Según nuestro próximo invitado al podcast, el Dr. Frank Buck, mantener la productividad consiste en tener un sistema en el que pueda colocar toda la información y todas las tareas que necesita completar. El Dr. Frank Buck pasó años trabajando en el sistema escolar y desarrollando sus habilidades organizativas. Pasó de usar los archivos de Tickler a los diarios y, durante los últimos 19 años, se ha vuelto digital. Los consejos que compartirá hoy se pueden aplicar tanto a nivel individual como organizacional, y fue muy amable al presentarnos la forma en que usa sus aplicaciones favoritas.

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Workplus: Hola a todos, soy Bojana de Workpuls y les doy la bienvenida a otro episodio de Workpuls Productivity Talks. Hoy tenemos con nosotros al Dr. Frank Buck. Es el presidente de Frank Buck Consulting y es una especie de experto en gestión del tiempo. Así que vamos a escuchar más sobre lo que tiene que decir sobre la gestión del tiempo y la productividad, qué es lo que hace como consultor y cómo ayuda a otras personas y empresas a gestionar mejor su tiempo y a aumentar la productividad. Bienvenido, Frank, gracias por acompañarnos.

Dr. Frank Buck: Gracias. Es un placer. Agradezco que me hayas invitado.

Workplus: ¿Puede decirnos, para empezar, con un poco más de detalle que yo, qué es exactamente lo que hacen usted y su empresa?

Dr. Frank Buck: Vale. Bueno, antes que nada, esta es una segunda carrera para mí. Estudié durante casi 30 años como director de banda de secundaria, y luego subdirector, director y administrador de la oficina central. Con una larga experiencia trabajando en grandes centros educativos, me retiré de la educación pública en 2009, con el objetivo de darle a una segunda carrera la oportunidad de prosperar en la organización, la gestión del tiempo y la productividad. Supongo que uno de mis grandes logros al principio fue escribir mi primer libro Get Organized: Time Management for School Leaders. Y no es necesario ser el director de una escuela para aprender algo del libro, en realidad es un libro que cualquiera puede usar, ahora en su segunda edición. Pero escribo, hablo, consulto sobre la organización, escribo sobre gestión del tiempo, escribo una columna semanal en un periódico. Vivo en los Estados Unidos y he estado en lugares tan lejanos como Australia para hablar con la gente sobre cómo limpiar sus escritorios, cómo vaciar su correo electrónico, cómo mantenerse al tanto de todo lo que nos espera. Cuando hacer estas cosas no es la parte difícil, mantenerse al día con todo lo que tenemos que hacer es la parte difícil.

Workplus: Sí, estoy de acuerdo, tiene mucho sentido. Así que empecemos con lo básico. ¿Puede decirnos qué es, en su opinión, una especie de definición de productividad? ¿Qué dirías que es la productividad?

Dr. Frank Buck: La productividad consiste en hacer las cosas que son importantes para usted y las personas que lo rodean, y que van a marcar una diferencia duradera. Y la cuestión es que podríamos ocupar nuestros días con pequeñas actividades y nunca terminarlas todas, y nunca lograr nada que realmente importe. Por lo tanto, se trata en gran medida de a qué decir no, a qué decir sí y de decir sí a las cosas correctas, y de tener una metodología y las herramientas que te ayuden a lograrlo. Eso es lo que te convierte en una persona productiva.

Workplus: ¿Y crees que eso se puede medir? ¿Se puede medir la productividad? ¿Cómo se puede medir?

Dr. Frank Buck: Buena pregunta, y creo que tu pregunta es mejor que mi respuesta porque realmente no existe una fórmula mágica que diga: «Vale, tu día a día fue un 95». Y hay muchas maneras diferentes en las que podemos verlo. Un compañero de trabajo podría mirarte y decir que tuviste un día muy productivo. Si bien es posible que sientas que no lo hiciste, o viceversa. Así que, caramba, ojalá algún día hubiera una forma de medirlo realmente. Pero muy a menudo, cuando intentas poner un número en algo, tus números resultan ser incorrectos.

Workplus: Bueno, hablé con diferentes personas de diferentes industrias que hacían cosas diferentes. Muchas de ellas miden la productividad en función de los resultados que obtienen las personas a través de lo que están haciendo y no en función de sus acciones cotidianas, sino de lo que son capaces de lograr, por lo que se basa más en los resultados que en algo inmediato. De acuerdo, entonces te dedicas a la consultoría, además, supongo que haces mucho para las escuelas dado que llevas mucho tiempo en la educación, pero supongo que también trabajas con empresas y personas y empresas de todos los tamaños y organizaciones, diferentes tipos de organizaciones.

Dr. Frank Buck: Sí, tienes toda la razón, solo por la naturaleza de mis antecedentes, muchas de las conferencias en las que hablo y muchas de las organizaciones que me contratan tienen su sede en escuelas. Por ejemplo, un sistema escolar que quiere unir a todos sus administradores o una escuela individual que quiere algo para todos sus maestros que les ayude a mantenerse al día al día. Pero también he trabajado con abogados, profesionales de la salud y agentes de seguros, porque todos nos enfrentamos a los desafíos de todas las cosas que tenemos que hacer y necesitamos una forma de hacerlas.

Workplus: ¿Existe una fórmula de gestión del tiempo que se pueda aplicar en todos los ámbitos o es diferente para los abogados, los trabajadores de la salud, los profesores o lo que sea que sea la industria?

Dr. Frank Buck: Todos vamos a tener diferentes matices, pero creo que hay algunos temas muy comunes que los atraviesan todos. El más básico es tener un sistema y poner todo en él. El mayor problema que tenemos hoy en día es que la gente trata de pensar que puede recordar lo que tiene que hacer: «Oh, sí, tengo que llamar a Bob. Sí, puedo hacerlo, llamar a Bob. Ah, y llama a Sue y tengo que hablar con ella sobre estas tres cosas».

Pero con respecto a la cuarta de esas, comienzan a pasar desapercibidas y el nivel de estrés aumenta y lo malo es que empezamos a criticarnos por lo estúpidos que somos: «Una simple llamada telefónica y me olvidé de hacerlo». Bueno, lo que necesitamos es un sistema en el que podamos tirar las cosas al sistema y luego concentrarnos en lo que tenemos delante. Tengo varios cientos de cosas que podría estar haciendo ahora mismo, pero no pienso en ninguna. Estoy pensando en esta entrevista ahora mismo, porque sé que todo lo demás está en el sistema, todo lo demás puede esperar y las cosas que necesito ver hoy están en la lista para hoy. Y las cosas que necesito ver dentro de dos semanas están en esa lista y las veré dentro de dos semanas, y el nivel de estrés es muy, muy bajo. Aprendí ese tipo de cosas cuando estaba en el último año del instituto, por lo que son herramientas muy diferentes. No teníamos teléfonos inteligentes en 1976. Por eso, con el paso de los años, las herramientas cambian, pero algunos de los principios en los que se basan siguen siendo los mismos. El principio de ponerlo en un sistema, ya sea escribirlo tan pronto como se te ocurra en una agenda de papel o ponerlo en una aplicación de tu smartphone tan pronto como se te ocurra. Y luego, algún tipo de sistema que te lo devuelva en el momento adecuado. Ya sea que lo pongas con una fecha de vencimiento o lo pongas en una página en particular y en una agenda de papel, para que no lo veas, no lo pienses cuando no lo necesites. Y está al frente y en el centro cuando lo necesitas.

Workplus: Parece tan sencillo. Parece un consejo sencillo. Busco mi propio ejemplo. Yo era una persona que prefería recordarlo todo. Y así como tengo que recordar eso, tengo que hacerlo. Lo recordaré. Luego, en algún momento, me di cuenta de que había muchas cosas que hacer. Y como dijiste, el nivel de estrés aumenta. Y sigo preocupándome, ¿he olvidado algo más? ¿Hay algo más que deba hacer? Así que tengo una especie de lista de tareas pendientes y añado cosas a esa lista a cualquier tipo de sistema. Como dijiste, ya sea una aplicación o un periódico, sea lo que sea, realmente me ayudó mucho, al menos me ayudó a sentirme más aliviada porque sé todo lo que tengo que hacer. No tengo por qué seguir preocupándome si olvido algo, porque sé que no lo hice, obviamente. Pero sí, lo entiendo perfectamente. Eso sería como tener un sistema como ese, para empezar, y supongo que es algo común entre todas las industrias y todos los individuos.

Dr. Frank Buck: Sí. Si pudiera contarte una historieta rápida. Mi primer año como director. Así que soy el nuevo director y un cuerpo docente compuesto por personas, la mayoría de las cuales eran un poco mayores que yo, y la mayoría de ellas habían estado en esa escuela durante varios años; así que definitivamente yo era el chico nuevo de la cuadra. Y esto era 1997, así que tenía mi horario diurno. Esto fue antes de que todo fuera tan digital. Y los profesores sabían que siempre me ven con este librito. Y cada vez que surgía algo, cada vez que les prometía que haría algo o cada vez que me decían algo sobre lo que tenía que actuar o que necesitaba saber. Siempre abro este libro y lo anoto, y comienzan a preguntarse acerca de este librito, pero lo que notan es que todo lo que estaba escrito en ese libro, por arte de magia parecía estar hecho. Así que cuando tuvimos uno de esos días de desarrollo profesional, y si hablas con los profesores, te dirán que lo peor ocurre allí. Puedes obtener algunos de los peores desarrollos profesionales en. Así que ese día decidí dedicarme a nuestro desarrollo profesional, solo para mostrarles lo que hice, solo para mostrarles lo que estaba haciendo con el libro. Cómo están estas dos páginas opuestas para cada día. En el lado izquierdo están mis citas y lo que debo hacer. Y la página de la derecha, contiene las notas de las llamadas telefónicas. Son notas de reuniones individuales. Es como la pequeña libreta de notas que hay junto al teléfono, donde estaba todo lo que necesitaba anotar sobre cualquier cosa que surgiera durante el día. Y al final del día, solo mirabas para ver qué tenía que hacer con cualquiera de esas cosas que escribí, ponerlas en las páginas para los días futuros y, al final del día, listo. Y dicen: «Eso es muy fácil». Y luego la mayoría de ellos salieron a buscar un librito. Y ahora, no llevo mi libreta, es mi teléfono el que se sincroniza con mi ordenador, pero la idea es la misma: las cosas entran en ese sistema y luego las ves en el momento adecuado, junto con los detalles que necesitas hacer para lograr esa tarea en particular.

Workplus: Vale, ¿hay algo, algún otro punto en común entre las industrias o tenerlo todo en el sistema es el único?

Dr. Frank Buck: Tener un sistema que lo ponga todo en el sistema es lo más importante, y si una empresa busca cuál es la herramienta mágica... Una de las cosas que he descubierto a lo largo de los años es tratar de exigir que todos usemos esta lista digital de tareas pendientes, tal vez todos usemos este software no sea la mejor opción. Porque una de las cosas que le digo a la gente es personal y laboral, eres la misma persona, ponlo en el mismo sistema. No tienes un calendario aquí para el trabajo y otro para el personal, pero querrás poder ver las dos cosas juntas, ver cómo se integran, las mismas cosas con tus tareas pendientes. Deja que esas cosas se integren para que puedas ir a un solo lugar y ver todo: lo personal, lo profesional, tus aficiones, tus objetivos, ahí está. Es posible que tengamos un software que describa las principales metas de la organización y las subobjetivas, pero cuando se trata de las tareas del día a día, las pequeñas llamadas telefónicas que hacemos, las pequeñas notas que tendremos que escribir, lo importante es que todos tengan buenas herramientas para hacerlo. No creo que las herramientas tengan que ser exactamente las mismas en todos los ámbitos.

Workplus: Esto es interesante, porque normalmente en las empresas se dice: «Esta es una herramienta que vamos a utilizar y luego toda la empresa la utiliza». Y al cambiar de lugar de trabajo, hay que conseguir una nueva herramienta y empezar a aprender a utilizar una nueva herramienta.

Dr. Frank Buck: Y la mitad de la empresa dice: «Sí, esta herramienta se aprobará». O dicen: «Vale, sí, bueno, esa es la herramienta de la empresa, pero en realidad, tengo este pequeño bloc de notas donde escribo. Esta pequeña libreta de notas de aquí es realmente lo que me impulsa el día». Las personas encuentran una forma de evitar lo que la empresa exige que hagas. Para mí, es una decisión muy personal. Y le digo a la gente que cuál es la mejor herramienta, la mejor herramienta es la herramienta con la que se sienta cómodo y la herramienta que realmente va a utilizar. Soy una persona muy digital. Mi esposa es muy organizada, pero le gusta mucho el lápiz y el papel. Y eso está bien. Tiene un sistema, le funciona. La gente la ve muy organizada, nada pasa desapercibido, y ella puede volver a esta carpeta, a este papel que está ahí y decir: «En esta fecha en particular, recibimos una llamada telefónica y esto es lo que te dije que haría y esto es lo que dijiste». Y la persona simplemente dice: «Oh, está bien». Sin discusión.

Workplus: Sí, bueno, supongo que realmente depende de con qué personas se sientan cómodas y qué es lo que más les gusta. Estamos usando un software en línea, una herramienta en línea para nuestra lista de tareas pendientes en el trabajo y tengo una parte que es mía. Pero todavía me gustan algunas de las cosas que me gusta escribirlas en el cuaderno, siempre llevo un cuaderno conmigo y me gusta anotarlas en el cuaderno por alguna razón. Creo que voy a recordarlas mucho mejor si las anoto en mi cuaderno, en lugar de ponerlas ahí, como en el espacio digital. Sé que está ahí, pero aun así tiene más sentido que lo haga a mano. Por otro lado, algunos de mis compañeros de trabajo prefieren la herramienta en línea y no harían nada más que usar la herramienta en línea. Así que es realmente individual y creo que un error que comete mucha gente es lo que la empresa dice que va a ser así. Mencionaste que sí, la gente encuentra otras maneras, pero no sé si muchos piensan de esa manera. Supongo que la mayoría de la gente dice: «Está bien, la empresa dijo que deberíamos usar esto, así que esto es lo que estamos usando», y ya está. No hay otra forma de evitarlo. Está bien para el grupo, para proyectos, para cosas grupales. Pero para las cosas individuales, creo que debería, puede ser y es más flexible dentro de un equipo.

Dr. Frank Buck: Absolutamente. E incluso con mi propio flujo de trabajo tan digital como me convertí. Llevo guardando mi calendario y mi lista de tareas pendientes en formato digital desde el año 2001. Pero lo que, para mí, se mantuvo en papel durante el resto de mi carrera como directora y administradora de una oficina central, fue tener un diario en papel para esas llamadas telefónicas, esas pequeñas reuniones individuales, porque... piénsalo si estás en una reunión con una persona, no puedes sentarte allí con un portátil y tomar notas. No puedes sentarte ahí y tomar notas en tu teléfono. Pensarán que estás consultando Facebook y que estás enviando correos electrónicos y que no prestas ni un ápice de atención. Podrías estar tomando muchas notas sobre esa interacción con ellos, pero socialmente, todo saldrá mal. Mientras que si se trata de un diario de papel, piensan: «Esto es realmente importante», «esto es lo suficientemente importante», estás tomando notas al respecto. Y es que, cuando hago una llamada telefónica, puedo tomar notas en tiempo real, de modo que cuando termina la llamada telefónica, cierro el libro, termina la toma de notas, puedo pasar directamente a la siguiente sin tener que volver a copiar algo o escribir algo en un ordenador. Y posiblemente esa bolita se le cayó por las rendijas, porque con alguien más en la puerta, bueno, lo grabaré más tarde y luego, olvídalo. Así que es algo que ocurre en tiempo real. Y lo más importante es que tenemos muchas pequeñas interacciones que fueron muy pequeñas, pero necesitabas registrarlas para ocultarte. Por ejemplo, esta es una llamada telefónica que creías que no era nada, la hiciste con ese padre loco. Pero tres semanas después, llamaron al superintendente con una historia completamente diferente. Vaya, poder hojear unas cuantas páginas de ese diario y decir que hablamos en esa fecha en particular y esta era su preocupación. Y esto es lo que le dije que haría. Y esta fue su respuesta. Eso vale mucho y ocupa tanto espacio en la estantería una vez que el diario está... Una vez lleno, guárdalo para siempre. Nunca sabes cuándo puedes necesitar algo.

Workplus: Cuando se trata de la productividad en el lugar de trabajo y del aumento de la productividad en el lugar de trabajo, casi todos los empleadores o gerentes desean tener un equipo más productivo, quieren maximizar la productividad de su equipo. ¿Qué es lo primero que deben hacer si quieren adoptar ese enfoque?

Dr. Frank Buck: Creo que lo primero que hay que hacer es establecer ese sistema para darte un lugar donde poner las cosas. En otras palabras, si estamos preparando una comida y estamos cocinando espaguetis, vamos a necesitar un recipiente para poner esos espaguetis. Así que una vez que tengas ese recipiente, una vez que tengas el lugar donde ponerlo. Permítanme decir una palabra y apuesto a que esta palabra va a tener un problema entre todos los que vean esta entrevista: interrupciones.

No puedo hacer nada. Por eso venimos temprano. Por eso nos quedamos hasta tarde. Por eso venimos los sábados y decimos: «Caramba, puedo hacer más un sábado por la mañana que en toda la semana porque no hay interrupciones». Incluso hay estudios que muestran cosas como que los ejecutivos son interrumpidos, algunos dicen que cada tres minutos, otros dicen que cada ocho minutos y luego dicen que cuando te interrumpen, tardas 23 minutos en volver a la normalidad. Por lo tanto, si te interrumpen cada ocho minutos y luego tardas 23 en volver a la normalidad, prácticamente te interrumpen antes de volver a la normalidad. Y esa es la parte más lamentable, es que cuando nos interrumpen, por lo general, no volvemos a lo que estábamos haciendo. Porque bueno, ¿cómo eliminamos las interrupciones? Bueno, ¿por qué interrumpo a alguien? Porque esa cosa está en mi mente ahora mismo y antes de que la olvide, permíteme transferirla a esa otra persona.

Ahora, si tengo un sistema que me impide olvidarlo, y podría ser algo, podría ser una agenda en papel. Y cuando pienso en esa pregunta, tengo que preguntarle a Bob: si la anoto en mi agenda, en lugar de levantarme caminando por el pasillo e interrumpir a Bob, le ahorraría algo de tiempo. Y luego, cuando piense en otra cosa sobre la que hablar con Bob, permítanme apuntar también eso y lo siguiente. Así que en vez de ir a interrumpir a Bob seis veces antes de que acabe la mañana, lo más probable es que empiece a entrar por la puerta para interrumpirme. Y cuando lo haga, con lo que quería hablarme, puedo repasar la lista que tengo con él. Y si lo hago digitalmente, cualquier cosa sobre la que necesite hablar con Bob lo pongo en algún lugar de la tarea en el que cuando me llame por teléfono o cuando entre por la puerta, voy a buscar su nombre y boom, hay todo lo que quería hablar con él en una pequeña y agradable lista, y podemos repasar esas cosas. Entonces, una vez que la gente dice: «¿Cómo minimizamos las interrupciones?» Es tener ese lugar para guardar cosas y dejar que la otra persona trabaje. Y luego, cuando nos reunamos, analicemos un montón de cosas juntos, en las que podamos estar completamente presentes el uno con el otro, en lugar de preocuparnos por: «Caramba, ojalá lo sacara de mi oficina para poder volver al proyecto en el que estaba trabajando». Por ahí es por donde yo empezaría.

Workplus: Es mucho más fácil decirlo que hacerlo. Por eso tenemos entrenadores y consultores y todo eso, y es mucho más fácil hacerlo a nivel individual. Puedo empezar a hacerlo por mí mismo, pero ¿cómo voy a transferirlo a mis empleados? ¿Cómo voy a hacer que todo mi equipo o toda mi organización trabajen de la misma manera? ¿Cómo se hace?

Dr. Frank Buck: Sí, creo que empecé por modelarlo y si eres el hombre inferior del tótem o la mujer inferior del tótem, por así decirlo, o si entras como el mejor perro. Ya sea que entres, digamos como director, sea su idea, empieza por modelar y deja que otras personas lo vean, «puedes contar con él». Lo logra, no incumple con los plazos». Y lo que pasa es que empiezas a tener más responsabilidad por cosas más importantes y la gente empieza a ver cómo manejas las pequeñas cosas. Que estás fuera, que tienes ese bloc de notas o tienes esa herramienta, que estás metiendo algo de inmediato y que no solo detienes lo que estás haciendo para pasar inmediatamente a otra cosa, sino que te lanzas al sistema y luego vuelves a trabajar en ese proyecto en el que estabas trabajando. Y luego te ocupas de las demás cosas de manera oportuna. Empiezan a verte y se preguntan cómo lo hace. Comparte tu secreto conmigo y luego empezará a difundirse. Cada día de Año Nuevo que todos quieren, este es el año en que voy a perder peso y este es el año en que voy a organizarme. Y para febrero, la gente termina renunciando a ambas. Pero como dices al principio de esta entrevista, piensas que es fácil y lo es. Es ridículamente fácil, y esa es una de las cosas que la gente me dice después de los talleres. Pienso en un caballero en particular que me envió un correo electrónico unos seis meses después de haber realizado un taller en el área de Quebec diciéndome que este trabajo era para un consejo escolar en Canadá. Pero él dijo: «Caramba, ya sabes, las cosas de las que hablaste, no sé por qué no se me ocurrieron algunas de esas cosas. Es tan fácil».

Y él dijo: «¿Puedo compartir una historia contigo?»

Dije: «Claro».

Dijo: «Verán, mi secretaria llegó una mañana, cerró la puerta y se sentó frente a mi escritorio. Y por la expresión de su rostro, me di cuenta de que iba a ser una conversación difícil. Y me miró. Y ella dijo: :Voy a ir directo al grano. ¿Nos vas a dejar?» Dije: «No. ¿De qué hablas?» Ella dijo: «Tu escritorio. Se acabaron todos los papeles. Y todos los periódicos de todas partes. Todo ha desaparecido. ¿Qué pasó? ¿Te vas?» Y luego dijo: «No». Así que repasó algunas de las cosas de las que hablamos, por ejemplo, una de las cosas con las que siempre empezaba el taller es que, aunque soy una persona muy digital, hablo del papel porque todos compramos ese papel para otra persona. Así que una antigua herramienta de gestión del tiempo llamada archivo Tickler, algo que aprendí de mi padre cuando tenía ocho años. Era abogado en una tienda unipersonal. No tenía secretaria. No tenía un contable. Lo hacía todo él mismo. Cuando era pequeño, cuando iba a su oficina, había un cajón que él abría a primera hora de la mañana y eran las carpetas 1, 2, 3, 4 hasta 31. Así que, bueno, hoy es el 22 del mes en que tenemos esta entrevista, sacó la carpeta número 22 y ahí estaba todo el papeleo que necesitaba para ese día. Mociones que iba a presentar en el juzgado, paquetes de papel para las personas que vendrían a verlo ese día. Tenía todo su día en esa carpeta, y cuando tenía ocho años eso me intrigó. Y al final del día, después de haber tomado notas y todos esos pequeños paquetes de papeles, los archivaba de acuerdo a la hora en que esas personas iban a venir a verlo de nuevo, su escritorio estaba limpio al final del día. Cuando me acabo de graduar de la universidad, me convierto en profesor y llega el periódico y nadie, no hay ningún curso en la universidad que te enseñe cómo lidiar con eso. Pero tenía mi archivo de Tickler desde el primer día, esas 13,31 carpetas y cuando necesito volver a verlo, archivarlo para entonces. Y desde el principio, otros profesores con mucha más experiencia me miraron como si este chico nuevo hubiera conseguido ponerse las pilas.

Y era tan sencillo. Era tan simple como un niño de ocho años que lo entendí. Y hay algunas personas de 40 años que aún no lo entienden.

Workplus: Sí, en realidad son casi todos esos consejos para la productividad, para la productividad individual o de equipo. La mayoría de ellos son increíblemente sencillos. Es solo que en realidad no estamos tratando de convertirlos en un hábito, supongo. Esa es una de las razones por las que descubrí que suelen fallar. Pero sí, ese también es un buen sistema, incluso en la era digital, es un buen sistema, el de los periódicos. Es increíble.

Dr. Frank Buck: Sí. Y luego, cuando pasé al temporizador diurno, y era como el archivo Tickler. Sí, con un archivo Tickler, cuando quiero volver a ver este papel, ponerlo en el archivo de ese día. ¿Cuándo quiero volver a realizar esta tarea? ¿Cuándo quiero realizar esta tarea? ¿Cuándo quiero pensar en esta tarea? Abre el libro hasta ese día y escríbelo de manera que el principio siga siendo el mismo, aunque se trate de una herramienta diferente. Hoy lo he incluido en mi lista de tareas digital. Yo uso Remember the Milk, pero hay muchas por ahí que son buenas, pero si las pongo ahí y les doy una fecha límite, para cuando quiera volver a verla, se convierte en algo parecido al archivo de Tickler. Es solo una versión digital. Es como si tuviera los mismos principios en funcionamiento, ya sea en papel o en formato digital. Pero repito, lo importante es que tiene que ser fácil porque, como personas, es parte de la naturaleza humana, vamos a hacer lo que sea fácil. Si tengo dos cosas en mi lista: comprar zapatos y resolver el hambre en el mundo, al final del día, una de esas cosas va a ser hacer porque al comprar zapatos, sé dónde ir para conseguirlos. Sé cuánto cuestan, sé cómo instalarlos una vez que los lleve a casa. Solucionar el hambre en el mundo es mucho más valioso, pero ¿cómo puedes empezar para que quede en la lista día tras día, mes tras mes? Así que desglosa las cosas para que sean fáciles. Así, cuando miro esa lista, tener la lista de lo que hay que hacer es una cosa y hacer realmente la lista es otra. Así que si es tan atractivo que no puedo esperar. Si he desglosado las cosas en, llama a esta persona y verás el número de teléfono en la lista justo al lado del nombre, así que tendré que buscar el número de teléfono y poder tocarlo. Y en la pequeña sección de notas adjunta, están las cinco cosas de las que voy a hablar con esa persona. Es una obviedad, coge un teléfono y llámalo en ese momento para que no haya resistencia. La gente dice que si quieres hacer ejercicio, quítate la ropa deportiva y eso eliminará parte de la resistencia, por supuesto. Una vez que lo miré, había mirado las estadísticas sobre el consumo de palomitas de maíz en los Estados Unidos. Cuando analicé 1980, en comparación con 1990, se había duplicado. Bueno, la población no se había duplicado y no había habido este enorme aumento de peso en 10 años, pero piensen en lo que ocurrió entre 1980 y 1990, en cuanto a las palomitas de maíz, palomitas de microondas. De repente, en lugar de coger la caldera, coger el aceite, coger los granos de palomitas de maíz, ponerlo todo ahí, quedarte ahí parado agitando la caldera de un lado a otro sobre la estufa, te encuentras con el calor. Cuando pasó a ser: meter la bolsa en el microondas y pulsar el botón que decía palomitas, fue más fácil y el consumo de palomitas se duplicó 10 años después. Solo teníamos que hacer lo mismo con todas nuestras tareas que podíamos hacer con las palomitas, para que fuera más fácil. Y esa es la parte difícil, hacerlo más fácil. Bueno, no voy a decir la parte difícil. Está entrando en la rutina. Es entrar en la rutina de antes de ir a dormir, mirar el mañana y estructurarlo de manera que no puedas esperar a empezar. Tengo lo que yo llamo mis Cinco Fabulosos, en lo más alto de la lista, y si solo hago esas cinco cosas durante el día, aún así habría tenido un día exitoso. Por lo tanto, tomar la decisión de cuáles van a ser esas cinco y redactarlas de manera que queden muy claras, sean muy fáciles de hacer y tengan todos los detalles al alcance de la mano. Vale la pena el par de minutos que se tarda en hacerlo. Y luego hay un montón de cosas más a medida que superas a los Fab Five, y aquí tienes algunas cosas que me gustaría hacer durante la mañana y cosas que me irían bien durante la tarde, y luego cosas para la noche, así que voy juntando cosas relacionadas. Así, conforme vaya pasando el día, puedo ir repasando las tareas de la lista con la total confianza de que no me voy a olvidar de nada. Y que cuando llegue esta noche, planearé mañana, esta noche.

Workplus: Vale, me gustaría preguntarte, cuando empezaste a trabajar con una empresa o un líder, ¿cuáles fueron los mayores inconvenientes? Supongamos que te gustan algunos de los consejos, algunas de las ideas y algunos de los sistemas que estás creando para ellos.

Dr. Frank Buck: Creo que para cualquiera, cambia. Ya tenemos mucho que hacer y ahora tendremos que añadirle nuevos procedimientos o nuevas herramientas, y enseñar a la gente cómo hacer esas cosas en particular. Tal vez el jefe ve que esto es un problema y te contrata, pero no todos los miembros del equipo comparten la idea de que ese es el problema. Y es como: «Oh, vaya que han traído a otra persona. Va a ser más trabajo para nosotros». Así que, al romper esas barreras, creo que uno de los días más exitosos que tuve fue en el sistema escolar de un estado vecino y la supervisora creo que fue muy inteligente al hacerlo. Ella introdujo sus principios e incorporó a la gente de su oficina central, a los contables, a la secretaria, etc. Hice demostraciones sobre las listas de tareas, enviamos correos electrónicos y ese tipo de cosas. Y luego, por la tarde, pasé el tiempo yendo de oficina en oficina en la oficina central. Así que fui y me senté con uno de sus asesores financieros y me dijo: «Mi correo electrónico, acabo de estar encubierto en un correo electrónico». Estaban usando Gmail, y yo uso Gmail, me encanta. Tenía 52 000 correos electrónicos en su bandeja de entrada. Y ella dijo: «Sabes, no sé cuándo podría necesitar algunos de estos».

Y dije: «Bueno, ¿con cuántos de ellos realmente necesitas hacer algo?»

Y dicen: «Bueno, acababan de llegar dos que ella realmente necesitaba». Todo lo demás era, en realidad, que tenía que conseguirlo si lo necesitaba. Así que le mostré un pequeño sistema simple y la mayor parte solo le enseñaba cómo archivar. Así que archivamos los 52.000 menos dos. Gmail tardó unos cinco minutos. Así que le pedí una taza de café, pero la parte superior estaba un poco marcada. Y analizamos esta pequeña pregunta que dice: ¿Quieres que esta acción se aplique a los 50 mensajes de esta página o a los 52.582 que están en tu bandeja de entrada?  

Dijimos que se aplicara a todo. Y luego haz clic en archivar. Ve a tomar una taza de café, cinco minutos después, pum, ahí también, sentada, y ella dice: «¿Dónde están los demás?» Pues bien, simplemente pincharemos aquí para ver todo el correo y podrás buscar, igual que habrías buscado en tu bandeja de entrada, solo que ahora tu bandeja de entrada es como el buzón metálico que hay delante de tu casa. Está vacío todos los días. Y vas y aquí están las cosas nuevas y luego te ocupas de todo. Y le enseñé cómo recibir correos electrónicos relacionados con un lugar en el que tenía que estar. Vamos a tener una reunión el martes a las cinco en punto y esta es la agenda. ¿Cómo cogerlo y ponerlo en su calendario para que no tuviera que figurar en su correo electrónico y estar siete pantallas más abajo cuando se celebrara la reunión? Y luego, una de las cosas más importantes y la que realmente me hizo dejar de lado mi cronómetro diario para dedicarme a un sistema digital, fue pensar en todos los correos electrónicos que tienes en tu bandeja de entrada porque te recuerdan cosas que tienes que hacer. Así que cualquier buen sistema digital te permitirá incluirlos en tu lista de tareas pendientes. Por ejemplo, con Remember the Milk, me dio una dirección de correo electrónico especial. La puse en mis contactos y simplemente la llamé recuerda la leche. Así que cada vez que recibo un correo electrónico y lo leo, digo: «Oh, tengo que llamar a Sarah por esto». Simplemente pulsa «adelante» y di que va a ser para: recuerda la leche, cambia la línea de asunto a llama a Sarah, envío y elimino el correo electrónico. Y ahora sentado Recuerda la leche: llama a Sarah. Y en la sección de notas está todo el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Y para algunas personas, esa es la revelación de que, oh, Dios mío. Y ahora puedo ponerlo en la lista de tareas pendientes y ponerle una fecha en la que quiero verlo, porque no voy a trabajar en todo hoy. Algunas de las cosas que no puedo hacer durante una semana o un mes, pero aún así han quedado grabadas en mi correo electrónico y tengo que mantenerme al día con todo ello en mi cabeza. Envío de información de referencia a Evernote. Soy un gran usuario de Evernote. Recuerda que el Milk es para las cosas que tengo que hacer y Evernote es para la información de referencia, no sé cuándo volveré a necesitarlo, pero cuando lo haga, puedo acceder a él desde cualquier parte.

Déjame darte un ejemplo de Evernote, cuando recibí un correo electrónico tuyo con la invitación para que estuviéramos juntos esta mañana, en un correo electrónico, y lo acabo de enviar a Evernote. Y luego te busqué en Google y encontré una foto para tener una imagen mental de la persona con la que hablaría esta mañana y hacer clic con el botón derecho para copiarla. Y ahora, ¿qué voy a hacer con él? Bueno, acabo de ir a esa nota en Evernote y la pegué ahí. Y luego estaban la dirección y el número de teléfono de tu empresa en San Francisco, junto con tu foto. Bueno, déjame copiarlo y ponerlo ahí. Y luego, cuando empecé a pensar, ¿cuáles son algunas de las preguntas que me podrían hacer? ¿O cuáles son algunos de los puntos que espero tener la oportunidad de exponer en la entrevista? Entonces, ¿dónde voy a escribirlas? ¿Será en un pañuelo de papel, en el dorso de una servilleta? Manténgalo así en mi cabeza. No, volví a la misma nota de siempre y empecé a hacer un pequeño bosquejo. Y lo mejor de todo es que, por supuesto, lo que veo ahora en la pantalla de mi ordenador son imágenes grandes de ti y yo durante la entrevista, así que ocupan toda la pantalla. Pero si por alguna razón quisiera volver a mis apuntes, bueno, los he mirado esta mañana y he hecho algunos cambios en ellos. Así que cuando abro Evernote, mira lo que... no sé si el público puede ver que la primera nota va a ser la última en la que has trabajado. Y no solo están las notas, sino que Evernote también, si has colocado una imagen en alguna parte de la nota, cogerá esa imagen y la colocará ahí mismo, en la vista previa, de forma que mientras te desplazas por las notas. Todos somos personas muy visuales y vemos esa pequeña imagen que había en esa nota, que a menudo es un verdadero recordatorio. Oh, sí, ese es el que estoy buscando. Y luego, ya sabes, cuando termine la entrevista, no voy a borrar eso. Añadiré algunas notas más cuando publiquen la entrevista. Pondré el enlace allí. Y luego lo moveré a una libreta llamada Proyectos completados. Pero ya sabes, dentro de cinco años, si me llamas, podré buscar en Evernote con tu nombre y volveré a esa nota enseguida. Y aunque no me llames, pienso en ti y quizás no recuerde tu nombre, pero sí recuerdo el nombre de la empresa, o recuerdo la fecha en que hicimos la entrevista, o recuerdo una palabra en particular, tal vez la puse en mis notas. Puedo buscarlo y me aparecerá la nota.

Workplus: Sí, es mucho más práctico que el papel, ya que puedes buscarlo en él.

Dr. Frank Buck: Y ahí está la palabra mágica, la capacidad de buscar. Cuando hables con niños pequeños, puedes decirles que Santa Claus visita todas las casas del mundo en una noche, y se lo creerán. Pero si les explicas el sistema de catálogo de tarjetas que se utilizaba cuando era niño, el título del libro que te interesaba y simplemente el hábito de la biblioteca. Y yendo al catálogo de tarjetas y pensando, ¿qué sería el cajón? Y luego hojean las tarjetas hasta el lugar exacto donde estaría ese libro si la biblioteca lo tuviera, y si está ahí, tienen el libro, y si no, entonces la biblioteca no debe tener ese libro. ¿Y luego lo sacaron o no? Iremos al lugar exacto de la estantería exacta donde estaría. Te mirarán como si tuvieras dos cabezas. Te dicen: ¿por qué no vas al ordenador y buscas el título del libro? Ahora eso forma parte de nuestra cultura en muchos sentidos, pero todavía tenemos a mucha gente con su sistema, que es todo lápiz y papel, y pierdes la capacidad de buscar. Hay algunas personas que dicen: «Bueno, creo que estaba en una especie de papel morado. Y recuerdo que escribí ese número de teléfono más o menos en la esquina superior izquierda». Pero, caramba, es mucho más fácil pensar en esa palabra. No hace mucho, mi esposa me preguntó... alguien con quien fuéramos a la iglesia y cómo se llamaba la esposa de esa persona en particular. Bueno, yo tampoco tenía ni idea. Así que abrí Evernote y puse su nombre y apellidos, e inmediatamente apareció una nota en Evernote. Y esa nota era donde había tomado el directorio de la iglesia. Estaba en PDF y acababa de convertir ese PDF en una nota. Así que lo que encontró dentro de ese PDF era el nombre y apellidos del marido. Así que llegamos a esa nota, y por eso abrí la nota, abrí el PDF y resalté su nombre y justo al lado del nombre de su esposa. Y mi esposa dice: «¿Cómo lo hiciste?» No es magia, pero sí que parece magia. Es mucho mejor que la magia porque es real, la magia es una ilusión y es real.

Workplus: Sé cuántas veces he escrito algo en un cuaderno que se me ocurrió cuando dijiste papel morado o lo que sea. Empiezo a hojear mis notas. Sé que esto fue escrito en algún lugar cerca de esto y fue a principios de mes. Así que debe estar por aquí en el cuaderno, lo hojeo, intento encontrarlo de un lado del otro, y pierdo como 10 minutos intentando hojear el cuaderno para encontrarlo. Cuando podría haberlo puesto en una búsqueda en mi Evernote o en cualquier otra herramienta y poder sacarlo en cuestión de segundos.

Dr. Frank Buck: Sí, mientras que incluso cuando entramos en la llamada era digital y nuestros ordenadores se convirtieron en el centro de nuestro sistema de información, configuramos carpetas dentro de carpetas dentro de carpetas. Así que si querías encontrar algo, tenías que saber dónde lo habías archivado, en qué carpeta, dentro de esa carpeta y dentro de esa qué carpeta. Y con algo como Evernote, a veces, si solo se trata de una palabra en concreto, es una palabra un poco oscura, pero recuerdas que estaba en esa nota. Al buscar esa palabra, la encuentras por tu nombre o el de una persona o recuerdas que fue en marzo de 2016, porque fue ese viaje que hiciste a tal o cual lugar, fue donde conociste a esa persona en particular y mantuviste esa conversación. Sin embargo, sea lo que sea lo que se te pase por la cabeza, si recuerdas ese fragmento de información, puedes encontrarlo con solo buscar esa palabra, incluso sin pensar en cuadernos, etiquetas o cualquier tipo de sistema organizativo. Para mí, Evernote, dicen: «Bueno, ¿en qué se diferencia de Word o Excel?» Bueno, Evernote es un lugar de información, mientras que Word, por ejemplo, es un buen lugar para crear documentos.

Workplus: Eso tiene sentido. Tiene mucho sentido. Hay otra cosa que quería preguntarte y es sobre algunos de los métodos de gestión del tiempo. No estoy seguro de si estás enseñando alguno de ellos a tus clientes, a las personas con las que trabajas. Por ejemplo, como la técnica Pomodoro, el bloqueo del tiempo o lo que sea, hay muchísimas y la gente ha probado muchas cosas diferentes al respecto. ¿Hay alguna de esas que enseñas, y cuáles son y cuáles han demostrado ser las más eficaces, supongo?

Dr. Frank Buck: No hay ninguno en particular al que enseñe. No enseño el método Pomodoro ni enseño a hacer las cosas ni a Franklin Covey. Sin embargo, hay elementos de todo eso. Y ahora, si alguien me preguntaba, decía: «Frank, con lo que enseñas, ¿qué es lo que enseñas? ¿En qué se diferencia?» Lo que tengo son las cinco llaves. La clave número uno, la de manejar el papel. Así que tener el archivo Tickler y tener un buen flujo de trabajo, los papeles que tienes que gestionar durante el día, hay un lugar para los entrantes, un lugar para los que salen y un lugar para guardar las cosas que vas a necesitar más adelante en el día. Así que la clave número uno es poder gestionar los documentos. La clave número dos, tener lo que yo llamo una o dos herramientas de firma, hace 20 años habría sido mi día. Ahora, es ese conjunto de Google Calendar, Google Contacts y Remember the Milk Evernote, donde todo va allí en lugar de estar disperso en hojas de papel al azar. La tercera clave es poner las tareas que se repiten en piloto automático. Y creo que aquí es donde lo que enseño difiere tanto de cualquier otra cosa que haya visto. Muchos otros sistemas no dicen nada sobre cómo gestionar las tareas que vas a realizar todas las semanas, todos los meses y todos los años al mismo tiempo.

Y al venir de un entorno educativo, en el que somos tan cíclicos, uno empieza la escuela todos los años y hay esas cosas que hacer para empezar la escuela. Terminas la escuela en mayo, y hay cosas que vas a tener que hacer. Entonces, ¿cómo vas a recordarlas? Las tareas no son difíciles. Lo que pasa es que es difícil recordarlas. Desde mis primeros días como maestra, una cosa que me ayudó fue que, cuando tenía, tenía un expediente de cosquillas. Así que cada vez que hacía algo y me iba, espera un momento, no lo voy a hacer ahora mismo. Lo voy a hacer ahora y dentro de un año, y dentro de un año. Apúntalo en una tarjeta. Y cuando tenga que volver a hacerlo, tírela a la archivadora con una tarjeta emergente, haga la tarea, vuelva a archivar la tarjeta para cuando sea necesario volver a hacerlo, ya sea el año que viene, la semana que viene o el mes que viene. Así que, en realidad, es sacar el archivo del cajón a primera hora de la mañana y ahí está para mí, ahí está mi trabajo de ese día.

Y con una lista de tareas digital, es muy fácil poner una tarea allí y decir, se repite cada 1 de mayo, es muy fácil de hacer. Así que esa es mi tercera clave. Mi cuarta clave es gestionar la avalancha de información entrante. Puedes empezar hoy de forma organizada, pero ¿qué pasa cuando llegan los correos electrónicos y la gente llama a la puerta? Así que tener alguna forma de documentar las llamadas telefónicas y las reuniones individuales, cómo hablamos, de un diario de papel para la documentación, para que puedas anotarlo y luego colgar el teléfono y volver a lo que estabas haciendo. Cómo coger todos los correos electrónicos y ponerlos donde tienen que ir, poner este correo en tu calendario, enviar este a tu lista de tareas y este otro a Evernote. Así que, al final del día, volverás a cero. Y lo último es gestionar varios proyectos, y esto es algo importante para mucha gente. «Tengo todos los proyectos». Entonces, cómo tomar los grandes proyectos y dividirlos en tareas individuales y poner esas tareas en tu lista para días determinados. Así que hoy podría trabajar en 10 proyectos diferentes, una llamada telefónica en este, un correo electrónico en aquel. Puedo hablar con una persona y, de hecho, estoy trabajando en tres proyectos diferentes porque es alguien con quien estoy en contacto mucho tiempo. Podríamos hablar de tres proyectos diferentes y pasar la pelota al campo de juego, los tres en una sola llamada telefónica. Así que más o menos tengo mi propio sistema al que llamo las cinco teclas. No creo haber inventado ninguna parte de ninguna de ellas, el archivo Tickler existe desde hace mucho tiempo. Pero creo que la forma en que los unimos es lo que hace que un sistema sea un poco diferente de los demás. Y digamos que la técnica Pomodoro que no te enseño funciona durante 25 minutos, tómate un descanso de cinco minutos. Pero definitivamente las interrupciones del trabajo durante el día son algo importante.

Workplus: Bien, y al final, me gustaría comprobar si hay alguna otra cosa que hayamos mencionado y que le gustaría dar como consejo a los gerentes y empleadores que buscan aumentar la productividad no solo de ellos mismos, sino de toda su organización.

Dr. Frank Buck: Una de las más importantes es escuchar a las personas para tratar de identificar las cosas que todos sentimos que son problemas dentro de nuestra organización. En otras palabras, como organización, ¿creemos que las interrupciones son un problema? Como organización, ¿queremos saber realmente qué es lo que tenemos que hacer durante el día? Que eso es un problema. ¿Es la comunicación? ¿Cuál es la raíz del problema? Y luego idear las técnicas o las herramientas que van a resolverlo para que todos sepamos dónde queremos terminar. Porque si todos estamos de acuerdo en el problema y estamos todos de acuerdo en que esta es una forma bastante buena de resolverlo, podemos ponernos todos en sintonía y esos problemas tienden a desaparecer. No hay muchas cosas que los humanos con la capacidad intelectual que tenemos y siempre estamos a una búsqueda en Google del conocimiento del mundo. No hay muchos problemas que no podamos resolver.

Workplus: Eso es cierto. Pero realmente lo es, si unimos nuestras ideas y luego nos ponemos de acuerdo en cuál es el problema. Va a ser mucho más fácil de resolver que si solo estamos adivinando cuál podría ser el problema para poder resolverlo.

Dr. Frank Buck: Sí.

Workplus: Bueno, sí, supongo que eso sería todo por hoy. Muchas gracias por participar. Fue muy interesante escuchar sobre todas estas técnicas diferentes, desde la era analógica hasta la era digital. Por qué lo has estado haciendo, cómo has estado usando las herramientas de las que disponías. Y me imagino que la gente apreciará mucho escuchar todo esto; fue muy revelador. Así que muchas gracias y, sin embargo, espero que pronto tengamos la oportunidad de volver a hablar.

Dr. Frank Buck: Y si pudiera añadir algo para aquellos que quieran saber un poco más y ¿cómo puedo hacer un seguimiento? ¿He averiguado más sobre esta persona? Si vas a mi sitio web, frankbuck.org no .com pero.org, así que solo frankbuck.org. Llevo blogueando probablemente más de 15 años. Así que lo que sea que estés buscando relacionado con la organización o la gestión del tiempo, probablemente lo encuentres en ese blog. Tengo una lista de correo electrónico semanal para aquellos que estén interesados en unirse a esa lista, la verás en primer plano en la página de inicio. Y para los que se unan, tengo dos regalos gratis. En primer lugar, está el primer capítulo de mi libro Get Organized: Time Management for School Leaders, el primer capítulo en el que se explica en profundidad el archivo Tickler, cómo configurarlo y qué tipo de cosas hay que poner en él para tener limpio el escritorio. Y varios días después, preparé un libro electrónico en el que hablaba de Remember the Milk. Así que preparé un libro electrónico sobre cómo empezar a usarlo. Esta es la configuración única y cómo realizarla. Aquí encontrarás esa pequeña dirección de correo electrónico secreta donde puedes enviar cosas a tu lista de tareas pendientes. Así te será más fácil levantarte y ponerte en marcha y estructurar la tuya, de la misma manera que yo he estructurado la mía. Así que, de nuevo, gracias, ha sido un placer. Es muy divertido hablar con alguien que está interesado en maneras fáciles de hacer que tu vida sea mejor y más productiva.

Workplus: Genial. También tendremos el enlace al sitio web en la descripción del vídeo de nuestro propio sitio web. Así que todos los que quieran verlo, pueden verlo allí. Gracias una vez más y espero que pases un buen día y volvamos a hablar pronto.

Dr. Frank Buck: Gracias.

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‍Workpuls Productivity Talks es un podcast sobre productividad presentado por el favorito de todos rastreador de productividad - Trabaja más. Con cada entrevista, te traemos nuevos consejos de personas expertas en productividad, pero también de directivos y fundadores que han encontrado la manera de dominar realmente la productividad de sus equipos.