En este artículo, vamos a analizar:

• Por qué se produce la expansión del software de RRHH y los desafíos que supone para las empresas.
• Cómo puedes detectar las señales de una pila tecnológica desordenada antes de que afecte a tu equipo.
• Qué prácticas recomendadas ayudan a prevenir la expansión del software y a optimizar sus herramientas digitales.
• Cómo planificación y análisis de la fuerza laboral ayudan a simplificar su oferta tecnológica e impulsar la productividad.

Se supone que tu paquete tecnológico te facilita la vida, pero cuando hay demasiada, las cosas pueden complicarse rápidamente. En lugar de simplificar los flujos de trabajo, el uso de demasiadas herramientas (como el HRIS, los sistemas de nómina y los ATS) puede causar confusión, ralentizar a los equipos y aumentar los costos.

Esta «expansión del software» es un problema creciente para las organizaciones que intentan mantenerse al día con la transformación digital, el trabajo híbrido y la necesidad de apoyar a los equipos más grandes.

En este artículo, analizaremos las causas de la expansión del software, por qué es un quebradero de cabeza y cómo Software de análisis de RRHH puede ayudarlo a limpiar su pila tecnológica.
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Por qué se produce la expansión del software de recursos humanos

La expansión del software no ocurre de la noche a la mañana, sino que se acumula a medida que las organizaciones intentan mantenerse al día con las necesidades y tendencias cambiantes. La rápida expansión digital suele desempeñar un papel importante, ya que las empresas crecen o pasan al trabajo híbrido y siguen añadiendo nuevas herramientas sin retirar las antiguas, lo que crea capas de software superpuestas.

A veces, se debe al miedo a perderse algo (FOMO), lo que hace que los equipos de RRHH se sientan presionados a adoptar la tecnología más reciente, incluso si esas herramientas no se alinean completamente con sus necesidades reales. Las compras descoordinadas también agravan el problema, ya que los distintos departamentos compran sus propias herramientas sin consultar a TI ni a RRHH, lo que provoca la duplicación de sistemas y la creación de plataformas «clandestinas» sin seguimiento.

Además de eso, los proveedores suelen ofrecer ofertas de paquetes que incluyen más herramientas de las que una organización puede usar de manera realista, lo que resulta en licencias no utilizadas y en una complejidad innecesaria.
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Señales de que puede estar enfrentando una expansión tecnológica

No siempre es evidente cuándo la expansión del software está causando problemas, pero hay algunas señales de alerta claras a las que los líderes deben prestar atención:
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🚩 Herramientas no utilizadas o de acceso poco frecuente: Si los informes muestran que las licencias están inactivas, es una señal de que es posible que algunas herramientas no sean necesarias.
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🚩 Aumento de las solicitudes de soporte de TI: La resolución frecuente de problemas en varias plataformas puede indicar una pila tecnológica desordenada y confusa.

🚩 Solicitudes de capacitación para empleados: Cuando los empleados necesitan capacitación sobre varias herramientas que hacen cosas similares, es una señal de que hay superposición e ineficiencia.

🚩 Plataformas redundantes: Si su organización tiene varias herramientas que realizan la misma función, como seguimiento del tiempo de los trabajadores remotos o comunicación: es hora de reevaluar sus opciones de software.

Reconocer estas señales a tiempo le ayuda a tomar el control de su infraestructura tecnológica antes de que el problema crezca y su solución sea más costosa.

Cuando la expansión del software se va de las manos, abruma a los empleados, ralentiza los flujos de trabajo y agota los presupuestos. Los sistemas inconexos también pueden crear riesgos de seguridad y procesos aislados que dificultan la colaboración y la toma de decisiones. Abordar la expansión del software de manera temprana ayuda a su organización a mantenerse eficiente, conectada y segura.
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5 mejores prácticas para evitar la expansión del software

La prevención de la expansión del software comienza con estrategias inteligentes y las herramientas adecuadas para mantenerse organizado y eficiente.

Estas son algunas de las mejores prácticas que te ayudarán a tomar el control de su oferta tecnológica:
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1. Centralice la gobernanza del software

Para evitar la expansión del software, implemente una política de gobierno clara que describa el proceso de solicitud, aprobación y administración del software. La gobernanza centralizada ayuda a evitar los «sistemas paralelos», en los que los departamentos individuales adquieren herramientas sin la supervisión de TI o de RRHH.

Esto garantiza que todas las compras de software se alineen con los objetivos de la empresa y evita que las herramientas superpuestas pasen desapercibidas.
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2. Realice auditorías de software periódicas

Realice auditorías de software de rutina para comprender cómo se utilizan las herramientas y si aportan valor. Estas auditorías ayudan a identificar las licencias infrautilizadas, las plataformas redundantes y los sistemas obsoletos que deben retirarse.
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3. Alinee las compras de software con los objetivos estratégicos

Evite la trampa de los «objetos brillantes»: no compre herramientas solo porque están a la moda. Las compras de software deben alinearse con la estrategia empresarial más amplia de la empresa y abordar los puntos problemáticos reales. Antes de invertir en una nueva plataforma, pregúntese si resuelve un problema específico y contribuye a los objetivos a largo plazo. Esto evita errores costosos y garantiza que todas las herramientas de su paquete tengan un propósito.
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4. Fomentar la colaboración entre departamentos

Los departamentos suelen comprar herramientas sin consultar a otros equipos, lo que lleva a duplicar el software que realiza las mismas funciones. Al fomentar la colaboración entre los departamentos e involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de selección, puedes evitar compras redundantes y elegir herramientas que funcionen bien para varios equipos. Esto también promueve flujos de trabajo consistentes y una mejor integración.
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5. Evite la expansión del software con un software de monitoreo de la fuerza laboral

Darse cuenta de la expansión del software es más fácil con la ayuda de las herramientas de análisis de la fuerza laboral. Supervisión del software de los empleados herramientas como Insightful proporcionan una visión holística del uso de las herramientas digitales por parte de su equipo, lo que le ayuda a eliminar fácilmente las redundancias, agilizar los flujos de trabajo y optimizar los recursos.

Así es como el software de monitoreo de la fuerza laboral puede mantener bajo control la expansión del software:
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1. Identifique las herramientas redundantes

Al rastrear el uso de las aplicaciones y el tiempo dedicado a cada plataforma, el software de monitoreo de la fuerza laboral lo ayuda a detectar rápidamente las herramientas redundantes que realizan las mismas funciones.
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• Ejemplo: Si su equipo usa varias herramientas de administración de proyectos, pero solo una usa de manera uniforme, puede consolidarlas para ahorrar costos y simplificar los flujos de trabajo.

2. Mejore la adopción del software

El software de monitoreo de la fuerza laboral muestra qué herramientas están infrautilizadas y destaca las oportunidades para mejorar la capacitación o la incorporación.
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• Ejemplo: Si una herramienta recién adoptada muestra una participación baja, puedes abordar el problema principal, ya sea la falta de capacitación o si la herramienta simplemente no satisface las necesidades de tu equipo.
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3. Respalde la consolidación basada en datos

En lugar de adivinar qué software conservar o retirar, el software de monitoreo proporciona datos sólidos que respaldan decisiones más informadas.
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• Ejemplo: En lugar de eliminar una plataforma basándose en suposiciones, puede ver con confianza dónde se superponen los flujos de trabajo y reducir las herramientas sin interrumpir la productividad.
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4. Centralización de las métricas de uso del software

Las herramientas de supervisión de la fuerza laboral proporcionan un panel centralizado que rastrea el uso del software en toda la organización, lo que facilita que el departamento de TI y los líderes evalúen el rendimiento de la plataforma de un vistazo.
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• Ejemplo: En lugar de tener que hacer malabares con distintos informes de cada departamento, dispondrá de una única fuente veraz que guiará su estrategia de software.
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5. Destaque las herramientas de colaboración que funcionan

Al analizar qué plataformas de comunicación y colaboración se utilizan con más frecuencia, el software de supervisión ayuda a estandarizar las herramientas que funcionan mejor para la colaboración entre equipos.
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• Ejemplo: Si un equipo prefiere Slack y otro prefiere el correo electrónico, puedes ver qué método genera respuestas más rápidas y una mayor participación, lo que te ayudará a elegir la plataforma más eficaz.
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La ventaja perspicaz

Perspicaz va más allá seguimiento de empleados remotos—muestra cómo sus herramientas influyen en la productividad y la colaboración. Con información en tiempo real, puede eliminar las herramientas innecesarias, reducir los costos y crear una tecnología optimizada que genere resultados.

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