No todo es lo que parece. Pensamos que todo era cuestión de disciplina y que los horarios de trabajo flexibles y el teletrabajo nunca funcionarían y, sin embargo, la mayoría de los millennials preferiría tener un salario más bajo que perder la flexibilidad. También pensamos que los descansos frecuentes eran innecesarios y que eran una pérdida de tiempo, para acabar teniendo consolas de videojuegos y sillones tipo puf en nuestras oficinas.

Del mismo modo, pensamos que hacer varias cosas a la vez es la solución perfecta para lograr la máxima eficiencia, pero es hora de que también nos deshagamos de este concepto erróneo.

Con ese fin, analizaremos lo que la multitarea le hace a nuestro cerebro y por qué es mala para productividad laboral, así como cómo evitar obligar a tus empleados a seguir este camino, en el que un rastreador del tiempo de trabajo puede ayudarte. Esperemos que, al final, puedas ver por qué el mito de la multitarea debe abandonarse por completo.

Pero, oye, no te sientas mal: la multitarea probablemente no sea lo que pensabas que era en primer lugar.

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¿Qué es la multitarea? De verdad Es

Vamos a ver si lo hemos entendido bien.

Un empleado está sentado frente a su computadora y escribe un documento con una mano mientras programa citas en una hoja de papel con la otra y, simultáneamente, habla con un cliente por teléfono portátil. ¿Es esta la imagen que tienes en mente cuando piensas en realizar varias tareas a la vez?

Si es así, es posible que desee reconsiderar esta interpretación tradicional del concepto. Es cierto que una pequeña proporción de personas es capaz de lograr la hazaña descrita, pero el 98% restante de nosotros no lo es.

Pero si la multitarea no es hacer varias cosas al mismo tiempo de manera efectiva, ¿qué es?

Lo que realmente ocurre cuando intentamos realizar varias tareas a la vez es el cambio de tareas. No suena tan glamuroso ahora, ¿verdad?

Así es como funciona: dado que en realidad no podemos hacer dos cosas a la vez, tenemos que pasar con frecuencia de una tarea a otra. Cada uno de estos turnos implica una doble pérdida de tiempo: «cambio de objetivos», cuando decidimos que hemos terminado una tarea y estamos listos para pasar a la siguiente, y «activación de reglas», cuando desactivamos el conjunto de reglas para la tarea uno y activamos las reglas para la tarea dos. Esto dura un segundo, pero imagina lo que ocurre cuando realizas este proceso diez veces en media hora. Para empeorar las cosas, este cambio de tiempo se extiende a medida que aumenta la complejidad de las tareas. Y no olvidemos la preparación física que exigen algunas tareas (como ejecutar el software necesario o localizar el teléfono).

Así que cuando pides a tus empleados que se pongan en contacto con el cliente mientras están redactando un informe, lo que ocurre es lo siguiente: deciden: «He terminado con el informe por ahora y tengo que pasar a hacer esa llamada telefónica», luego desactivan las reglas de redacción de informes y activan las reglas de etiqueta telefónica y comunicación con el cliente. Además de eso, tienen que coger el teléfono, dejar su ordenador, tal vez guardar su progreso, etc. Y todo esto cuando tienen que volver al informe.

Teniendo en cuenta esta imagen, no sorprende que investigación ha descubierto que la multitarea inhibe la eficiencia y acorta la capacidad de atención. La conclusión lógica es que debemos eliminar en nuestro lugar de trabajo la multitarea en la medida de lo posible para tener una fuerza laboral más productiva.

Al hacerlo, el rastreador del tiempo de trabajo puede ofrecer un poco de ayuda. Por lo tanto, repasemos algunas cosas que puede hacer para evitar obligar a sus empleados a realizar múltiples tareas.

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Cómo evitar la multitarea

Eso sí, no siempre es posible eliminar la necesidad de realizar múltiples tareas. A veces, el trabajo se acumula o se te presenta un asunto urgente y no hay mucho que puedas hacer al respecto. Los siguientes consejos se refieren a situaciones en las que puedes elegir cómo organizar la carga de trabajo de tus empleados.

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1. Agrupe las tareas similares

Una forma de hacerlo es minimizar el tiempo de «activación de las reglas» agrupando tareas similares. Es mucho más fácil pasar de escribir un blog a escribir un texto para las redes sociales que de escribir un blog a, por ejemplo, reunirse con un cliente para hablar sobre una nueva estrategia financiera.

Monitor de tiempo de trabajo como Insightful pueden ayudarlo en esta agrupación de más de una manera.

Puedes decidir agrupar las tareas según el proyecto del que forman parte. Esta similitud tópica aliviará parte del costo mental que causa la multitarea. Si utilizas el seguimiento automático del tiempo, los proyectos se registran en función de los nombres de los archivos, por lo que todo lo que tienes que hacer es asegurarte de que los empleados permanezcan en un proyecto durante el tiempo que sea necesario. Incluso un registro regular del tiempo de trabajo puede ayudarte en este sentido si te dedicas a delegar el trabajo de forma adecuada para lograr una productividad óptima. Lo que significa no hacer que tus empleados pasen de un proyecto a otro cada 20 minutos.

Otra forma de hacerlo es agrupar las tareas en función del software que se utiliza para realizarlas. Una vez más, puede usar un rastreador de tiempo de escritorio para saber qué programas usan sus empleados cuando realizan tareas particulares y organizar el tiempo en consecuencia. Por ejemplo, agrupe todas las actividades realizadas en Excel y separándolas de las realizadas por correo electrónico. Intenta evitar mezclar y combinar. De esta forma, al menos minimizarás el tiempo de preparación física.

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2. No interrumpas el flujo

Llamar de repente a tus empleados para que les asignen una nueva tarea «urgente» en medio de su flujo creativo es devastador para su concentración y, en consecuencia, para su productividad. Delegar sobre la marcha y presionar a los empleados para que se encarguen inmediatamente de cada pequeña tarea no les deja otra opción que realizar varias tareas a la vez.

Si algo es realmente muy urgente, está bien, pero la mayoría de las cosas pueden esperar al menos hasta el final del día. Puedes usar algún tipo de software de gestión de proyectos para asignar tareas sin interrumpir realmente a los empleados y dejar que ellos decidan cuándo lo harán.

Además, intenta acostumbrarte a mirar los datos de monitoreo de empleados en tiempo real que tienen muchas soluciones de seguimiento del tiempo de los empleados antes de pedirle a un trabajador que cambie de tarea. Si ves que ya están concentrados en algo, déjales una nota con una fecha límite y déjalos en paz.

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3. Deje espacio para la iniciativa

Una última cosa que debes hacer es aceptar el hecho de que no todos son iguales. Es posible que algunas personas disfruten de la diversidad ocasional de tareas. Y no olvidemos a esa pequeña fracción de personas que realmente pueden realizar múltiples tareas a la vez. Organizar el flujo de trabajo de forma lineal puede resultar contraproducente para su eficiencia y productividad.

Así que deja que los empleados tomen la iniciativa para organizar su tiempo siempre que sea posible. Permitir que cada uno de ellos inicie sesión en el software de seguimiento del tiempo de los empleados en línea y vea sus propios datos e informes les dará una idea de lo que funciona y lo que no.

Básicamente, debes confiar en que los empleados saben qué es lo mejor para su productividad.

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Por qué la multitarea debe morir

Por último, echemos un último vistazo a cómo sería el mundo si no hubiera multitarea (o al menos mucho menos).

En primer lugar, la eficiencia del tiempo mejoraría significativamente. Se recuperan todos esos minutos que los trabajadores pierden al cambiar de una tarea a otra y los empleados pueden utilizar ese tiempo para trabajar realmente en un proyecto en lugar de prepararse para él por decimoséptima vez en las últimas dos horas.

En segundo lugar, evitar la multitarea abre la posibilidad de concentrarse sin interrupciones. A medida que aumenta la capacidad de atención de los empleados, también aumenta la tasa de finalización de lo que empezaron con bastante rapidez.

Ambas cosas conducen a una mejor productividad general. Con la necesidad constante de realizar múltiples tareas a la vez, pronto descubrirá que las tareas y los proyectos se realizan de manera más eficiente.

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Conclusión

A veces, en aras del progreso, debemos abandonar algunas ideas y creencias. La investigación y la experiencia han demostrado que la multitarea es una de ellas. Con o sin la ayuda de un rastreador de productividad, minimizar la necesidad de que sus empleados cambien de tareas con frecuencia dejará espacio para concentrarse mejor y mejorar la productividad.

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