Como nerd de las palabras, me gustaría empezar por compartir un dato (no tan) divertido: la palabra fecha límite originalmente se refería al límite alrededor de una prisión que los presos no podían cruzar o, de lo contrario, les habrían disparado. Realmente se suma a la connotación negativa de la palabra, ¿no es así?

De todos modos...

Es muy difícil imaginar un mundo, especialmente el mundo corporativo, sin plazos. Sin embargo, también es un hecho evidente que los empleados se estremecen ante la palabra, y hay que fijarlos y asegurarse de que todos los cumplan, lo que lleva tiempo y paciencia. Por lo tanto, parece que todo el mundo los odia en el fondo y no son más que un mal necesario. Ya sabes, para poder hacer las cosas y mantener a los clientes contentos o lo que sea.

Pero este no va a ser un artículo de perorata. De hecho, vamos a profundizar en la psicología de los plazos, así como en algunas consideraciones prácticas. Además de analizar los problemas que los plazos pueden crear para los empleados, también veremos por qué son beneficiosos y cómo utilizarlos software de seguimiento del tiempo para ayudarlo a configurarlos y asegurarse de que se cumplan.

Por qué nos encanta odiar los plazos
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El estrés, la dilación, el pánico y el «no puedo esperar a irme de vacaciones» son probablemente las cuatro reacciones principales de los empleados cuando se acercan los plazos.

Pero la cuestión es que la mayoría de las reacciones negativas, la ansiedad y el incumplimiento de los plazos se producen porque no están establecidos de manera adecuada. Hay dos dimensiones que hay que tener en cuenta: la cantidad de tiempo que se dedica a los proyectos y la flexibilidad de los plazos.

¿Qué ocurre cuando se fijan plazos demasiado cortos? Esto invariablemente provocará estrés, insatisfacción general y un trabajo descuidado como resultado de apresurarse a terminar todo a tiempo. Sí, es cierto que terminarás las cosas más rápido, pero también tendrás empleados agotados y proyectos de mala calidad como subproducto.

¿Qué pasa con el otro extremo, entonces? Fijar el plazo más largo imaginable parece un plan infalible, pero, si fueras empleado, ¿querrías ponerte manos a la obra de inmediato si supieras que tienes todo el tiempo del mundo? Por supuesto que no. Estarías buscando tu próximo destino de vacaciones.

Algo similar ocurre cuando no se obtiene la flexibilidad adecuada. Si no permites ninguna extensión de fecha límite jamás, sus empleados van a estar muy estresados durante los días previos al día del juicio final. Si, por otro lado, lo haces con demasiada frecuencia, corres el riesgo de que tus empleados no se tomen en serio los plazos.

Esta es exactamente la razón por la que los plazos tienen mala reputación: llegar a cualquier extremo resulta en estrés o en procrastinación. Parece que es muy difícil hacerlo bien, pero hay algunas razones bastante convincentes por las que deberías intentarlo.

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Por qué los plazos deben mantenerse
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Vale, obviamente, los necesitamos como hoja de ruta para cuando hay que hacer las cosas. Sin limitaciones de tiempo, su empresa probablemente se convertiría en una anarquía perezosa en la que los empleados hacen lo que quieren cuando quieren y el trabajo se acumula, pero a nadie le importa.

Pero aparte de lo obvio, los plazos también ayudan a mejorar la productividad. Y no solo en el sentido del pánico de tener que ser productivo porque se me está acabando el tiempo.

Si establece los plazos de forma adecuada, puede esperar algunos beneficios psicológicos para sus empleados que aumentarán su productividad. Por ejemplo, tener el tiempo suficiente para una tarea desalentará la procrastinación y mantendrá a los empleados concentrados. Comenzarán la tarea a tiempo y la fecha límite los mantendrá alejados de las distracciones.

Además, existe la ley de Yerkes-Dodson, que establece que el rendimiento mejora debido al estrés, lo que significa que cuando tienes una fecha límite por delante, tu cerebro entra en un estado de «es hora de ponerse serio». Pero esto solo funciona si lo haces bien, demasiado o muy poco estrés hace que los niveles de productividad vuelvan a bajar. Esto solo demuestra lo importante que es ser precisos y razonables a la hora de establecer los plazos, algo que aprenderemos a hacer con un software de seguimiento de las horas de los empleados en breve.

(Por cierto, si quieres leer más detalladamente sobre los beneficios de los plazos, te recomiendo encarecidamente que consultes este artículo.)

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Cómo utilizar el software de seguimiento del tiempo para establecer plazos perfectos

Para aquellos de ustedes que no han tenido la oportunidad de usarlo, el software de registro de tiempo es algo ingenioso que puede reconocer qué aplicaciones y sitios web utilizan sus empleados en cualquier momento y cuánto tiempo pasan allí. Además de medir el tiempo en función de las aplicaciones, los empleados también pueden registrar el tiempo dedicado a diferentes proyectos con solo hacer clic en los botones de «iniciar» y «detener» del software de seguimiento del tiempo. O puedes obtener un solución automatizada de seguimiento del tiempo eso elimina la necesidad de botones. Bastante genial, pero ¿qué tiene que ver eso con los plazos?

Muy bien, supongamos que implementas un software de gestión de seguimiento del tiempo. Empiezas con borrón y cuenta nueva y empiezas a medir. Por ejemplo, obtienes un proyecto y registras el tiempo dedicado a las tareas hasta que lo terminas hasta el final. La próxima vez, tendrás otro proyecto similar y harás lo mismo. Cuando llegas al quinto proyecto como este, el siguiente cliente te pregunta: «¿Cuánto tiempo va a llevar esto?» , adivina qué? ¡Tienes una estimación bastante buena basada en datos anteriores!

Claro, cada proyecto es un poco diferente, pero el software de seguimiento del tiempo te brinda tres datos muy útiles: el tiempo promedio que tardó tu equipo en completar el proyecto y los mejores y peores escenarios. Esto tiene un valor incalculable para tomar decisiones informadas sobre los plazos futuros.

Hay varias rutas que puede tomar. Puedes optar por el tiempo promedio, o puedes ir por el lado más seguro y dar siempre el peor de los casos como fecha límite. Nuestra recomendación: tiempo promedio más uno o dos días más (según el proyecto). De esta forma, te aseguras de que los empleados gestionan mejor el tiempo, pero no están demasiado limitados ni estresados.

¡Y listo! Tienes un plazo que se adapta perfectamente a las capacidades de tus empleados, es factible y no es demasiado largo para fomentar la mejora.

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Próximos pasos

Establecer plazos adecuados es una parte importante de una gestión de proyectos exitosa, pero es solo el primer paso. Ahora tienes que llevar el proyecto hasta el final.

¿Recuerdas lo que dijimos sobre la flexibilidad? Tienes que ser inteligente al respecto. La coherencia es clave, por lo que siempre debes tratar de hacer cumplir los plazos. Esto mantiene a los empleados concentrados y demuestra que te tomas en serio las limitaciones de tiempo y la disciplina.

Sin embargo, asegúrese de tener en cuenta circunstancias imprevistas. Aunque los empleados hagan todo bien y organicen su tiempo a la perfección, podría ocurrir algo que interrumpiera el progreso y que ni siquiera ellos pudieran controlar. No les culpes.

Y, por último, la optimización de los plazos nunca debe detenerse. Si eliges Insightful u otro software empresarial de seguimiento del tiempo, tu estimación de cuánto debería tardar un proyecto mejorará cada vez más con más datos.

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Conclusión

Entonces, ¿los plazos son un amigo o un enemigo de la productividad? Aunque usted y sus empleados los vean como el enemigo, todo apunta a que son sus amigos. Y si utilizas un software de control del tiempo, tu sentido común y un poco de disciplina en la gestión del tiempo, puedes asegurarte de establecer plazos adecuados y razonables. Y luego, se convertirán en tus mejores amigos.

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