Si se toma un momento y compara el lugar de trabajo típico de hoy con el de, digamos, hace tres décadas, podrá ver muchas diferencias, pero la más llamativa es la política general sobre las horas de trabajo. Hoy en día, trabajar en horarios flexibles es mucho más que otro beneficio: se está convirtiendo en un estándar esperado.

En muchos sentidos, esta es una tendencia muy beneficiosa no solo para los empleados, sino también para la empresa en su conjunto. Sus empleados ya no vienen a trabajar cansados y adormecidos, sino que pueden administrar su tiempo, les resulta más cómodo hacer sus tareas personales y trabajan de acuerdo con su flujo de productividad natural. Los horarios de trabajo flexibles simplemente conducen a un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, y a que todos estén contentos.

Todo esto está muy bien, pero dejemos algo claro de inmediato: tener un horario de trabajo flexible no es lo mismo que no llevar un registro de las horas de trabajo en absoluto.

Aunque dar a tus empleados total libertad sobre cuándo y cuánto van a trabajar puede parecer una buena idea que solo reforzará su satisfacción laboral y productividad, hay muchas razones convincentes por las que deberías al menos hacer un seguimiento de la cantidad de tiempo que pasan en el trabajo. Y esto puede ser tan fácil y discreto como instalar un software de inicio y cierre de sesión de empleados, por lo que lo único que tienen que hacer sus trabajadores es iniciar sesión en una aplicación cuando comienzan a trabajar y todo lo que tiene que hacer es consultar los informes para asegurarse de que todos cumplen con los requisitos.

Por lo tanto, ahora analizaremos cinco razones por las que definitivamente debes hacer un seguimiento de la asistencia de tus empleados, incluso si tienes una política de horarios de trabajo flexibles.

1. Nómina justa

En su raíz, la cuestión del seguimiento de la asistencia al lugar de trabajo tiene que ver con la equidad. Simplemente no está bien que a dos empleados se les pague la misma cantidad por el mismo tipo de trabajo si uno trabaja 8 horas al día y el otro solo 5. Lo que pasa es que probablemente pagues a tus empleados por 8 horas de disponibilidad durante los días laborables, por lo que trabajar mucho menos podría y debería considerarse un robo de tiempo. En última instancia, si no se hace un seguimiento de la asistencia, quedan dos tipos de trabajadores: los que harían todo lo posible por trabajar lo menos posible y los que trabajan de forma más diligente, pero se comparan con el primer grupo y terminan insatisfechos con el trato recibido. Ninguno de los dos es bueno para la empresa.

Otra cosa importante que debe recordar es controlar las horas extras junto con la asistencia, que se hace bastante fácil y automática con el software de inicio y cierre de sesión de los empleados. Esto garantizará que compenses a tus empleados por cualquier esfuerzo y tiempo adicionales que dediquen.

2. Reglamento

La equidad asociada con el seguimiento más detallado de la asistencia de los empleados se extiende hasta las leyes y reglamentos laborales. En muchos países del mundo, hay leyes que obligan a los empleadores a llevar un registro de las horas de trabajo de cada empleado como parte de la iniciativa para proteger a los empleados de los malos tratos, como las horas extras no remuneradas.

Por ejemplo, este tipo de regulación se denomina Directiva sobre el tiempo de trabajo de la UE en los países de la Unión Europea. En Estados Unidos, el seguimiento de la asistencia está regulado por la Ley de Normas Laborales Justas. Es posible que existan otras leyes aplicables en otros países, así que asegúrate de comprobar la situación normativa en el tuyo. Esta es una razón más por la que el software de registro y cierre de sesión de los empleados es tan práctico: obtienes informes claros sobre cada empleado de forma completamente automática y puedes usarlos para garantizar el cumplimiento de la ley.

3. Planificación

La siguiente razón por la que debe realizar un seguimiento de la asistencia es de naturaleza puramente pragmática. En pocas palabras, debes saber cuándo vienen tus empleados a trabajar para poder organizar la agenda de tu equipo. El software de registro y cierre de sesión de los empleados tiene una práctica función que te permite ver los horarios de trabajo de cada equipo, lo que te indicará cuándo puedes estar seguro de que todos los empleados están presentes. Puedes organizar la agenda de tu equipo usando software de programación de empleados.

En general, esto es importante para saber cómo estructurar el flujo de trabajo de tu equipo. Al hacer un seguimiento de la asistencia, puedes estar más seguro de cuándo puedes esperar que tus empleados terminen sus tareas. La precisión de esta estimación es un factor fundamental para garantizar un proceso de colaboración adecuado.

Otro beneficio práctico de saber cuándo sus empleados llegan al trabajo y se van es programar reuniones. De todos modos, puedes hacerlo cuando todas las personas que necesitas estén en la oficina y, al hacerlo, reducirás significativamente la posibilidad de que participen tarde.

4. Equipos remotos

Aunque al principio parezca que esto no se aplica a todas las empresas, la verdad es que muchas, si no la mayoría, de las empresas permiten al menos un par de días de trabajo remoto al mes. Tanto si perteneces a este grupo como si tienes equipos permanentemente remotos, es una buena idea hacer un seguimiento de su asistencia por la misma razón por la que es importante hacer un seguimiento de la asistencia de otros empleados: equidad en todos los ámbitos y una nómina adecuada.

Sin embargo, hacer un seguimiento preciso de la asistencia (con el software de registro y cierre de sesión de los empleados, por ejemplo) es aún más importante para los equipos remotos, ya que no hay otra forma de saber cuánto trabajan y si realmente son tan activos como se les paga por hacerlo.

5. Comprobante de trabajo para clientes

Por último, mencionaremos otro beneficio práctico de tener hojas de tiempo de asistencia de los empleados precisas y actualizadas: pueden servir como comprobantes de trabajo para sus clientes. Si te piden que te aseguren que tus empleados están trabajando realmente en su proyecto, simplemente puedes compartir tus registros de asistencia desde el software de inicio y cierre de sesión de tu empleado o desde cualquier otra fuente o herramienta que utilices. De esta forma, no tendrás que hacer ningún trabajo adicional ni compilar informes, y tus clientes también estarán satisfechos.

Conclusión

A estas alturas, está claro que seguimiento de asistencia no es solo un requisito organizacional inútil. En realidad, es mucho más que eso: es la mejor manera de garantizar una nómina justa y el cumplimiento de las normas sobre horas de trabajo, puede servir de base para planificar y puede que sea la única forma de rastrear fácilmente a los equipos remotos y proporcionar pruebas de trabajo a sus clientes. Además, el seguimiento de la asistencia es un proceso muy sencillo con altas recompensas, especialmente si utilizas un software de seguimiento del tiempo para hacerlo de forma precisa y automática.