Gestión eficaz del cambio en la era del trabajo remoto

La era del trabajo remoto puede haber conquistado el mundo en los últimos años, pero ha llegado para quedarse. Para capear la tormenta, debes aceptar el cambio que trae consigo.

Parte del crecimiento de una empresa estable y resiliente consiste en comprender cómo adaptarse en tiempos cambiantes y, al mismo tiempo, conservar los valores fundamentales y seguir prosperando. Ante la incertidumbre económica de 2023, ahora es el momento perfecto para considerar tu estrategia de gestión del cambio y qué podrías hacer para mejorarla.

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¿Qué es la gestión del cambio?

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Antes de profundizar en el panorama del trabajo remoto y en cómo puede prepararse para tiempos desafiantes e inciertos, comencemos con una breve definición de la gestión del cambio:

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La gestión del cambio es el enfoque que adoptas para el cambio organizacional y cómo afecta a tu fuerza laboral.

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Si desea que su empresa ceda en lugar de quebrarse cuando los aires del cambio se arremolinan en su puerta, debe considerar la forma en que aborda el cambio y la transición como organización.

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Para tener una idea clara de lo que significa la gestión del cambio en la práctica, usemos el ejemplo de la planificación de la sucesión.

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Si su director ejecutivo toma la inesperada decisión de dejar el cargo después de más de 20 años al frente, ¿tiene previsto un sustituto?

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Lo más probable es que la respuesta sea sí, pero ¿qué pasa con el puesto que quedaría vacante si contratas internamente?

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La planificación de la sucesión es como alinear las fichas de dominó para que puedas continuar indefinidamente en lugar de enfrentarte a interrupciones abruptas en el camino mientras te esfuerzas por encontrar sustitutos. Este es solo un ejemplo de cómo puede implementar una estrategia eficaz de gestión del cambio en su empresa.

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¿Por qué centrarse en la estrategia de gestión del cambio?

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El cambio es inevitable y, como tal, la falta de preparación puede provocar que una empresa se vea arrastrada al mar mientras otras pasan flotando.

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Tomemos como ejemplo la pandemia de la COVID-19; el trabajo remoto era obligatorio para la mayoría de las empresas y, como resultado, muchas no podían mantenerse al día. Al no contar con sistemas que facilitasen la comunicación y la colaboración digitales, muchas empresas tenían dificultades para gestión remota de equipos y experimentó una caída drástica en los niveles de productividad y eficiencia operativa.

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Las empresas que salieron del otro lado más fuertes que nunca son probablemente las que contaban con una sólida estrategia de gestión del cambio. Disponían de una forma eficaz de hacer la transición al trabajo remoto y de apoyar a su fuerza laboral durante un momento difícil.

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Nadie podría haber previsto este período de cambios rápidos, pero de ahora en adelante, puede protegerse mejor contra lo impredecible centrándose en la gestión del cambio.

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Las pandemias mundiales distan mucho de ser las formas más comunes de cambio para las que hay que prepararse, ya que también hay que tener en cuenta otros eventos inesperados, como el impacto de los despidos, las nuevas tecnologías, como la IA, y la forma en que se responde a diversas crisis, como las interrupciones del sistema o las filtraciones de datos.

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Cómo crear e implementar una estrategia clara de gestión del cambio

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Una estrategia clara de gestión del cambio es un modelo de cómo te recuperarás de varios contratiempos. Es una red de seguridad, sí, pero ante todo, es una estrategia a largo plazo que lo preparará tanto para las amenazas como para los cambios conocidos y desconocidos.

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Con una estrategia de gestión del cambio eficaz, podrá:

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• Ahorra tiempo y energía
• Desarrolle la resiliencia de toda la empresa para prosperar en tiempos de incertidumbre
• Cree funciones claras para todos los miembros de la fuerza laboral durante las transiciones

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Una vez que construya las bases de una estrategia de gestión del cambio eficaz, puede aplicarla a una variedad de situaciones y circunstancias y determinar las tácticas específicas que debe emplear.

Entonces, ¿cuáles son los pilares fundamentales de una estrategia clara de gestión del cambio en cinco etapas?

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1. Integrar la cultura de la empresa

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Uno de los primeros factores a tener en cuenta al desarrollar una estrategia de gestión del cambio es cómo implementará su cultura de la empresa y valores para salvaguardarlos en el futuro.

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Solicita comentarios tanto de los líderes como de los empleados de primera línea para hacerte una idea de cómo puedes impulsar el cambio sin sacrificar la claridad y la cohesión estratégica. Identifica lo que funciona bien en este momento y lo que es importante para el éxito futuro, de modo que puedas conservarlo durante un período de transición.

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2. Filtrar la información hacia abajo

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Al iniciar una estrategia de gestión del cambio, a menudo el mejor enfoque es involucrar primero a los ejecutivos de nivel C y a los altos directivos y, luego, hacer que la información clave pase a través de la cadena de mando.

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Tenga en cuenta que esto supone que tiene una estructura organizativa jerárquica, por lo que si su empresa opera con más igualdad en cuanto a los roles y el liderazgo, es posible que desee reunir a toda la organización o crear una nota que se dirija a todos los empleados.

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3. Considere los roles, las rutinas y las reacciones

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Uno de los aspectos más importantes de cualquier estrategia de gestión del cambio es recopilar la mayor cantidad de información posible para tomar el mejor curso de acción.

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Esto incluye:

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Funciones actuales y nuevas para empleados individuales

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En cualquier estrategia de gestión del cambio, es imprescindible tener en cuenta cómo se verán afectadas las funciones de los empleados, ya que tendrá que apoyarse en todos los empleados para superar con éxito el período de transición.

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Comportamientos que acelerarán la transición y minimizarán las interrupciones

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Aborde los procesos y las acciones que deberán permanecer iguales o cambiar a medida que avance la transición.

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Por ejemplo, si los comportamientos antiguos no están alineados con los nuevos objetivos, es importante eliminarlos; de lo contrario, podrían poner en peligro el éxito futuro.

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Cómo se verán afectados sus empleados

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Los empleados son la piedra angular de una gestión del cambio eficaz, por lo que es aconsejable imaginar cómo les afectará el cambio y consultarles sobre cómo hacer que la transición sea lo más fluida posible.

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Es fácil pasar por alto el impacto individual que los cambios tendrán en los empleados cuando se analizan los problemas a vista de pájaro, por lo que al involucrar a los empleados, se puede obtener una visión más matizada.

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4. Mantenga la comunicación clara y concisa

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El tiempo es fundamental para implementar una estrategia de gestión del cambio, al igual que la claridad.

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Con esto en mente, tenga en cuenta lo siguiente al implementar su estrategia:

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• Controles periódicos con los jefes de departamento
• Reuniones interdepartamentales
• Revisiones semanales o mensuales

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También debes pensar en tus sistemas de comunicación actuales y en si se mantendrán durante la transición. Podría valer la pena considerar las herramientas de análisis de la fuerza laboral y las plataformas de gestión de proyectos para agilizar la comunicación y acceso a los datos durante la transición.

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5. Evaluar y mejorar

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Por último, evalúe su plan e identifique las oportunidades de mejora.

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Con el software de monitoreo de la actividad de Internet, puede realizar un seguimiento de la productividad de la jornada laboral y el progreso del proyecto durante todo el proceso de cambio. Con una reserva de datos de los empleados, puedes medir el rendimiento de los trabajadores remotos, lo que puede ayudarte a tomar decisiones basadas en datos para mantener e incluso aumentar los niveles de productividad a medida que avanzas.

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También puedes llevar un registro de las horas de trabajo y organice controles periódicos con los líderes para asegurarse de que todo funcione sin problemas de arriba a abajo.

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Supervisión de trabajadores remotos es esencial para mantener la resiliencia durante los períodos de cambio o transición. Insightful no es un software de espionaje informático que invade la privacidad de los empleados, sino una solución para supervisar los ordenadores de forma remota y supervisar el uso de las aplicaciones a fin de obtener una imagen clara de la productividad de la fuerza laboral

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Tiene la opción de ejecutar el software en modo «sigiloso» de forma discreta, o puede ser transparente con su fuerza laboral, lo que puede tener el subproducto positivo de aumentar la responsabilidad.

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Por lo tanto, puede utilizar sistemas de monitoreo por computadora para ver el antes y el después de los niveles de desempeño de los empleados a medida que se producen cambios en toda la empresa.

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