La relación entre el seguimiento del tiempo y la cultura empresarial

La cultura empresarial lo define todo, desde cómo gestionar un equipo remoto y las relaciones interpersonales que contiene con sus valores generales, ética laboral y objetivos.

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La cultura empresarial desempeña un papel muy importante en la felicidad de los empleados, y todos sabemos que los empleados felices son empleados productivos. Sin embargo, no importa cuán amistosa y relajada sea la cultura de la empresa, es necesario establecer ciertos procedimientos y procesos. Tú, como propietario de una empresa, debes asegurarte de que los datos de todos estén seguros y de que los requisitos de tus clientes se cumplan en cualquier momento.

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Estas dos cosas se pueden lograr con un simple software de monitoreo de computadora. Y ahora mismo probablemente estés pensando en cómo la supervisión de los ordenadores de los empleados tendrá un efecto desastroso en tu equipo. Bueno, ambos tienen razón y están equivocados.

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Descripción general del seguimiento del tiempo

Antes de analizar la relación entre el seguimiento del tiempo y la cultura empresarial, y cómo puedes asegurarte de que es positiva, comencemos con una breve descripción de lo bueno y lo malo.

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Limitaciones

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Empecemos por las limitaciones.

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Empleado el software de seguimiento informático puede dañar a su empresa de varias maneras.

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Si lo implementas sin avisar a tus empleados o incluso sin discutirlo con ellos, puedes esperar una reacción negativa. Sin mencionar que en la mayoría de los países es ilegal monitorear la actividad informática de los empleados sin previo aviso o incluso sin su consentimiento.

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Una implementación descuidada genera desconfianza, lo que, en última instancia, lleva a los empleados a marcharse, a tener un rendimiento inferior y a sentirse estresados en general.

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Otro inconveniente es que puede hacer que los miembros del equipo sientan que todos sus movimientos están siendo analizados, aunque esto es comparable a tener a un superior mirando por encima del hombro en la oficina.

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Prestaciones

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Si se implementa correctamente, el seguimiento de los empleados puede aumentar la productividad, crear una competencia sana en un equipo, permitirle facturar sus horas de manera más correcta y pagar a los empleados de manera justa.

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Una vez que comunique las expectativas a su equipo, explique diferentes escenarios que describan los beneficios y ayude a los trabajadores a adoptar la mentalidad de crecimiento: estará listo para implementar el software sin problemas.

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Esa es la clave para aprovechar el verdadero potencial del software de seguimiento del tiempo: crear confianza y utilizarla como una forma de desarrollar la responsabilidad personal y profesional. No debe verse como una traba que vincule a los miembros del equipo con su rendimiento, sino como una herramienta para cómo gestionar un equipo remoto de manera eficaz, lo que les permite hacer su mejor trabajo día tras día.

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Cómo usar el software de seguimiento del tiempo de manera responsable

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Si quieres utilizar el control del tiempo como una fuerza positiva dentro y fuera de la oficina, y asegurarte de que tiene un impacto positivo en la cultura de tu empresa, debes aprender a usarlo de manera responsable.

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La única forma en que el seguimiento del tiempo perjudicará la cultura de su empresa es si lo utiliza de una manera que genere resentimiento entre los empleados.

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Introducirlo sin previo aviso, como una forma de exprimir hasta la última gota de productividad de cada persona, o para espiar a los miembros de su equipo es una forma infalible de crear desconfianza y sacudir los cimientos de la cultura de su empresa.

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Estas son 3 formas sencillas de introducir y utilizar el software de seguimiento del tiempo para fortalecer, no dañar, la cultura de su empresa:

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1. Sé transparente

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Antes de implementar cualquier forma de seguimiento del tiempo en sus equipos, es importante ser transparente con sus empleados.

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La comunicación es uno de los pilares fundamentales de cualquier cultura empresarial eficaz, y es lo que garantizará que la práctica de supervisión de los empleados se considere positiva y no negativa.

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Los miembros del equipo deben saber desde el principio cuáles son los motivos por los que se introduce el seguimiento del tiempo y, lo que es más importante, qué beneficios obtienen de ello. Es fácil centrarse en la productividad adicional y en lo que eso podría significar para la empresa, pero ¿se ha planteado cómo los empleados podrían beneficiarse del software?

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Estos son algunos ejemplos:

• Mayor responsabilidad para garantizar un rendimiento óptimo y constante
• El conocimiento de los resultados permite a los miembros del equipo perfeccionar sus habilidades para alcanzar sus objetivos profesionales
• Las oportunidades de desarrollo profesional se hacen evidentes cuando pones números en la productividad

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2. Alinee el monitoreo con los valores de la empresa

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Si ya tiene una cultura empresarial establecida, debe hacer todo lo posible para garantizar que la práctica de supervisión de sus empleados esté totalmente alineada con ella desde el principio.

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Por ejemplo, si la honestidad y la franqueza son rasgos que afirmas valorar en tu empresa, entonces debes introducir el seguimiento del tiempo de forma transparente para que los empleados sepan que no va en detrimento de tus valores fundamentales.

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Hable sobre cómo la supervisión de los empleados puede ayudar a garantizar que todos los empleados reciban una compensación justa por su trabajo y que tenga los datos que necesita para apoyar a los miembros del equipo en su crecimiento profesional.

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3. Cree criterios de evaluación justos

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Todos los empleados, en un momento u otro, han sentido que han sido tratados injustamente o que el sesgo subjetivo de un gerente se ha infiltrado en su evaluación de desempeño.

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El seguimiento del tiempo le permite centrarse más en los datos objetivos, lo que debería ser positivo tanto para la dirección como para los empleados.

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Al combinar datos objetivos y subjetivos, puede crear y aplicar criterios de evaluación justos para todos.

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¿Cómo afecta el monitor de actividad de los empleados a la cultura empresarial?

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Software de monitoreo de la actividad del usuario desempeña un papel muy importante en el lugar de trabajo moderno, al igual que la cultura. ¿Pueden estos dos coexistir en cualquier entorno?

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En resumen, pueden complementarse entre sí de formas que pensabas que eran imposibles.

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La implementación del software de monitoreo de actividad requerirá que realices algunos cambios en tus políticas, así como en tu libro de cultura. Lo cual no tiene por qué ser algo malo. Dado que ahora puedes hacer un seguimiento de la productividad, puedes establecer sistemas de seguimiento de la productividad para cada equipo y recompensar a aquellos que logren alcanzar los objetivos con frecuencia.

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Además, puede reservar ciertos momentos del día para diferentes actividades. Si tienes una sala de juegos, reserva tiempo para que todos los equipos disfruten de una partida de futbolín y organiza un torneo semanal.

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El hecho de que esté utilizando una aplicación de seguimiento de la productividad no tiene por qué significar que sus trabajadores deban ser productivos cada segundo del día (y eso no va a suceder con o sin el software de seguimiento). Lo que estamos intentando demostrar aquí es que software de monitoreo de empleados no son un mal necesario y no estropearán tu cultura.

¿Y cómo lo sabemos?

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Empecemos por nuestra propia experiencia personal. Sí, estamos usando Perspicaz en la oficina, porque funciona de maravilla en combinación con nuestra cultura.

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Cultura de startups

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Nuestra cultura es la de las empresas emergentes: tenemos una hora de inicio flexible por la mañana, la opción de trabajar de forma remota (y algunos equipos que trabajan totalmente a distancia), también somos muy amables. De vez en cuando, incluso tenemos dos adorables perros corriendo por la oficina, así que puedes imaginar que las distracciones se esconden detrás de cada ordenador (o debajo del escritorio, en este caso).

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Podemos permitirnos muchas distracciones porque tenemos Insight para mantenernos concentrados. No solo eso, nuestros valores fundamentales (que son una parte importante de la cultura de Insight) nos ayudan a mantener altos niveles de productividad.

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Todos tienen acceso a sus propios datos y podemos ver en cualquier momento si hemos dedicado demasiado tiempo a encontrar la lista de reproducción perfecta para ese día. Dada la naturaleza de nuestra cultura, nadie tiene la sensación de que está siendo observado o controlado en exceso.

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Experimento de productividad

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Para demostrar algo, realizamos un experimento en la oficina. Como ya teníamos una base de productividad para todos, un par de miembros del equipo se ofrecieron como voluntarios para tener sus rastreadores en modo sigiloso durante 2 meses, y nosotros activamos y desactivamos el software en días aleatorios. Ahora, con el modo sigiloso, un empleado no puede ver si monitoreo del lugar de trabajo el software se está ejecutando o no.

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¡Al principio, la productividad se disparó! Estamos hablando de grandes cifras: aumentó alrededor de un 35% en promedio durante las dos primeras semanas. Durante las dos semanas siguientes, esas cifras empezaron a deteriorarse, bajando hasta situarse aproximadamente un 5% por encima de la línea de base. El segundo mes del experimento transcurrió pacíficamente, sin cambios estadísticos importantes.

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El objetivo del experimento era ver las cifras y ver cómo cambiaría el comportamiento de los empleados con el tiempo. Nos dimos cuenta de que el comportamiento no cambiaba mucho cuando analizamos la cultura y la relación general entre los miembros del equipo. Sin embargo, aquellos que conocían sus niveles de productividad diarios volvieron a trabajar mucho más rápido.

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El experimento también proporcionó a nuestro departamento de recursos humanos datos valiosos, que se utilizaron para optimizar algunos de nuestros procesos principales. Además, durante el experimento, descubrimos algunas tareas que podrían haberse evitado por completo o haberse automatizado.

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Y lo que es más importante, nos divertimos al evaluar los datos y, sin duda, hemos establecido puntos de referencia para futuros experimentos y empleados.

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