Cómo equilibrar la velocidad y la seguridad al proteger la privacidad en el trabajo

El cumplimiento y la seguridad tradicionalmente van en detrimento de la usabilidad, pero los nuevos enfoques desafían el status quo.

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Casi todas las empresas han transformado digitalmente sus operaciones como resultado de la pandemia mundial, con diferentes grados de éxito.

Algunos utilizaron la transformación digital para mejorar la productividad y el rendimiento en el lugar de trabajo. Otros se centraron en optimizar la experiencia del cliente. Y otros siguieron mejorando radicalmente la propuesta de valor de su empresa para satisfacer las nuevas demandas.

Sin embargo, muchas de estas iniciativas transformadoras tuvieron que implementarse rápidamente, con tiempo solo para preocuparse momentáneamente por los efectos dominó a largo plazo que podrían causar. Ahora que la economía posterior a la pandemia está empezando a estabilizarse, los líderes empresariales están buscando lo que podrían haber pasado por alto en medio de este rápido cambio.

La transformación digital a menudo conlleva importantes desafíos para equilibrar la velocidad, la seguridad y la protección de la privacidad. Muchas de las empresas y negocios actuales se enfrentan a desafíos de cumplimiento que se derivan de políticas laborales elaboradas apresuradamente en caso de pandemia.

La era de la protección de datos y la privacidad ya está aquí

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La privacidad de los datos nunca ha sido tan relevante como lo es hoy. El lugar de trabajo digital hiperconectado de hoy en día ha creado numerosas oportunidades para la explotación de datos confidenciales, lo que ha generado una necesidad apremiante de regulación. El software de supervisión para los empleados desempeña un papel importante en este entorno.

Tanto los líderes empresariales como los empleados son cada vez más conscientes de las violaciones de datos y los ciberataques que llegan a los titulares. Las nuevas leyes y reglamentos de privacidad presionan a las organizaciones para que cambien sus hábitos de trabajo comprobados y reales a fin de adaptarse a los riesgos del incumplimiento.

Es posible que algunas empresas (y personas dentro de las empresas) consideren que la regulación de la privacidad de los datos es una burocracia innecesaria. Se trata de un conjunto rígido de normas que impide simplemente hacer negocios de la forma más rápida y transparente posible.

Sin embargo, si esa empresa expone información confidencial a terceros no autorizados o utiliza los datos de los clientes sin cumplir con las normas, la empresa sufrirá. Ni siquiera se debe a las multas reglamentarias, aunque pueden ser importantes. Los clientes han demostrado reiterada y abrumadoramente su preferencia por las organizaciones orientadas a la privacidad.

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Practicar la privacidad no tiene por qué ralentizar los negocios

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Para una empresa que implementó el trabajo remoto al comienzo de la pandemia y ahora busca formas de garantizar el cumplimiento de la privacidad de los datos en el futuro, la tarea puede parecer abrumadora. Ya recopilas, almacenas y utilizas datos personales de empleados y clientes. ¿Cómo puede cambiar la forma en que funcionan las cosas sin afectar al negocio?

Aprovechar las tecnologías emergentes es una de las mejores soluciones para este problema. Un enfoque nuevo y basado en la tecnología para el cumplimiento normativo está ganando terreno rápidamente tanto entre los líderes empresariales como entre los ejecutivos empresariales.

RegTech, como se le llama, utiliza el modelo de software como servicio para gestionar el cumplimiento normativo sin ralentizar el negocio. Esto reduce la cantidad de estrés que las organizaciones ejercen sobre sus equipos de TI internos y, al mismo tiempo, garantiza que se cumplan los objetivos de cumplimiento.

Como resultado, las organizaciones liberan valiosos recursos de TI para alcanzar los objetivos estratégicos. Las soluciones, como el software de seguimiento de las tareas de los empleados, compensan la carga que supone el cumplimiento normativo y optimizan sus procesos para que las empresas funcionen más rápido, no más despacio.

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Uso de RegTech y software de gestión de empleados

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Este enfoque se basa en múltiples tecnologías que trabajan en conjunto. Las soluciones RegTech utilizan software para satisfacer las demandas de industrias específicas. Sin embargo, la gestión del cumplimiento no es únicamente una cuestión de software. Es un proceso que abarca toda la empresa y que comienza en cuatro puntos:

• Incorporación - La seguridad y la privacidad deben formar parte del proceso de incorporación de los empleados desde el principio. Los empleados nuevos necesitan formación para comprender cómo ve su empresa la privacidad y la seguridad de los datos, y el papel que desempeñan a la hora de garantizar que se cumplan los objetivos de cumplimiento.
• Monitorización - Para garantizar el cumplimiento, necesita una solución para supervisar a los empleados en el lugar de trabajo. Esto le permite generar datos valiosos sobre cómo los empleados interactúan con los datos de los clientes y cómo procesan los datos durante su trabajo diario.
• Detección - Tu monitor de actividad de los empleados el software también debería funcionar como un sistema de advertencia para la privacidad de los datos. Invertir en un software de análisis de alta calidad le ayudará a detectar las brechas de datos y las violaciones de la privacidad en tiempo real, minimizando el costo del incumplimiento.
• Informes - Si utiliza el software de supervisión adecuado para los empleados, podrá generar informes fácilmente auditables con registros detallados. Estos constituyen el núcleo de sus iniciativas de cumplimiento, y poder generarlos en tiempo real garantiza que su organización esté siempre preparada para demostrar el cumplimiento.

Según el tamaño de su organización y la complejidad de sus procesos, puede abordar cada uno de estos cuatro pasos de una manera diferente.

Por ejemplo, las grandes empresas con miles de empleados pueden implementar soluciones de inteligencia artificial (IA) para identificar patrones en los datos de monitoreo de Internet de los empleados. Incluso un gran equipo humano de expertos en cumplimiento normativo no podría realizar esta tarea sin algún tipo de ayuda automatizada: el volumen de datos es simplemente demasiado grande.

Por otro lado, una pequeña empresa podría muy bien implementar una solución más simple aplicación de seguimiento de empleados solución. Si la empresa no gestiona con regularidad grandes volúmenes de datos confidenciales, los registros de supervisión de la actividad de sus empleados suelen ser suficientes para demostrar el cumplimiento de la privacidad de los datos.

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La privacidad de los datos exige un nuevo enfoque

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Al aumentar el cumplimiento de la privacidad de los datos con un proveedor de tecnología de confianza, puede garantizar que los datos de sus clientes se gestionen de forma segura en todos los procesos de la empresa. Implementando lo correcto software de monitoreo para empleados permite la agilidad empresarial sin poner en riesgo la privacidad de los datos.

Este enfoque no es el único modo de garantizar la privacidad de los datos, pero es el más equilibrado. Los expertos en ciberseguridad y privacidad de datos tradicionalmente sostienen que existe un equilibrio inherente entre la seguridad y la usabilidad. Hasta hace muy poco, estaba ampliamente aceptado que las nuevas tecnologías de seguridad obligaban a los usuarios a comprometer la velocidad y la eficiencia de los procesos.

A medida que la nueva tecnología entra en el espacio empresarial, la brecha entre la seguridad y la velocidad se está cerrando. Los desarrolladores y proveedores de software están incorporando el cumplimiento normativo en las soluciones que ofrecen a los clientes empresariales. Se ha convertido en una prioridad, en demanda y en una valiosa propuesta de venta.

Los líderes ya no pueden pensar en el cumplimiento como un proceso aislado. Se está convirtiendo en una consideración integrada en la arquitectura de la propia empresa. Cada operación y función de cada empleado tiene un elemento de cumplimiento que es distinto y único.

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El enfoque sin concesiones para la privacidad de los datos

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Desafortunadamente, no es posible eliminar todas las tecnologías antiguas y no seguras que se utilizan en el lugar de trabajo moderno. Los empleados enviarán correos electrónicos, escribirán mensajes SMS y reutilizarán las contraseñas. Sin embargo, la seguridad y el cumplimiento de su organización dependen de la capacidad de detectar y corregir los eventos inseguros cuando se producen.

Las organizaciones que adoptan un enfoque proactivo para el cumplimiento normativo basado en la tecnología tienen muchas más posibilidades de prevenir peligrosas filtraciones de datos y cumplir con una normativa de privacidad cada vez más onerosa. El monitor de actividad de sus empleados desempeña un papel fundamental al ayudarlo a identificar y mitigar los riesgos de incumplimiento, al tiempo que genera registros de auditoría detallados, y lo hace sin que usted tenga que renunciar a la velocidad.