4 soluciones tecnológicas para resolver los problemas del trabajo remoto

Trabajar de forma remota no consiste solo en superar los puntos de referencia de productividad y disfrutar de días sin estrés.

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De hecho, para muchos, es todo lo contrario.

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Hay un sinfín de desafíos para prosperar en un entorno de trabajo remoto, a pesar del brillo glamoroso que a veces se le otorga.

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Llegar a trabajar todos los días cuando no hay un lugar de trabajo físico, no hay sentido de comunidad o compañeros de trabajo y no hay responsabilidad adicional puede ser difícil. Sin mencionar que hay una gran cantidad de distracciones que solo se pueden encontrar en el hogar.

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Afortunadamente, la tecnología tiene las soluciones para muchos de nuestros problemas de trabajo remoto, como veremos en esta guía.

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#1 Falta de socialización

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Uno de los desafíos más importantes con los que se enfrentan muchas personas cuando trabajan de forma remota es la falta de socialización.

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La sensación de aislamiento es común cuando se trabaja desde casa, ya que se ve privado de las innumerables oportunidades de conexión que encontrará en la oficina, como:

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• Reuniones informativas matutinas
• Charlas con enfriadores de agua
• Conversaciones compartidas durante el almuerzo
• pausas para el té
• Reuniones
• Reuniones posteriores al trabajo

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De repente, pasas de ver o escuchar a un compañero de trabajo cada pocos minutos a sentarte en una habitación de tu casa en silencio. Esta transición puede resultar molesta para los empleados, y es muy probable que conduzca a una fuerza laboral fragmentada e inconexa.

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Con pocas oportunidades de conectarse, los empleados pueden sentirse desconectados de la empresa y de sus compañeros de trabajo.

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Además, esta falta de socialización y el intercambio constante de ideas que conlleva el trabajo presencial podrían inhibir la creatividad y la innovación. No es exagerado sugerir que el hecho de estar en diferentes lugares dificulta que los equipos se pongan de acuerdo e intercambien ideas nuevas

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Solución tecnológica: software de videoconferencia

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Una de las mejores maneras de resolver tanto la falta de conexión como los problemas de creatividad provocados por el trabajo remoto es mediante un software de videoconferencia.

Con una herramienta como Zoom, puedes:

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• Reúna a sus compañeros de trabajo con eventos sociales virtuales
• Fomente la creatividad a través de sesiones de intercambio de ideas
• Tenga reuniones y controles periódicos para evitar el agotamiento

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Cabe mencionar aquí las soluciones de pizarra digital como Miro, que tienen como objetivo cerrar la brecha creada por el trabajo remoto proporcionando a los compañeros de trabajo un medio para colaborar creativamente a distancia.

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#2 Comunicación limitada

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La falta de opciones de comunicación claras va de la mano con la sensación de aislamiento que puede conllevar trabajar de forma remota.

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A menos que su empresa esté totalmente equipada para el trabajo remoto, la comunicación eficaz con el personal y los empleados puede convertirse rápidamente en un desafío. No solo necesita sistemas para comunicarse a todos los niveles de la cadena de mando, sino también para que los miembros del equipo y los departamentos conversen y colaboren de manera eficaz.

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Sin el beneficio de una reunión matutina o de que tu jefe se acerque a tu escritorio para comprobar lo que estás haciendo, se hace más hincapié en la autonomía en un entorno de trabajo remoto. Esto está bien y hay que fomentarlo de alguna manera, pero cuando se trata de trabajar juntos en un proyecto, no puedes confiar en que las personas trabajen de forma aislada.

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Para agilizar los procesos y los flujos de trabajo, necesita formas rápidas y eficientes de transmitir su mensaje en línea.

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Solución tecnológica: herramienta de comunicación

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La herramienta de comunicación más citada para el trabajo remoto es Slack y, por una buena razón, puedes usarla para optimizar la eficiencia operativa en todos los ámbitos. Uso de consejos y trucos, puedes reducir el tiempo que dedicas a comunicarte con los miembros del equipo para poder concentrarte en el trabajo que tienes entre manos.

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Slack facilita la comunicación interdepartamental a través de canales específicos para cada contexto, por lo que puedes cambiar libremente de un canal a otro según sea necesario. Esto elimina el problema de perder información clave en largas cadenas de correo electrónico o conversaciones de mensajería instantánea.

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#3 Menos oportunidades profesionales

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Para muchas empresas, la transición al trabajo remoto es un proceso largo y continuo y, como tal, aún queda un largo camino por recorrer.

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Un problema que se informa comúnmente en los trabajos de trabajo remoto es la percepción de falta de oportunidades profesionales. Cuando las empresas carecen de métricas de rendimiento sólidas para un entorno de trabajo virtual, resulta mucho más difícil identificar a los candidatos para un ascenso o un aumento.

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Además, hay menos oportunidades para que los empleados se beneficien de la tutoría. Es más difícil gestionar la logística de un programa de tutoría en un entorno de trabajo remoto y, por lo tanto, muchos empleados remotos no reciben el mismo nivel de formación que recibirían en la oficina.

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Solución tecnológica: software de monitoreo de empleados

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Una de las mejores maneras de realinear las métricas de rendimiento para el trabajo remoto es utilizar software de monitoreo remoto para empleados. En lugar de reestructurar todo su negocio, simplemente cambie la forma en que realiza el seguimiento de los KPI.

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Cuando usas un aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo como Perspicaz, puedes:

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• Controle el tiempo de los empleados
• Acceda a información de datos en tiempo real
• Identifique las tendencias de productividad

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Con todos los datos sobre el tiempo que recopila, puede establecer una práctica de administración remota del rendimiento que facilite la supervisión de los trabajadores. Elabore informes de desempeño para sus empleados e identifique quiénes tienen dificultades y podrían beneficiarse de la tutoría o la capacitación.

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El mejor software de monitoreo de la actividad de los usuarios le permitirá rastrear la actividad de los empleados en las computadoras en tiempo real, por lo que no cabe duda de cuánto hace cada empleado remoto cada día.

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#4 Enfoque difuso

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En la mayoría de los entornos de oficina, las estaciones de trabajo están diseñadas para un enfoque singular.

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En el escritorio de su oficina con su computadora, es posible que incluso tenga divisores a cada lado que actúan como anteojeras que bloquean la actividad periférica. Por otro lado, es probable que el entorno de tu hogar no esté diseñado para ser productivo y, por lo tanto, está plagado de distracciones.

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Quizás tengas la suerte de tener una habitación libre para trabajar y tu escritorio dé a una ventana, ¡genial!

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Pero luego te distraes al ver al cartero conducir por el vecindario y te preguntas si deberías esperar una entrega. Por no hablar de tu teléfono fijo, que puede sonar en cualquier momento, o de tu teléfono, que probablemente esté en tu escritorio, listo para vibrar y encenderse con cada notificación.

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Cuando llevas tu equipo de trabajo a la cafetería, tienes que lidiar con la gente que habla en voz alta, el sonido y el olor del café que se está preparando y la posibilidad de que la conexión Wi-Fi sea deficiente.

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Incluso si logras superar todas estas distracciones, abres tu portátil y te das cuenta de que no estás seguro de en qué debes trabajar primero.

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¿Es más importante presentar el informe el viernes o deberías responder rápidamente a algunos correos electrónicos?

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O quizás es hora de preparar una taza de té.

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Solución tecnológica: software de gestión de proyectos

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Con el software de gestión de proyectos, puede ayudar a los empleados a centrarse en lo que es importante.

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Las soluciones de gestión de proyectos le brindan una forma integral de organizar la información relevante para el proyecto, completar las tareas en equipo y comunicarse durante todo el proceso.

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Con los elementos de acción que aparecen en las bandejas de entrada de los empleados y las notificaciones de los miembros del equipo, debería ser obvio cuáles son las tareas de mayor prioridad.

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Al funcionar en conjunto con el software de monitoreo de usuarios, las herramientas de administración de proyectos pueden ayudarlo a configurar un proceso integral para lograr una productividad sostenible del que pueda hacer un seguimiento. Los rastreadores del trabajo dan a conocer lo desconocido, de modo que puedes optimizar los procesos y, luego, ver el impacto real de estos cambios.

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