¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida del proyecto y dónde encaja el software de seguimiento del tiempo?

Confiar en la capacidad de los empleados para sincronizarse entre sí de forma natural en un intento de alcanzar un objetivo común no es suficiente en el mundo empresarial actual. El mercado es cada vez más competitivo en la gran mayoría de los sectores y, si no organizas adecuadamente a tu equipo en cada proyecto para que la ejecución se desarrolle de la manera más fluida posible, no podrás retener clientes, y mucho menos conseguir nuevos.

Esta es la razón por la que la gestión de proyectos es tan importante en estos días. Scrum, Agile, Six Sigma, Kanban, Waterfall: estos son solo algunos de los tipos más populares de metodologías de gestión de proyectos y organización del flujo de trabajo. La cantidad de estas solo demuestra la seriedad con la que muchas empresas se toman esto. También demuestra el hecho de que las diferentes empresas necesitan diferentes tipos de organización de proyectos y tareas.

Con esto en mente, no vamos a entrar en detalles sobre ningún tipo específico de gestión de proyectos, sino que nos centraremos en las etapas del ciclo de vida del proyecto que, en su mayor parte, tienen en común. Estas son: inicio, planificación, ejecución y cierre. Pero lo haremos con un toque diferente: también analizaremos cómo encontrar el mejor aplicación de reloj para hacer un seguimiento de tu equipo e incluirlo en este esquema del proyecto puede ayudarte a gestionar tu equipo de forma aún más eficaz.

Entonces, para responder a la segunda parte de nuestra pregunta del título: una buena aplicación de seguimiento del tiempo se adapta a todas las etapas del ciclo de vida del proyecto. ¡Vamos a descubrir cómo!

1. Iniciación

La etapa de inicio es siempre la primera parte del proceso de gestión del proyecto. Como su nombre indica, se supone que tu equipo debe inicializar el proyecto aquí. ¿Qué significa esto?

Bueno, básicamente incluye la decisión de si vas a emprender un proyecto o no, quién va a participar y quién va a estar a cargo, y cuál se supone que será el resultado final. Como puede ver, todas estas son consideraciones bastante generales y amplias. Todos los detalles se dejan para la etapa de planificación, de la que hablaremos en un momento.

Como esta etapa es tan general, puede resultar difícil ver al principio cómo incluso la mejor aplicación de reloj puede desempeñar un papel importante en ella. Sin embargo, puede aportar algo de información a la hora de decidir si se acepta trabajar en un nuevo proyecto. En otras palabras, puede ser una parte importante de lo que comúnmente se conoce como estudio de viabilidad. Esto es cuando su equipo analiza si el nuevo proyecto se puede completar con el presupuesto asignado y en el tiempo asignado.

Una de las mejores funcionalidades de las aplicaciones de cronometraje es mantener datos históricos sobre la cantidad de tiempo que llevó cada proyecto anterior, cuánto tiempo necesitaste para cada tarea, qué herramientas se usaron, cuánto dinero se gastó, etc. Esto también será útil en un par de etapas más. Por ahora, solo tienes que ver el tiempo total y el presupuesto de proyectos similares para hacer una estimación aproximada de si puedes lograr lo que el cliente espera.

Por ejemplo, si un cliente quiere completar su proyecto en tres meses y ves que el mejor de los casos son cuatro, puedes solicitar una prórroga del plazo o decidir no aceptar el proyecto en absoluto.

2. Planificación

Una vez que se acepta el proyecto, la siguiente etapa del ciclo de vida suele ser la planificación. Aquí es donde todo se planifica con mucho más detalle, desde la asignación de tareas hasta la determinación de los entregables y los riesgos potenciales, hasta la decisión sobre el cronograma. Este proceso incluye cuatro consideraciones distintas.

En primer lugar, determinar qué tareas se van a realizar y cómo se van a realizar. Cuantos más detalles tenga, mejor. Los datos históricos detallados proporcionados por la mejor aplicación de reloj horario también pueden ser útiles en este sentido, ya que puedes usar estos datos como referencia sobre lo que debes hacer y cuánto tiempo necesitarás para hacerlo.

En segundo lugar, debe asignar estas tareas a los empleados adecuados. Tenga en cuenta la experiencia y la eficiencia, pero también tenga cuidado de no sobrecargar a nadie (incluido usted mismo). Puedes crear un nuevo proyecto y asignar tareas directamente desde tu monitor de tiempo de trabajo, o puedes hacerlo con un software de gestión de proyectos.

En tercer lugar, planifique el cronograma en detalle y establezca plazos para cada tarea y etapa del proyecto. Una vez más, usa los datos de seguimiento del tiempo pasado para ver qué es realista para tu equipo. Intentar que el cronograma sea factible garantizará que puedas mantener el rumbo sin trabajar horas extras ni estresarte.

Y, por último, está la cuestión del presupuesto. Decidir cuánto gastar y en qué se sigue el mismo principio general que el de fijar los plazos: decide qué es realista y trata de respetarlo lo más posible durante la fase de ejecución.

3. Ejecución

La fase de ejecución es la parte central del ciclo de vida del proyecto. En esta etapa, todas las decisiones de la etapa de planificación se ponen en práctica. Dos partes fundamentales de la ejecución son la colaboración y la supervisión. Por lo tanto, primero debes asegurarte de que todos sepan lo que deben hacer y de mantener una comunicación continua entre los equipos.

La segunda parte, la supervisión, es cuando realmente podrías usar la mejor aplicación de reloj horario. Controla cada etapa del proyecto y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas para ver si estás cumpliendo con el cronograma. De esta forma, podrás detectar cualquier problema con suficiente antelación para poder cambiar tu estrategia y adaptar tu agenda antes de que perjudique a las tareas subsiguientes y a tu flujo de trabajo en general. En el mejor de los casos, deberías llegar a tiempo a cada entrega y mantener la calidad del trabajo de acuerdo con los estándares establecidos por el cliente.

4. Cierre

La etapa final del ciclo de vida del proyecto es la fase de cierre, durante la cual su equipo entrega al cliente todos los entregables y la documentación adjunta. También es el momento en el que elaboras los informes finales sobre el presupuesto gastado, las cosas realizadas y cualquier pago pendiente al cliente. Puedes usar tu cronómetro para entregar la información final de facturación a tu cliente y asegurarte de que te pagan de acuerdo con el esfuerzo y los recursos que has invertido.

Otra cosa que debes hacer en la etapa de cierre es análisis de proyectos. Este es uno de los mejores y más importantes casos de uso de aplicaciones de reloj en lo que respecta a la gestión de proyectos. Durante el análisis del proyecto, debes echar un último vistazo a tus datos y evaluar tu desempeño. Saber qué hiciste bien y qué tipo de problemas tuviste, si lograste superarlos y cómo, así como comparar el flujo de trabajo con tu plan de la segunda etapa del ciclo de vida del proyecto, hará que todos los proyectos futuros sean mucho más fáciles de planificar.

Conclusión

La organización lo es todo cuando se trata de garantizar el éxito final de tu equipo en cada proyecto. Ahora que ya conoces las bases del ciclo de vida de un proyecto y cómo encaja en él el software de seguimiento del tiempo, estarás mejor preparado para navegar sin problemas desde el inicio hasta el final.

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