¿Las licencias de software infrautilizadas están arruinando su presupuesto? He aquí cómo detenerlo

En este artículo, vamos a analizar:

• Por qué las licencias de software infrautilizadas agotan silenciosamente los presupuestos sin provocar alarmas.
• Cómo las auditorías de uso y los comentarios del equipo pueden exponer la redundancia y la ineficiencia de las herramientas.
• Qué sucede cuando las empresas sustituyen las renovaciones basadas en suposiciones por decisiones basadas en datos.
• Cómo Software de monitoreo del uso de PC facilita la identificación de aplicaciones de bajo valor y reduce el desperdicio rápidamente.

Un gerente de operaciones analiza las finanzas de este trimestre y frunce el ceño: la congelación de las contrataciones se mantiene, el gasto de los proveedores ha bajado y, sin embargo, la brecha presupuestaria está aumentando.

Enterrado en la línea «software y herramientas» está el culpable: otra ronda de renovaciones automáticas para plataformas que apenas se han utilizado desde su incorporación.

Para muchos equipos, el gasto en software parece fijo, pero entre bastidores, las licencias no utilizadas agotan silenciosamente miles de dólares cada mes. El problema no es solo el despilfarro, sino la invisibilidad. Sin datos claros sobre lo que se usa, lo que es redundante y lo que se ignora, la mayoría de las empresas siguen pagando por el potencial en lugar del rendimiento.

Plataformas para supervisar el uso de Internet de los empleados revele la brecha potencial y ciérrela rápidamente. Al final de este artículo, sabrás cómo detectar el desperdicio de herramientas de manera temprana, utilizar las aportaciones del equipo para tomar decisiones más inteligentes y consolidar con confianza.
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Por qué el uso del software, el valor del software

La suposición es simple: si una herramienta tiene licencia, debe ser necesaria. Pero si se profundiza, con frecuencia se encontrará con lo contrario: las licencias se asignan «por si acaso», las plataformas se retienen por costumbre y el software se deja en funcionamiento simplemente porque nadie es responsable de desactivarlo.

La expansión de SaaS se nutre de la inercia. La mayoría de las organizaciones carecen de visibilidad sobre cómo se utilizan realmente las herramientas en los equipos, por lo que las licencias se siguen renovando independientemente de si son esenciales o no.

En algunas empresas, el departamento de TI es el propietario de las adquisiciones, mientras que los líderes de los equipos gestionan la adopción. La desconexión significa que las herramientas de bajo uso a menudo escapan al escrutinio. Y una vez que están incrustadas, aunque sea ligeramente, nadie quiere ser quien las corte.

Este punto ciego se vuelve caro. Un informe de Gartner de 2023 encontró que hasta El 30% del gasto en SaaS se desperdicia en herramientas que no se utilizan o se utilizan infrautilizadas. Multiplique esa cifra por departamentos, regiones y cambios de funciones, y la pérdida financiera se acumularía rápidamente, a menudo sin que haya un factor desencadenante o responsable claro que la detenga.

Este despilfarro rara vez es malintencionado o incluso intencional. Es el resultado natural de que las tecnologías modernas crecen más rápido que la visibilidad necesaria para gestionarlas.
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Cómo dejar de pagar por software que nadie usa

Comience con un cambio de mentalidad: el software no es un activo fijo, es un recurso dinámico cuyo valor depende completamente de cómo (y si) se usa.

Demasiadas empresas tratan el software como si fuera un mueble: lo compran una vez, se deprecian lentamente y rara vez lo cuestionan. Pero las licencias no son escritorios. Su utilidad fluctúa con los proyectos, las funciones e incluso la cultura.

Para gestionar esta realidad fluida, se necesita algo más que la supervisión de las adquisiciones. Necesitas un sistema que muestre lo que está sucediendo realmente: quién inicia sesión, durante cuánto tiempo interactúa y si las herramientas ayudan o dificultan los flujos de trabajo. Solo así los equipos podrán dimensionar correctamente sus plantillas, reducir los costos y volver a centrarse en las herramientas que realmente impulsan los resultados.

Este es un marco para hacer precisamente eso:
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1. Realice auditorías trimestrales del uso de las aplicaciones, no solo listas de verificación de renovación

Las fechas de renovación no son el desencadenante correcto para evaluar el valor del software, ya que llegan demasiado tarde. Cuando se revisan los contratos, la inercia ya se ha afianzado y los datos de uso no están disponibles o se ignoran. Un cronograma de auditorías proactivo y recurrente garantiza que está midiendo la utilidad mucho antes de que se fije el presupuesto.

Empieza por revisar los datos de uso de la aplicación cada trimestre. Ve más allá de la frecuencia de inicio de sesión: haz un seguimiento del tiempo empleado, de los roles que utilizan las herramientas y de si el uso tiende a subir o bajar. Las plataformas con bajo nivel de participación, especialmente aquellas con precios altos por puesto, son las primeras candidatas a la reducción o la eliminación.
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¿Cómo puedo detectar el software no utilizado antes de que se renueve?

Usa informes automatizados de uso de aplicaciones de herramientas como Perspicaz seguimiento del uso de aplicaciones para señalar la disminución de la participación mucho antes de los plazos de renovación. Estos informes registran la frecuencia de inicio de sesión, el tiempo empleado y la distribución de los usuarios, para que puedas tomar medidas cuando la actividad comience a disminuir, no después de haber pagado de nuevo.
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2. Pregunte a los equipos qué es lo que realmente les ayuda a trabajar

Los datos de uso sin procesar solo cuentan la mitad de la historia. El hecho de que una herramienta se abra con frecuencia no significa que sea valiosa, y las aplicaciones que se utilizan con poca frecuencia pueden seguir siendo fundamentales para la empresa. Por eso, las decisiones de software necesitan información cualitativa además de números.

Empieza por recopilar comentarios ligeros de los equipos. Realice encuestas breves o reuniones rápidas para saber qué herramientas agilizan el trabajo, cuáles causan fricciones y cuáles nadie se perdería. Anime a los empleados a señalar la superposición o la confusión. A menudo, varias herramientas realizan el mismo trabajo, lo que genera cambios de contexto innecesarios.

El objetivo no es recurrir a la financiación colectiva de las renovaciones, sino sacar a la luz los puntos ciegos. Cuando se combinan con las auditorías de uso, estos comentarios crean una imagen más completa: lo que es esencial, lo que es prescindible y los aspectos en los que la consolidación podría mejorar inmediatamente los flujos de trabajo.
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¿Qué pasa si una herramienta se usa con poca frecuencia pero sigue siendo de misión crítica?

Combine los comentarios del equipo con el seguimiento contextual de un aplicación de monitoreo de computadoras. Los datos de uso de las aplicaciones se pueden asignar a funciones y fases de proyecto específicas, lo que ayuda a identificar las herramientas que se utilizan con poca frecuencia, pero que son esenciales durante los períodos de mayor impacto, como la incorporación, las auditorías o los informes trimestrales.
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3. Consolide las herramientas redundantes en plataformas multifuncionales

La sobrecarga de software no solo agota los presupuestos, sino que agota la concentración. Cuando los equipos cambian entre cinco plataformas diferentes para gestionar las tareas, chatear, compartir archivos y registrar las horas, la productividad se ve afectada. A menudo, los mejores ahorros de costos no provienen de la eliminación total de las herramientas, sino de la integración de las funciones superpuestas en una plataforma única y escalable.

Empieza por mapear tu pila. Identifique qué herramientas tienen propósitos similares y qué funciones están infrautilizadas. Por ejemplo, si tu equipo usa una herramienta para las reuniones, otra para la mensajería y una tercera para la documentación (todas ellas de proveedores que ofrecen paquetes alternativos), es probable que pagues de más y te compliques demasiado.

Utilice este análisis para informar sobre la consolidación. Elija herramientas con una adopción comprobada, capacidades de integración y flexibilidad administrativa. Reducir su oferta no significa sacrificar la capacidad, sino alinearla más estrechamente con la forma en que trabajan realmente sus equipos.
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¿Cómo evito la resistencia al cortar herramientas de software?

Usa los datos para generar confianza. Software de monitoreo remoto como Insightful, permite a los empleados ver el uso de sus propias aplicaciones, de modo que cuando una herramienta se marca para su eliminación, la decisión se basa en hechos, no en sorpresas. Ver que solo el 10% de un equipo inicia sesión en una herramienta cada semana ayuda a cambiar la conversación de la pérdida de sentido a la lógica.
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Qué sucede cuando auditas tu pila con datos

Cuando los equipos comprenden qué herramientas generan resultados y cuáles agotan los recursos, los flujos de trabajo se vuelven más nítidos, las decisiones se toman más rápido y los presupuestos se estiran aún más. La recompensa no es teórica: se refleja en la recuperación de los gastos, la reducción de la fricción y las acumulaciones más limpias y centradas.
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• Reduzca el gasto en software hasta en un 30% identificando y eliminando las licencias infrautilizadas antes de que se renueven.
  
  
• Simplifique los flujos al reducir las herramientas redundantes que fragmentan el enfoque y aumentan el cambio de contexto.
  
  
• Reducir los gastos generales de TI mediante la consolidación de las plataformas, lo que reduce la cantidad de sistemas que necesitan soporte, mantenimiento y capacitación.
  
  
• Tome decisiones de renovación más rápido con informes basados en el uso que sustituyen las conjeturas por métricas de ROI claras.
  
  
• Reforzar la alineación interna entre los líderes de TI, finanzas y departamentos mediante el uso de datos compartidos para guiar las conversaciones sobre el presupuesto.
  
  

Un ejemplo: un banco estadounidense descubrió 2,5 millones de dólares en residuos de contratistas

Un importante banco estadounidense se esforzó por entender si sus 3000 contratistas de TI estaban aportando valor. Tras implementar el software de seguimiento del uso de las aplicaciones de Insightful para supervisar a 500 consultores, los datos revelaron un Brecha del 25% entre las horas facturadas y el tiempo productivo real, con más de El 36% del trabajo se dedica a aplicaciones no esenciales.

En tan solo tres meses, el banco ahorró 2,5 millones de dólares y redujo su plantilla de contratistas en un 27%, sin ninguna caída en la producción.
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Mantiene los presupuestos ajustados con el software de monitoreo del uso de aplicaciones

Cuando puede ver lo que realmente se está utilizando, lo que tiene un rendimiento inferior y lo que está listo para funcionar, el software deja de ser un gasto ciego y se convierte en una palanca de eficiencia. Las organizaciones que incorporan esta visibilidad a sus flujos de trabajo no solo ahorran dinero una vez, sino que se mantienen ágiles, concentradas y adaptables a lo largo del tiempo.

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