mejor a los cambios futuros.

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• Mayor seguridad en el lugar de trabajo

Una mentalidad de mejora continua significa que los empleados y los gerentes vigilan más los detalles, incluidos los procedimientos de organización y seguridad. Al mejorar siempre la seguridad y promover las mejores prácticas, la mejora continua convierte el lugar de trabajo en un lugar más seguro para trabajar. El trece por ciento de todas las mejoras aumentan la seguridad del personal y los clientes.

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•  Mayor conocimiento de la estrategia

Debido a que la mejora continua involucra a toda la fuerza laboral, todos los empleados comprenderán mejor los objetivos y la estrategia general de su empresa. Los empleados trabajarán de primera mano para alcanzar los valores fundamentales. Esto, a su vez, puede tener un impacto positivo en el compromiso y la satisfacción de los empleados.

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• Tiempo de comercialización más rápido

Aproximadamente 1 de cada 4 mejoras supone un ahorro de tiempo. Gracias a una mayor eficiencia, una mayor productividad y una reducción de las redundancias y el desperdicio, los productos pueden llegar al mercado más rápido, lo que le brinda una ventaja competitiva sobre la competencia. El impacto medio de una mejora que permite ahorrar tiempo es de 270 horas durante el primer año de implementación.

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• Reducción de errores

A medida que mejore sus procesos y procedimientos con el tiempo, la calidad de su producto o servicio aumentará y la tasa de errores disminuirá. Esto aumentará el valor de su marca y aumentará su ventaja competitiva.

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Planificar - Hacer - Verificar - Actuar

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Para empezar a implementar el modelo PDCA en su empresa y empezar a fomentar una cultura de mejora continua, siga los pasos detallados a continuación.

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Planear: identificar el problema

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La fase de planificación es la primera del modelo de mejora continua del PDCA. Al planificar, debe determinar sus objetivos, qué problemas impiden alcanzar esos objetivos y formular hipótesis sobre las soluciones que los solucionarán. Esta fase consta de varios pasos:

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Identifique el problema

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El primer paso de la fase de planificación es evaluar sus objetivos y determinar qué problemas pueden estar impidiendo que su empresa los alcance. Asegúrese de centrar sus esfuerzos en el problema correcto.

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Analice el problema

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Recopile datos y asegúrese de entender la causa raíz del problema. Es importante asegurarse de tener un conocimiento firme de a quién afecta el problema y el posible impacto de resolverlo. Traiga a expertos en la materia que puedan ayudarlo a comprender mejor el problema. Tras un análisis exhaustivo, determine si desarrollar una solución será factible, económico y práctico. Si no lo es, vuelva a la fase de planificación.

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Diseña un experimento ‍

El paso final de la fase de planificación es diseñar una solución viable para el problema que estás abordando. La solución debe ser medible, por lo que es importante determinar cómo se medirán los resultados y elegir las herramientas y las métricas adecuadas para usar. También tendrás que determinar qué recursos necesitarás para llevar a cabo el experimento. Asegúrese de comprender claramente su objetivo: ¿qué aspecto tiene un resultado exitoso? Por último, considera cómo el experimento puede traducirse en un entorno a mayor escala.

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Como ocurre con los activos intangibles, ten en cuenta que no todas las mejoras continuas se miden fácilmente, pero aun así es importante desarrollar métricas para ellas.

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Qué hacer: implementar el cambio

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La segunda fase del modelo PDCA consiste en implementar el cambio a pequeña escala para medir la eficacia. La realización de una prueba a pequeña escala en un entorno controlado garantiza que se puedan probar los resultados sin correr el riesgo de que se generalicen las repercusiones si el cambio no produce los resultados deseados. También le permite aprender rápidamente y adaptarse sobre la marcha sin necesidad de una gran cantidad de recursos.

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Comprobar: medir los resultados

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La tercera fase del modelo PDCA consiste en medir los resultados del cambio. Utilice los instrumentos predeterminados para evaluar los resultados comparándolos con los datos recopilados en la fase de planificación inicial para comparar el antes y el después. ¿El experimento ha arrojado resultados que demuestren una mejora significativa? Determine en qué porcentaje los resultados son mejores, más seguros, más fáciles, más rápidos, más baratos, etc. Si los resultados no son satisfactorios, anote qué es lo que no funcionó, por qué y cómo se puede modificar el experimento o vuelva a la fase de planificación.

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Actuar: implementar y evaluar

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La fase final del modelo PDCA consiste en implementar y evaluar el experimento a una escala más amplia. Determine qué recursos se necesitan para implementar la solución a mayor escala, así como otros requisitos, como la capacitación. Durante esta fase, es imprescindible supervisar y medir de forma continua el impacto sobre la marcha. Tras una implementación exitosa, estandarice los procesos e implemente los cambios en toda la empresa. Asegúrese de evaluar lo que aprendió de esta implementación y considere cómo puede aprovecharlo para otras posibles soluciones.

Ayude a impulsar la mejora continua con Insightful

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Para cualquier equipo moderno, empleador, herramientas de monitoreo informático o software de monitoreo de pantalla es esencial para proporcionar la flexibilidad necesaria para funcionar en el entorno económico actual, en constante cambio. Las herramientas populares, como el software de supervisión informática o los paneles de inteligencia empresarial, se pueden aprovechar fácilmente para facilitar la mejora continua en su organización.

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La tecnología y la mejora continua van de la mano, y hay muchas herramientas disponibles para brindar apoyo en todas las fases del PDCA. Al proporcionar información valiosa, el software de seguimiento del uso de las computadoras puede brindar transparencia y visualización que ayudan a identificar, implementar y evaluar las hipótesis de mejora continua.

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El software de análisis y productividad de la fuerza laboral como Insightful puede resultar especialmente valioso para respaldar la mejora continua, especialmente cuando se requieren métricas para las mejoras relacionadas con los activos intangibles. Insightful tiene funciones beneficiosas, similares a las del software para rastrear la actividad de una computadora o un el rastreador de tiempo funciona aplicación, pero con una visión general más completa de las tendencias dentro de su fuerza laboral.

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¿Cómo puede Insightful apoyar la mejora continua?

• Trabaje de manera más informada con información procesable sobre datos de trabajo.
• Mejore los flujos de trabajo, cree procesos más eficientes y fomente la productividad.
• Comprenda qué es lo que permite a su equipo realizar un excelente trabajo: en la oficina, de forma remota o híbrida.
• Impulse la mejora desde abajo a través de la formación y la inversión en su personal
• Identifique y elimine los cuellos de botella para optimizar los flujos de trabajo.

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El software de análisis y productividad de la fuerza laboral de Insightful está un paso adelante con respecto al estándar software de rastreo de computadoras. Le ayuda a desbloquear la eficiencia operativa a través del poder de los datos de trabajo. Insightful ayuda a que su empresa mejore un poco, todo el tiempo.

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