Cómo determinar la elegibilidad para trabajar a distancia utilizando datos reales de Insightful

En este artículo, vamos a analizar:

‍

• Por qué adivinar la elegibilidad de los híbridos conduce a políticas injustas e inconsistentes.
• Cómo los datos de Insightful sustituyen las suposiciones por decisiones claras y basadas en funciones.
• El proceso paso a paso para decidir quién trabaja, dónde y con qué frecuencia.
• Cómo mantener las políticas actualizadas mediante el seguimiento de las tendencias por función, equipo y departamento.

‍

El trabajo híbrido puede ser una gran ventaja o un gran quebradero de cabeza. La diferencia a menudo se reduce a la forma en que decides quién puede trabajar de forma remota.

Cuando los líderes de recursos humanos o los equipos de operaciones de personal toman esas decisiones basándose en descripciones de puestos antiguas, en la opinión de un gerente o en acuerdos informales, el resultado es bastante predecible: reglas inconsistentes, percepciones de favoritismo y una lenta caída en el caos político.

Estas decisiones desestructuradas suelen tener poco que ver con la forma en que se hace realmente el trabajo. Se puede considerar que un rol está basado en la oficina, aunque funcione mejor de forma remota. Se puede suponer que otro es totalmente flexible, aunque dependa de sistemas seguros en la oficina.

Sin una visión clara de las tendencias de ubicación, los patrones de productividad y el uso de las herramientas, las políticas se desincronizan rápidamente con la realidad.

La plataforma de inteligencia laboral de Insightful le muestra exactamente dónde trabajan las personas, cómo se desempeñan en diferentes entornos y qué herramientas utilizan. En este artículo, veremos cómo usar esos datos para crear una política de elegibilidad estructurada y basada en roles, una política que sea coherente, transparente y diseñada para durar a medida que evolucionan las necesidades de su empresa.

‍

Por qué falla la elegibilidad híbrida sin datos

‍

Cuando las decisiones sobre quién puede trabajar de forma remota se basan en descripciones de puestos antiguas o en la opinión personal de un gerente, las cosas se vuelven inconsistentes rápidamente. Gartner descubrió que El 61% de los empleados híbridos piensa que la flexibilidad se aplica de manera injustay eso es exactamente lo que ocurre cuando no hay una forma objetiva y compartida de decidir la elegibilidad.

Sin información sólida sobre dónde trabajan las personas, cómo se desempeñan en diferentes entornos y qué herramientas utilizan, los líderes se quedan con la duda de qué funciones pueden tener éxito de forma remota.

Esto es lo que ocurre cuando se decide la elegibilidad sin datos:

• Reglas inconsistentes: Los distintos departamentos hacen llamadas diferentes, lo que genera confusión y frustración.
  
  
• Discordancia entre función y requisito: Algunos trabajos se mantienen en la oficina aunque funcionarían bien de forma remota, mientras que otros obtienen una flexibilidad que pone en riesgo la seguridad o el rendimiento.
  
  
• Brechas de cumplimiento: Los flujos de trabajo confidenciales o los datos regulados terminan fuera de los entornos seguros.
  
  
• Deriva política: Las reglas no se sincronizan con la forma en que se realiza realmente el trabajo.

Para tomar decisiones de elegibilidad confiables, necesita una única fuente confiable con datos confiables a nivel de rol sobre la ubicación, la productividad y el uso de las herramientas.

‍

Cómo determinar la elegibilidad remota con Insightful

‍

Cuando la elegibilidad se basa en los datos laborales reales de Insightful, el proceso pasa de estar basado en la opinión a estar basado en la evidencia.

Las estadísticas de ubicación muestran exactamente dónde trabajan los empleados y con qué frecuencia, las tendencias de productividad revelan cómo se desempeñan las funciones en diferentes entornos y el uso de aplicaciones y sitios web destaca los flujos de trabajo sensibles al cumplimiento que pueden limitar la flexibilidad.

Con esta información, puede definir la elegibilidad en función de la realidad de las funciones, las disposiciones de las pruebas piloto para funciones inciertas y realizar un seguimiento del desempeño durante esas pruebas piloto para ver si es necesario ajustar las políticas.

‍

Paso 1: Identificar y agrupar roles

‍

Antes de que puedas determinar qué funciones son las mejores para el trabajo remoto, híbrido o presencial, necesitas tener una idea clara de las funciones que realmente tienes.

Empieza por hacer una lista de cada puesto, función o familia de roles, como el de desarrollador de software, ejecutivo de ventas o asistente ejecutivo, y agrúpalos de forma que coincidan con tu organigrama. De este modo, es más fácil comparar funciones similares una al lado de la otra cuando empiezas a decidir si cumples los requisitos.

‍

Paso 2: Decida qué funciones pueden funcionar de forma remota o híbrida

‍

Una vez que hayas agrupado tus funciones, el siguiente paso es determinar cuáles pueden ser totalmente remotas, cuáles deben ser híbridas y cuáles deben permanecer in situ. La forma más sencilla de hacerlo es haciendo unas cuantas preguntas sencillas:

• ¿La mayor parte del trabajo se realiza por computadora, sin reuniones presenciales con los clientes ni datos confidenciales que deban manejarse in situ? → Es un buen candidato para totalmente remoto.
  
  
• ¿El trabajo implica una combinación de trabajo independiente y colaboración, con algunas necesidades presenciales? → Eso suele ser híbrido.
  
  
• ¿Requiere una presencia física constante, sistemas seguros en la oficina o una interacción diaria cara a cara? → Eso es un in situ rol.

Si un rol ya funciona de forma remota o en una configuración híbrida, Insightful puede decirte qué tan bien va. Location Insights muestra con qué frecuencia trabajan de forma remota en lugar de en la oficina, las tendencias de productividad destacan si funcionan igual de bien fuera de las instalaciones y el uso de aplicaciones y sitios web señala cualquier herramienta que pueda ser un problema de seguridad o cumplimiento.

En el caso de los puestos que trabajan exclusivamente en la oficina, sacará el máximo provecho de Insightful más adelante, cuando realice pruebas piloto para comprobar si los sistemas remotos o híbridos pueden funcionar sin causar problemas de rendimiento, seguridad o colaboración.

‍

Paso 3: Establecer la frecuencia de la oficina

‍

Una vez que sepa qué funciones son híbridas, totalmente remotas o in situ, el siguiente paso es decidir con qué frecuencia deben estar en la oficina los empleados con funciones híbridas. No se trata de elegir un número al azar, sino de hacer coincidir el tiempo de oficina con las necesidades reales del puesto.

Pregúntate a ti mismo:

• ¿Este rol requiere una colaboración presencial regular para ser eficaz?
  
  
• ¿Hay herramientas, equipos o sistemas seguros a los que solo se pueda acceder in situ?
  
  
• ¿Con qué frecuencia es importante la interacción cara a cara con los clientes u otros equipos?

Estos son algunos patrones comunes y cuándo tienen sentido:

• 2 a 3 veces por semana: Para funciones que se benefician de la colaboración presencial regular, la alineación del equipo o el acceso a los recursos in situ.
  
  
• 1 a 2 veces al mes: Para funciones que son en su mayoría independientes, pero que aún necesitan tiempo presencial ocasional para reuniones de equipo, sesiones de estrategia o interacciones con los clientes.
  
  
• Oficina opcional: Para funciones totalmente remotas en las que todas las necesidades de herramientas, comunicación y rendimiento se satisfacen fuera de las instalaciones.
  
  
• Jornada completa: Para funciones que requieren un acceso constante a las herramientas de la oficina, los sistemas seguros o la presencia física para atender a los clientes o colaborar.

Si ya tienes horarios híbridos, Location Insights de Insightful puede ayudarte a validar si realmente se sigue tu frecuencia actual y si contribuye a la productividad y la colaboración. Si los datos muestran que un puesto está prosperando con menos tiempo de oficina del esperado, o si tiene dificultades para trabajar más, puedes ajustar el cronograma en consecuencia.

‍

Paso 4: Aclarar los requisitos de aprobación

‍

Incluso con una elegibilidad y una frecuencia de oficina claras, habrá ocasiones en las que alguien solicite una excepción, como trabajar de forma remota con más frecuencia de lo habitual o cambiar a un horario diferente durante un período de tiempo. Este paso consiste en decidir quién debe aprobar esas solicitudes.

He aquí cómo pensar en ello:

• No se necesita aprobación: Si la elegibilidad es sencilla y de bajo riesgo, los empleados pueden seguir el cronograma establecido sin solicitar un permiso adicional.
  
  
• Aprobación del gerente: Si el puesto implica un trabajo delicado o necesidades especiales del cliente, el gerente debe revisar cualquier excepción para asegurarse de que no cause problemas.
  
  
• Aprobación del gerente de TI +: Si el puesto gestiona datos confidenciales, sistemas seguros o procesos regulados, tanto el gerente como el departamento de TI deben dar su aprobación antes de conceder la flexibilidad.
  
  
• No aplicable (N/A): Para funciones exclusivamente en la oficina donde la flexibilidad no es una opción.

Si ya estás trabajando en un modelo híbrido, los datos de uso de aplicaciones y sitios web de Insightful pueden ayudarte a este respecto, ya que muestran exactamente en qué herramientas y sistemas depende un rol. Si esos datos muestran un uso intensivo de herramientas confidenciales o que solo se utilizan en la oficina, es una señal clara de que se necesitan normas de aprobación más estrictas.

‍

Paso 5: Documente y aplique sus decisiones

‍

Una vez que hayas decidido la elegibilidad, la frecuencia de la oficina y los requisitos de aprobación para cada puesto, documenta todo en un solo lugar. Se convierte en su referencia de referencia para mantener la coherencia de las políticas híbridas y remotas en toda la organización.

Así es como pueden usarlo los diferentes equipos:

• Recursos humanos y operaciones de personal — Inclúyalo en las cartas de oferta, la incorporación y los acuerdos híbridos. Manténgalo como parte de la documentación de su puesto y de las pautas de movilidad interna.
  
  
• Gerentes — Consúltelo cuando establezca los horarios de los equipos, apruebe las solicitudes de flexibilidad o planifique la contratación y el número de empleados.
  
  
• TI y seguridad — Úselo para identificar qué funciones necesitan configuraciones seguras, permisos de acceso remoto o equipos en la oficina.
  
  
• Cumplimiento y asuntos legales — Compruebe que la elegibilidad se ajusta a los requisitos fiscales, laborales y reglamentarios, especialmente para funciones delicadas o transfronterizas.
  
  
• Empleados — Brinde a los equipos claridad sobre las expectativas y transparencia sobre cómo se determina la flexibilidad.

‍

Paso 6: Rastrea y refina con Insightful

‍

Las decisiones de elegibilidad no son inamovibles. Con el tiempo, las funciones evolucionan, se introducen nuevas herramientas y cambian las prioridades empresariales, todo lo cual puede afectar a si una función debe permanecer remota, pasar a ser híbrida o trasladarse completamente a las instalaciones. Si quieres que tu política híbrida siga siendo justa y eficaz, tienes que comprobar constantemente que sigue funcionando según lo previsto.

Insightful te ofrece una imagen clara y continua de la eficacia de tus decisiones en el mundo real:

• Información sobre la ubicación: Compruebe si las funciones híbridas y remotas cumplen con los cronogramas acordados, por ejemplo, de 2 a 3 días en la oficina o días de equipo una vez al mes. Esto puede poner de manifiesto los patrones de incumplimiento o revelar que los equipos buscan ritmos alternativos que aún funcionan.
  
  
• Tendencias de productividad: Compare el desempeño de individuos, equipos o grupos de roles en diferentes entornos de trabajo. Si el resultado es el mismo o mejor en remoto, es una señal de que el rol puede ser adecuado para una mayor flexibilidad. Si el rendimiento disminuye significativamente, puede indicar la necesidad de pasar más tiempo presencial.
  
  
• Uso de aplicaciones y sitios web: Identifique nuevas herramientas o flujos de trabajo que aumenten la flexibilidad (por ejemplo, herramientas basadas en la nube que sustituyan a los sistemas locales) o la reduzcan (por ejemplo, aplicaciones sensibles al cumplimiento que requieren un acceso seguro in situ).

Al combinar estos conocimientos, puede realizar ajustes específicos:

• Flexibilizar los requisitos para funciones o equipos que prosperan con más flexibilidad de la que se permitía originalmente.
  
  
• Reforzar las restricciones donde están surgiendo riesgos de rendimiento, colaboración o cumplimiento.

Este ciclo continuo de retroalimentación mantiene su política híbrida estructurada, relevante y basada en pruebas reales y no en suposiciones.

‍

Ponga en práctica sus reglas híbridas

‍

La creación de una política híbrida justa y estructurada no tiene por qué ser una conjetura. Si empiezas con una lista clara de funciones, decides quién puede trabajar y dónde en función de los requisitos reales, estableces la frecuencia de oficina correcta y haces un seguimiento de los resultados con Insightful, terminas con una política que funciona en el mundo real, no solo sobre el papel.

‍