7 pasos a seguir antes de comprar un software de seguimiento del tiempo

Has decidido empezar a hacer un seguimiento del tiempo que tus empleados dedican a trabajar porque has estimado que las métricas de seguimiento son importantes para la toma de decisiones empresariales.

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Los datos recopilados de esta manera definitivamente lo ayudarán a tomar mejores decisiones operativas y financieras. Tendrá una comprensión más completa de cómo asignar las tareas y cuáles son los costos asociados a cada uno de sus empleados.

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Sin embargo, a pesar de que un solución de seguimiento del tiempo puede mejorar la productividad en un 30% (según una investigación del McKinsey Global Institute), no puedes simplemente salir a comprarlo.

Si bien la idea tiene mucho potencial por sí sola, su realización sin una contemplación exhaustiva no garantiza un cambio positivo en la productividad de los trabajadores y la cultura empresarial.

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Incluso si tú lo implementó con éxito, puede provocar la quiebra de toda la empresa.

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Una de las razones es la recopilación de datos de manera inconsistente y sin la estructura adecuada en mente, así como sin ninguna intención real de usarlos de manera deliberada y sistemática. En ese sentido, los datos recopilados mediante software para hacer un seguimiento de la asistencia de los empleados son difíciles y lentos de analizar en el mejor de los casos, y son inutilizables y, en el peor, una pérdida total de tiempo.

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Tenga siempre en cuenta que las herramientas de seguimiento del tiempo son solo eso: herramientas. Su valor radica en la forma en que las organizaciones y los usuarios individuales las manejan y gestionan sus productos (en este caso, la información sobre el desempeño de los empleados).

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Por lo tanto, no espere milagros solo porque su personal haya instalado una aplicación para el seguimiento remoto del trabajo. Controlarlos no aumentará sus niveles de productividad.

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En su lugar, piense en la mejor manera de usar este tipo de software en su organización y en cuáles espera que sean los resultados. Hacerlo incluso antes de comprarlo debería garantizar unos resultados óptimos y darte una idea del retorno de la inversión.

Tenga una visión clara de la estructura de trabajo

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Tenga cuidado de no confundir los diferentes tipos de herramientas con sus propósitos. Los sistemas de seguimiento del tiempo para los empleados no son lo mismo que las plataformas de gestión de tareas, aunque pueden tener funciones superpuestas.

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Si quieres ayudar a tus empleados a organizar mejor su tiempo de trabajo, las herramientas que incluyen ambos tipos de funciones pueden ser de gran ayuda. Pero si tu objetivo es espiar a tus empleados y asegurarte de que realmente están trabajando mientras están en la oficina y no navegando por sus redes sociales, es probable que no estés satisfecho con los resultados.

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Especialmente si confías en las estadísticas que dicen que hasta el 80% de una jornada laboral promedio se dedica a actividades con poco o ningún valor.

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Para utilizar mejor los datos recopilados de esta manera, y para poder saber si sus empleados dedican sus horas de trabajo de manera productiva, primero debe especificar qué significa eso en su caso.

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• ¿Qué significa «tiempo productivo» en su organización?
• ¿Cómo se mide?
• ¿Difiere de un departamento a otro?
• ¿Qué excepciones son aceptables?

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Todas estas preguntas necesitan respuestas claras y precisas, por lo que debes crear una estrategia detallada para introducir herramientas de seguimiento de la gestión del tiempo en el ecosistema de tu lugar de trabajo.

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Sea transparente con las intenciones

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Si cree que es necesario un cambio estructural profundo en la cultura de su organización, debe hacer que los empleados comprendan que su comportamiento en el lugar de trabajo debe cambiar y por qué.

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Debe introducir los grandes cambios en sus operaciones con cuidado y con un plan preciso. De lo contrario, corre el riesgo de hacer más daño que bien al destruir la lealtad de los empleados y la cultura empresarial ya construida.

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Explica el razonamiento

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Una vez que tenga una estrategia para implementar un software de seguimiento de actividades en su empresa, comuníquela a los empleados.

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Como ellos serán los más afectados por este nuevo cambio operativo, exponga sus motivos y expectativas, cómo se reflejan en ellos, así como en la empresa y sus planes a largo plazo.

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Haz todo lo posible por explicar por qué quieres hacer un seguimiento de la actividad de los empleados.

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Si tu razonamiento es entender sus hábitos de trabajo, detectar posibles problemas, presentar posibles soluciones, organizar una mejor manera de delegar la carga de trabajo, etc., eso es exactamente lo que debes decir.

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Según la Asociación Estadounidense de Nómina, las empresas que utilizan herramientas de seguimiento del tiempo con funciones de nómina tienen un 44% menos de probabilidades de cometer errores que las que no lo hacen. Por lo tanto, si ese es el problema que está intentando resolver, comparta sus inquietudes con el personal.

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Honestamente, cualquier cosa es mejor que «hay que hacerlo».

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Luego, después de obtener los primeros resultados, preséntelos a sus empleados junto con sus conclusiones sobre cómo este cambio afectó a la empresa de manera positiva.

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Si es posible, revisa el desempeño diario de cada empleado o equipo para señalar las áreas de mejora, ya que es probable que la mayoría de ellos no sepan cuánto tiempo pierden cada día.

Hágalo obligatorio para todos los empleados

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Según TechJury, solo el 17% de las personas hace un seguimiento de su tiempo a pesar de tener acceso a aplicaciones, sugerencias y consejos relevantes.

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Sin embargo, un gran cambio en el MO significa que se debe incluir a todo el personal de la empresa, ya que se quiere hacer más de seguimiento remoto del tiempo de los empleados, por ejemplo.

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No debería haber excepciones a la regla si quieres lograr un efecto máximo: todos los empleados y gerentes deben tener un registro de su tiempo, incluso el CEO. Es justo para todo tu personal, ya que te proporcionará datos exhaustivos que podrás utilizar de verdad y, en última instancia, es bueno para la moral.

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Además, tendrá un buen punto de partida para aumentar realmente la productividad del trabajo, ya que se sienten parte del mismo equipo que trabaja para lograr el mismo objetivo.

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Designe a una sola persona responsable

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Como en cualquier proyecto, cuando todos son responsables, nadie es responsable.

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Es por eso que debe designar a una persona que se encargue de crear e implementar la estrategia de seguimiento del tiempo, definir objetivos claros, transmitir las expectativas a los empleados y recopilar y analizar los resultados para emprender acciones futuras.

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Esa persona puede ser un gerente de recursos humanos, el director de operaciones, el director ejecutivo, etc., pero es crucial que sea alguien que pueda contribuir al proceso y garantizar su éxito, al mismo tiempo que garantice la privacidad de toda la información recopilada.

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Analice los datos a su debido tiempo

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Se supone que la información que recopila a través del software de seguimiento de empleados implementado ayudará a su organización a tomar decisiones mejor informadas en el futuro.

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No está ahí para atrapar a la gente jugando o escuchar música en horario de oficina (aunque eso en realidad puede ayudar a aumentar la productividad).

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Una vez que haya considerado que puede tener suficiente información, analice los datos para recopilar información sobre cómo se están haciendo las cosas actualmente en lugar de cómo deberían hacerse.

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Eso le dará un punto de partida sobre los cambios que debe realizar y cómo realizarlos.

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Muestre aprecio por una mejor motivación

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Hay todo tipo de maneras en las que puedes mostrar tu aprecio por los empleados con mejor desempeño. Ya sea que se trate de un día libre al final del mes o de su repostería favorita el lunes por la mañana, a las personas les gusta que se les reconozca su arduo trabajo.

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No solo eso, sino que pueden servir de ejemplo y proporcionar motivación a los demás en la empresa.

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Pero, ¿cómo ser objetivo al respecto?

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Entre los muchos programas de seguimiento de la asistencia de los empleados que hay en el mercado, hay aquellos que tienen la opción de que los gerentes etiqueten ciertos usos de sitios web y aplicaciones como «productivo» o «improductivo». Dado que diferentes equipos de la misma empresa desarrollan diferentes hábitos en Internet, esto puede resultar útil para obtener una mejor visión del comportamiento del personal en el trabajo.

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Recibir informes detallados para un período de tiempo determinado con este tipo de información será útil cuando llegue el momento de las evaluaciones de desempeño.

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Por lo tanto, asegúrese de saber lo que necesita de un software de seguimiento del tiempo y cómo espera que mejore su empresa antes de comprar uno. Determinará el éxito de todo el proyecto.

Este artículo fue escrito originalmente el 22 de mayo de 2016 por Gina Ora. Fue actualizado el 9 de junio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.