Medir la duración de las tareas con herramientas de gestión del tiempo: ¿por qué preocuparse?

El tiempo es dinero. La has oído un millón de veces. Y cada vez que lo escuchamos, parece que suena más cierto. Esa puede ser la razón por la que creemos que es increíblemente importante poder medir el tiempo con precisión.

Con ese fin, puede implementar y usar herramientas de gestión del tiempo como Insightful. De esa manera, obtendrá mediciones precisas, todos los datos en un formato limpio, ¡y ni siquiera tendrá que hacer tanto! Pero, como puedes imaginar, esta es la parte más fácil.

Una vez que hayas medido la duración de las tareas y los proyectos, lo más difícil es llegar al otro lado de la ecuación: ¿cómo se llega a la parte del «dinero»?

Al medir cuánto tiempo tarda un empleado en realizar una tarea o a un equipo en completar un proyecto, no se obtienen más que números en papel (o, en este caso, en la pantalla). Si no se analizan correctamente y luego se utilizan para tomar decisiones que cambien la empresa, estos datos son inútiles. Tus herramientas de control del tiempo no hacen más que acumular polvo y estás desperdiciando cientos o incluso miles de dólares en suscripciones que no tienen ningún valor para tu empresa.

Sin embargo, si se usan con prudencia, los datos que obtiene de las herramientas de administración del tiempo pueden brindarle una gran cantidad de información útil. Así que veamos cinco motivos por los que vale la pena invertir en medir la duración de las tareas y los proyectos.

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1. Identifique las fortalezas

Saber cuál de tus empleados es bueno en qué tipo de tareas es una información que puedes usar de muchas maneras.

Supongamos que las herramientas de seguimiento del tiempo de sus empleados le muestran que el tiempo promedio que sus trabajadores dedican a una tarea en particular es de 1 hora, pero también observa que un empleado dedica 45 minutos a producir resultados de la misma calidad.

Digamos también que en un momento dado recibes una llamada de un cliente que dice: «Necesito que esta tarea se haga con la mayor urgencia posible». Ahora sabes quién es tu chico (o chica) favorito.

Sin mencionar el hecho de que los empleados serán mucho más eficientes y podrán asumir más proyectos si se implementa este tipo de asignación inteligente del trabajo. Pero solo una advertencia: no sobrecargues a un empleado con una tarea específica, especialmente si esa tarea es de poca monta y aburrida (copiar y pegar, ¡te estamos viendo!).

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2. Descubre las debilidades

Identificar las áreas problemáticas es tan crucial e informativo como saber cuáles son los puntos fuertes de tu equipo.

Tomemos el ejemplo de arriba. Si el tiempo medio dedicado a esta tarea que monitorizas con las herramientas de gestión de proyectos es de una hora y observas que un empleado suele dedicar casi dos horas a la misma tarea para obtener resultados similares, es una indicación de que algo no va bien.

Si lo que sospecha es perder tiempo, las herramientas de administración del tiempo podrán decirle cuánto tiempo dedicó a actividades improductivas o lejos del ordenador. Pero si todo se ajusta a este punto, es posible que se encuentre en el caso de que necesite ayuda adicional.

Proporcionar más formación al personal que carece de habilidades para realizar una determinada tarea no solo demostrará que te preocupas, sino que hará que los empleados estén más motivados, sino que también aumentará la eficiencia de todo el equipo a largo plazo.

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3. Establezca plazos

El uso de software preciso, como las herramientas de seguimiento del tiempo para los proyectos, puede proporcionar la base para muchas decisiones importantes. Una de esas decisiones es establecer plazos.

Decidir cuánto tiempo debe llevar cada proyecto puede ser complicado, pero la información sobre cuánto tiempo tardó tu equipo en completar proyectos similares en el pasado puede hacer que estés mucho más informado, preciso y realista cuando te enfrentes al próximo proyecto.

Gestión adecuada de los plazos tiene un efecto positivo no solo en los niveles de estrés y el rendimiento de los empleados, sino también en la confianza que tus clientes perciben que eres. Pero hablaremos más sobre esto en la siguiente sección.

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4. Gestione las expectativas de los clientes

Establecer plazos que sean realistas y alcanzables contribuye en gran medida a establecer la responsabilidad y la confiabilidad con sus clientes. De esta forma, saben exactamente lo que pueden esperar de tu equipo y tus empleados tampoco se enfrentan a una tarea imposible.

Otra característica útil de las herramientas de administración del tiempo es la capacidad de integrar la tarifa por hora en la funcionalidad de seguimiento del tiempo, lo que le brinda informes justos y precisos sobre las horas facturables que puede presentar a sus clientes.

Y si tiene muchos clientes y está trabajando en muchos proyectos diferentes, puede automatizar gran parte de este proceso y eliminar cualquier posibilidad de error humano mediante el uso de mapeo de tiempo automático que rastreará los proyectos por nombres de archivo.

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5. Mejora de la pista

El objetivo fundamental de medir el tiempo dedicado a las tareas es encontrar formas de mejorar el rendimiento. Quieres que tus equipos sean mejores y más eficientes, ¿verdad?

También puedes hacer un seguimiento de esta curva de mejora con herramientas de gestión del tiempo. Al medir constantemente el desempeño de los empleados y analizar los resultados, podrás saber quién es cada vez más rápido en determinadas tareas o si tus empleados están realizando un trabajo de mejor calidad en los proyectos en el mismo período de tiempo, lo que sin duda también es un tipo de mejora.

Con esto, puede ver qué funciona y qué no al tratar de aumentar la eficiencia de sus empleados.

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Conclusión

Con la tecnología y las herramientas de administración del tiempo actuales, puede rastrear y cuantificar casi todo. El tiempo dedicado a los proyectos y las tareas puede ser una de las primeras cosas que sientas la tentación de tener en tus manos. Pero el solo hecho de obtener los datos no te llevará a ninguna parte. Saber cómo manejar esta poderosa información es lo que le ayudará a lograr un cambio positivo real en su empresa.

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