Descubriendo la necesidad de capacitación y apoyo con aplicaciones de seguimiento del tiempo para empleados

Los diferentes beneficios de aplicaciones de seguimiento del tiempo para empleados están bien establecidos y probados desde hace mucho tiempo. Es excelente para automatizar y optimizar los procesos empresariales, aumenta el control y la seguridad de los archivos y documentos, sus datos pueden ayudarlo a tomar decisiones para mejorar la productividad de sus empleados e incluso se puede utilizar como reloj de asistencia de los empleados. La prueba de que las empresas están empezando a reconocer el increíble potencial del software de seguimiento del tiempo es su creciente popularidad.

Uno de sus beneficios que los empleadores suelen olvidar es la capacidad de una agencia. herramienta de seguimiento del tiempo para descubrir la necesidad de capacitación y apoyo adicionales para empleados específicos.

Como veremos, puede lograr esto con el software de administración del tiempo de TI de dos maneras diferentes. Analizaremos con más detalle cada una de estas formas y también recordaremos brevemente por qué es importante brindar apoyo a los empleados cuando lo necesitan.

Seguimiento de la cantidad de tiempo dedicado a las tareas

El primer método para descubrir la necesidad de apoyo adicional que vamos a analizar es el uso de la funcionalidad más básica que todas las aplicaciones de seguimiento del tiempo para empleados deben tener por definición: el seguimiento del tiempo.

El simple hecho de que estas aplicaciones cronometren cada actividad informática de cada empleado puede ser su mejor aliado para identificar dónde están las debilidades y quién necesita capacitación adicional.

Funciona así: permite que su reloj en línea para los empleados ejecute y recopile datos mientras sus trabajadores realizan sus tareas habituales. Se detectarán todas las instancias de cada actividad que realicen y se registrará el tiempo que tarden en completarla. Esto incluye trabajar en proyectos y tareas específicos, así como trabajar en programas y plataformas particulares.

Ahora viene la parte divertida del análisis. Pronto dispondrá de una gran cantidad de datos sobre el tiempo medio que dedican los empleados a realizar determinadas tareas, y darse cuenta de que uno o más de sus empleados dedican mucho más tiempo que otros a hacer las mismas cosas puede ser un claro indicio de que no son tan competentes.

Por ejemplo, tienes un equipo de diseñadores. Sus aplicaciones de seguimiento del tiempo para empleados muestran que el tiempo necesario para diseñar un determinado tipo de imagen en Photoshop es de 3 horas. Pero también te das cuenta de que el reloj de tu software ha detectado que uno de tus diseñadores suele tardar unas 5 horas en hacer lo mismo. Ya sea que tengan dificultades para encontrar inspiración, conseguir que los colores se adapten o simplemente desenvolverse en Photoshop en general, es probable que esto requiera algún tipo de extensión en su formación inicial.

Sin embargo, hay dos cosas a tener en cuenta cuando solo se basa en el aspecto temporal:

1. La discrepancia temporal debe ser un fenómeno recurrente. Si ocurrió solo una vez, podría haber sido porque el empleado estaba distraído o porque, en general, era improductivo ese día en particular, por ejemplo. Este comportamiento debe ser constante para que se considere un signo de incompetencia.
2. La calidad del trabajo debería ser aproximadamente la misma que la de todos los demás (o peor). Si un empleado suele dedicar más tiempo a una tarea, pero también produce mejores resultados, probablemente se deba a que está un poco más orientado a los detalles que a los demás. Si necesitas que trabajen más rápido, todo lo que tienes que hacer es hacer que cambien sus prioridades.

Otros indicios de dificultades con una tarea

Además de dedicar más tiempo, hay otras señales de que un empleado necesita más apoyo. Uno de estos que puede resultar evidente en las aplicaciones de seguimiento del tiempo para los empleados son los programas y actividades que suelen acompañar a la ejecución de un tipo específico de tarea.

Las plataformas adicionales que debes buscar generalmente incluyen motores de búsqueda, sitios web de preguntas y respuestas, foros de la industria, tutoriales de YouTube, documentación del software en el que se les pide a los empleados que trabajen y recursos similares. Si están repartidos por todas partes en una tarea en particular, probablemente se deba a que los empleados buscan ayuda y apoyo en Internet.

Por ejemplo, si cada vez que le asignas a uno de tus desarrolladores que escriba un fragmento de código con un lenguaje o una biblioteca en particular, abre Google, Quora, Stack Exchange o cualquier otro foro de preguntas y respuestas o centro de tutoriales del sector, significa que no pueden hacerlo por sí solos y que es posible que necesite formación adicional.

Pero al igual que con el seguimiento del tiempo, utilizar el seguimiento del tiempo de administración de esta manera tendrá que producir resultados consistentes y repetitivos. Si esto ocurrió una vez para una tarea específica y nunca más, significa que un empleado aprendió lo que necesitaba saber y puede aplicarlo de ahora en adelante. La necesidad genuina de ayuda se ilustra con un patrón de comportamiento, no con un solo caso aislado.

La importancia de la formación y el apoyo

Ahora que hemos visto cómo utilizar el software de seguimiento horario de los empleados para descubrir los casos en los que se necesita más apoyo, repasemos las razones por las que proporcionarlo vale mucho más que dejar que la situación se resuelva sola o, lo que es peor, despedir a un empleado que tiene dificultades.

En primer lugar, la formación aumenta la moral de los empleados. Hace que estén más satisfechos y dispuestos a retribuir. En segundo lugar, le ahorra problemas en el futuro: después de un par de sesiones de formación o un breve curso en línea, el empleado será mucho más eficiente y productivo. Y, por último, brindar un poco de apoyo a los empleados actuales durante el proceso es un método mucho más económico y respetable de hacer negocios que iniciar una nueva ronda de contratación cada dos semanas.

Conclusión

Los empleadores que brindan a sus trabajadores atención constante, apoyo y capacitación continua obtienen empleados más felices y eficientes. A pesar de que los propios trabajadores pueden mostrarse reacios a hablar sobre su necesidad de apoyo adicional, el software de seguimiento del tiempo y las tareas puede ayudarte a detectar esta necesidad a distancia y reaccionar ante ella cuanto antes, antes de que se desperdicie más tiempo y recursos.

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